Служебная записка о предоставлении документов: образец и бланк

Служебная записка о предоставлении документов — внутренний документ, которым сотрудник просит другой отдел или руководителя передать ему бумаги: договоры, акты, выписки, реестры. Ниже — бланк в Word и образец заполнения, где перечислены документы, срок и цель запроса.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Главному бухгалтеру ООО «Ромашка»

Л. В. Соколовой

от юриста юридического отдела

Д. С. Никитина

Служебная записка

о предоставлении документов по договору поставки

16 ноября 2026 г. № 27

Для подготовки ответа на претензию ООО «Вектор» по договору поставки от 12 марта 2026 года № 45/П нужны первичные документы по отгрузкам за сентябрь и октябрь 2026 года.

Прошу предоставить в срок до 20 ноября 2026 года: договор поставки от 12 марта 2026 года № 45/П; универсальные передаточные документы по отгрузкам за сентябрь и октябрь 2026 года; акт сверки расчётов с ООО «Вектор» на 1 ноября 2026 года.

Документы нужны в копиях на бумаге, заверенных печатью организации.

Автор записки

Юрист юридического отдела

____________ / Д. С. Никитин /

Что такое служебная записка о предоставлении документов

Служебная записка о предоставлении документов — внутренний документ компании. Ею сотрудник обращается к руководителю или в другой отдел с просьбой передать бумаги, которые нужны для работы: договоры, акты, счета, выписки, реестры, кадровые документы.

Единой формы в законе нет. Компания закрепляет свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов»: адресат, автор, название, дата и номер, текст, подпись.

От запроса или требования записка отличается тем, что идёт внутри компании и не выходит за её пределы: это рабочий документ, а не обращение в контрагента или в госорган.

Что указать в записке

Адресата: должность, подразделение, фамилию и инициалы в дательном падеже — кто передаёт документы.
Автора: должность, подразделение и фамилию с инициалами — кому их передают.
Заголовок к тексту: о предоставлении каких документов записка, одной строкой.
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Цель: для чего нужны документы — ответ на претензию, проверка, отчёт, аудит.
Перечень документов: название, дата, номер, за какой период.
Срок, к которому документы нужны, и форму — копии или оригиналы, на бумаге или в электронном виде.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать записку

Определите адресата. Пишите тому, у кого документы есть: в бухгалтерию за первичкой, в отдел кадров за кадровыми, в юридический отдел за договорами.
Объясните цель. Первый абзац — зачем нужны документы: без цели просьбу откладывают, а перечень уточняют неделями.
Перечислите документы точно. Каждый документ — с названием, датой, номером и периодом. Формулировка «все документы по контрагенту» приводит не тот комплект.
Поставьте срок и форму. Укажите дату, к которой документы нужны, и что именно нужно: копии или оригиналы, заверенные или нет.
Подпишите и передайте. Передайте записку адресату или в канцелярию; копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки

Нет цели: непонятно, зачем документы, и просьбу откладывают.
Перечень размытый: «документы по сделке» вместо названий, дат и номеров.
Нет срока — документы приходят тогда, когда адресату удобно.
Не сказано, нужны копии или оригиналы и нужно ли заверение.
Записку путают с запросом контрагенту: записка ходит внутри компании, запрос — наружу.

Частые вопросы

Чем служебная записка о предоставлении документов отличается от запроса?

Записка — внутренний документ: сотрудник просит документы у своего руководителя или другого отдела компании. Запрос направляют контрагенту, в госорган или в банк, и он выходит за пределы компании. Форму записки компания задаёт своей инструкцией по делопроизводству.

Можно ли запросить документы по электронной почте?

Можно, если в компании так принято или работает система электронного документооборота. Для споров надёжнее бумажный экземпляр с отметкой о получении или документ в системе с подписью.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией. Печать нужна на копиях документов, если адресат просит заверенные копии.

Что делать, если документы не передали в срок?

Напомните адресату письменно со ссылкой на записку и её дату. Если документы нужны для ответа на претензию или для отчёта, сообщите руководителю: срок может сорваться, и решение о переносе принимает он.

Сколько хранят служебные записки?

Срок зависит от содержания. Записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел.

Когда записки и сбор документов съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Записки о документах, напоминания и сверки отнимают у руководителей часы: каждую просьбу надо прочитать, найти адресата и проследить, что документы пришли.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют комплект и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»