Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Электронная трудовая книжка: образец

Электронная трудовая книжка — это сведения о работе, которые работодатель передаёт в Социальный фонд, а работник смотрит в личном кабинете. Бумажного бланка при таком варианте нет. Ниже — образец заявления о переходе на электронную книжку и образец его заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 52 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера отдела продаж

И. И. Иванова

Заявление

о переходе на электронную трудовую книжку

16 ноября 2026 г.

Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде и не вести бумажную трудовую книжку.

Ранее выбранный способ ведения сведений о трудовой деятельности не менял.

Трудовую книжку прошу выдать мне на руки.

Работник

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это не отдельный бланк, а сведения о трудовой деятельности работника в системе Социального фонда. Работодатель передаёт их по форме ЕФС-1, фонд хранит, работник видит свою книжку в личном кабинете на Госуслугах или на сайте фонда.

С 2021 года бумажные трудовые книжки впервые поступающим на работу не оформляют: сведения о них ведут по статье 66.1 Трудового кодекса. Тем, кто начал работать раньше, способ остался на выбор — бумажная книжка или электронные сведения.

Что содержит образец заявления

  • Адресат: руководитель компании, его должность, фамилия и инициалы.
  • Автор: должность и фамилия с инициалами работника.
  • Просьба вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и не вести бумажную книжку.
  • Подтверждение, что прежний выбор работник не менял.
  • Просьба выдать бумажную трудовую книжку на руки.
  • Дата и подпись работника с расшифровкой.

Как заполнить заявление

  1. Укажите адресата. Пишите руководителю компании или тому, кто ведёт кадры: должность, фамилия и инициалы в дательном падеже.
  2. Представьтесь. Должность и фамилия с инициалами — от кого заявление.
  3. Сформулируйте просьбу. Одна фраза: прошу вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и не вести бумажную трудовую книжку.
  4. Попросите выдать книжку. Бумажную трудовую книжку работодатель выдаёт работнику на руки — попросите об этом в тексте заявления.
  5. Поставьте дату и подпись. Дата, подпись и расшифровка. Заявление передайте в кадры или руководителю, копию с отметкой о получении оставьте себе.

Кто что делает

  • Работник подаёт заявление о выборе способа ведения сведений и с этого момента получает данные о работе только в электронном виде.
  • Работодатель передаёт сведения о приёме, переводах и увольнении в Социальный фонд по форме ЕФС-1.
  • Фонд хранит сведения о трудовой деятельности и выдаёт их по запросу.
  • Справку СТД-Р выдаёт текущий работодатель, а после увольнения — последний работодатель.
  • Справку СТД-СФР со сведениями из информационных ресурсов фонда можно заказать в личном кабинете. Для подтверждения периодов до 2020 года может понадобиться бумажная трудовая книжка.

Образец заполнения

В шапке — руководитель компании и работник с должностью. В тексте одна просьба: вести сведения в электронном виде, бумажную книжку не вести и выдать её на руки. Внизу — дата, подпись и расшифровка.

Если работник раньше выбрал бумажную трудовую книжку, он может позже подать заявление о переходе на электронные сведения. Вернуться к бумажной книжке после такого перехода нельзя.

Частые вопросы

Обязателен ли переход на электронную трудовую книжку?

Для тех, кто впервые поступает на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют — сведения ведут в электронном виде по статье 66.1 Трудового кодекса. Кто начал работать раньше, выбирает способ сам и подаёт заявление работодателю.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Нет. После перехода на электронные сведения вернуться к ведению бумажной книжки нельзя. Но работник, ранее сохранивший бумажную книжку, вправе позднее перейти на электронные сведения.

Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?

В личном кабинете на Госуслугах или в личном кабинете на сайте Социального фонда. Там же заказывают сведения СТД-СФР из информационных ресурсов фонда. Для подтверждения более ранних периодов может понадобиться бумажная трудовая книжка.

Чем подтвердить стаж при приёме на новую работу?

Для подтверждения периода у последнего работодателя подойдёт СТД-Р; сведения из ресурсов фонда можно получить по форме СТД-СФР. Для периодов до перехода на электронные сведения сохраните бумажную трудовую книжку. При приёме на работу работник предъявляет сведения о трудовой деятельности по статье 65 Трудового кодекса.

Нужно ли работодателю оповещать работников о выборе книжки?

В 2026 году обязанности оповещать работников о том, что нужно определиться с форматом, у работодателя нет. Сообщить об этом по-прежнему можно.

Когда кадровые бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы заявления и кадровые документы собирались сами

Заявления, приказы и сведения о работниках отнимают часы: каждое надо проверить, подписать и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные работника и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы