Дубликат трудовой книжки: образец

Дубликат трудовой книжки выдают по заявлению работника, если книжка потеряна или пришла в негодность. Ниже — заявление и образец заполнения дубликата: что перенести из старой книжки, а что вписать заново.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера отдела продаж

И. И. Иванова

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

16 ноября 2026 г.

Прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с утратой трудовой книжки серии ТК-IV № 1234567, выданной 12 марта 2019 года ООО «Ромашка».

Последнее место работы по утраченной книжке — ООО «Ромашка», уволен 30 июня 2026 года. Сведения о работе в ООО «Ромашка» прошу перенести в дубликат.

Работник

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Когда выдают дубликат трудовой книжки

Дубликат выдают, если книжка утрачена или пришла в негодность: записи стёрлись, листы порваны, обложка оторвана. Право работника на дубликат закреплено статьёй 65 ТК РФ, и работодатель по последнему месту работы выдаёт его по письменному заявлению.

Если книжка испорчена, её сдают работодателю вместе с заявлением: старый экземпляр прикладывают к заявлению, а на нём делают отметку о выдаче дубликата с номером и серией новой книжки.

Вместо потерянной книжки оформляют дубликат. В него вносят сведения о прежней работе, подтверждённые документами, а также сведения о работе и награждениях по последнему месту работы.

Отдельный случай — массовая утрата книжек в организации при пожаре, затоплении или другой чрезвычайной ситуации. При массовой утрате книжек в чрезвычайной ситуации стаж работников устанавливает комиссия, созданная органами исполнительной власти региона. Работодатель выдаёт дубликаты на основании её акта.

Что вписать в дубликат

Титульный лист: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия — по паспорту и документам об образовании.
Дата заполнения — день, когда оформляют дубликат, а не день выдачи прежней книжки.
Раздел «Сведения о работе»: записи о приёме и переводах по последнему месту работы, если книжку выдают тот же работодатель, у которого работник работает сейчас.
Записи об увольнении с прежних мест работы — по документам, которые работник представил: справкам, копиям приказов, выпискам из прежней книжки.
Раздел «Сведения о награждениях»: поощрения и награды, подтверждённые документами.
Отметка об утрате прежней книжки или о её негодности — в дубликате и в книге учёта движения трудовых книжек.

Как оформить дубликат

Принять заявление. Работник пишет заявление в свободной форме: причина, данные прежней книжки, что просит перенести. Заявление регистрируют входящим номером.
Собрать подтверждения. Справки с прежних мест работы, копии приказов, документы об образовании и паспорт. Без них записи о прежней работе не переносят.
Оформить бланк. Заполняют новый бланк трудовой книжки: титул, сведения о работе и наградах. Бланки — по приказу Минфина от 22.04.2021 № 61н.
Заверить и выдать. Записи подписывает работодатель, дубликат регистрируют в книге учёта движения трудовых книжек, работник расписывается в получении.
Отметить старую книжку. Если её сдали, на титуле ставят отметку о выдаче дубликата с серией и номером новой книжки; саму книжку хранят вместе с заявлением.

Частые ошибки

Переносят записи со слов работника без документов — такие записи недостоверны и работодателю не нужны.
Ставят на титуле дату старой книжки, а не день оформления дубликата.
Забывают зарегистрировать дубликат в книге учёта движения трудовых книжек.
Не делают отметку об утрате или негодности прежней книжки.
Вносят сведения о дисциплинарных взысканиях: в трудовую книжку их не записывают, кроме случаев, когда взысканием является увольнение.

Частые вопросы

Кто выдаёт дубликат, если работник уже уволился?

Работодатель по последнему месту работы. Если организация ликвидирована, работник обращается в архив или к правопреемнику, а при их отсутствии подтверждает стаж сведениями из Социального фонда и документами.

В какой срок выдают дубликат?

При утрате трудовой книжки работодатель выдаёт её дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления. В интересах работника получить его до трудоустройства на новое место.

Нужно ли платить за дубликат?

Нет. Работодатель оформляет дубликат за свой счёт: бланк выдаётся бесплатно, плату за него брать нельзя.

Можно ли оформить дубликат по электронной почте?

Заявление можно направить электронно, если работодатель принимает документы так. Сам дубликат — бумажный документ, его выдают лично или пересылают по почте с согласия работника.

Что делать, если старая книжка нашлась после выдачи дубликата?

Пользоваться нужно дубликатом: он оформлен последним. Найденную книжку сдают работодателю, её приобщают к заявлению, чтобы не было двух действующих документов с разными записями.

Когда кадровые бумаги держат на себе весь бизнес

Чтобы заявления и дубликаты собирались без вас

Заявления, дубликаты и книги учёта отнимают время у руководителя: каждое надо проверить, подписать и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные работника с карточкой и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»