Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Авансовый отчёт на командировку: образец и бланк

Авансовый отчёт — документ, которым сотрудник показывает, куда ушли выданные ему под отчёт деньги, и закрывает расчёт с компанией. Ниже — бланк по форме АО-1 и заполненный образец отчёта по командировке с суточными, билетами и гостиницей.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Иванов Иван Иванович, табельный номер 14

16 ноября 2026 г. № 27

Авансовый отчёт

по командировке в г. Казань

Назначение аванса: командировка в г. Казань с 9 по 13 ноября 2026 г.

Предыдущий аванс по отчёту № 21 от 3 ноября 2026 г. закрыт полностью, задолженности нет.

Получен аванс 42 000 рублей, в том числе суточные за 5 дней командировки 3 500 рублей, проезд 24 500 рублей, проживание 14 000 рублей.

Израсходовано 41 380 рублей: проезд Москва — Казань и обратно 24 500 рублей, гостиница 4 ночи 13 600 рублей, суточные 3 500 рублей, такси до вокзала 780 рублей. Остаток 620 рублей внесён в кассу приходным кассовым ордером № 58 от 16 ноября 2026 г.

Приложение: железнодорожные билеты на 2 л., счёт и акт гостиницы на 2 л., кассовый чек такси на 1 л., приказ о направлении в командировку на 1 л.

Подотчётное лицо

Менеджер по продажам

____________ / И. И. Иванов /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Утвердил

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Что такое авансовый отчёт на командировку

Авансовый отчёт — первичный документ, которым сотрудник отчитывается за деньги, выданные ему под отчёт. По командировке он показывает, сколько получил перед отъездом, сколько потратил на проезд, проживание и суточные, и что осталось вернуть в кассу или доплатить сотруднику.

Коммерческие организации оформляют отчёт по форме № АО-1, утверждённой постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Форма необязательна с 2013 года, но её по-прежнему берут за основу: в ней уже есть все нужные строки. Казённые, бюджетные и автономные учреждения заполняют свою форму 0504505 по приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Что указать в отчёте

  • Шапку: название организации, подразделение, фамилию и инициалы подотчётного лица, табельный номер, дату и номер отчёта.
  • Назначение аванса: «командировка в г. Казань с 9 по 13 ноября 2026 г.» — так отчёт привязывается к приказу о направлении в командировку.
  • Сумму полученного аванса и дату, когда деньги выданы.
  • Израсходованные суммы по видам: проезд, проживание, суточные, прочие расходы — с разбивкой по документам.
  • Остаток или перерасход и как он закрыт: внесён в кассу, возвращён на счёт, доплачен сотруднику.
  • Приложения: билеты, счёт и акт гостиницы, чеки, приказ о командировке — с числом листов.
  • Подписи: подотчётного лица, главного бухгалтера и руководителя, который утверждает отчёт.

Суточные в авансовом отчёте

Суточные — не компенсация подтверждённых трат, а выплата за каждый день командировки, поэтому чеков на них не бывает. В отчёте их показывают отдельной строкой: сумму считают по числу дней поездки и размеру, который установлен в локальном акте компании.

Налоговый кодекс не ограничивает размер суточных для расчёта налога на прибыль, но от суммы зависят страховые взносы и НДФЛ. По пункту 3 статьи 217 НК не облагаются НДФЛ суточные в пределах 700 рублей за день командировки по России и 2 500 рублей за день за границей; с суммы сверх этих пределов налог удерживают. Взносы начисляют на суточные сверх того же размера — 700 рублей по России (пункт 2 статьи 422 НК).

В отчёте по форме АО-1 суточные идут в разделе о расходах отдельной строкой, а в приложениях к ним ничего не прикладывают: основание — приказ о командировке и сама продолжительность поездки.

Как заполнить отчёт по командировке

  1. Проверьте приказ. В приказе о направлении в командировку стоят даты поездки, место и цель. От этих дат считают суточные и проверяют, что билеты и гостиница попадают в срок.
  2. Заполните шапку. Укажите организацию, подразделение, свои фамилию и инициалы, табельный номер, дату и номер отчёта.
  3. Перенесите аванс. Покажите сумму, которую получили перед поездкой, и дату выдачи. Если аванс выдавали частями — перечислите все.
  4. Разложите расходы. Отдельно проезд, проживание, суточные, прочие траты. У каждой суммы — реквизиты документа: номер билета, счёт гостиницы, чек.
  5. Посчитайте итог. Сложите расходы, вычтите из аванса. Положительная разница — остаток в кассу, отрицательная — перерасход, который компания возвращает сотруднику.
  6. Приложите документы и сдайте. Перечислите приложения с числом листов, подпишите отчёт и передайте в бухгалтерию.

Срок сдачи отчёта

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчёт в течение трёх рабочих дней и закрыть окончательный расчёт по выданным деньгам. Это правило пункта 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённого постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749.

Если сотрудник потратил больше, чем получил, компания возвращает перерасход; если меньше — остаток сотрудник вносит в кассу или возвращает на расчётный счёт. Отчёт подписывает руководитель, и с этого момента расходы считаются подтверждёнными.

Частые ошибки

  • Суточные показывают в приложении к чеку, хотя подтверждающих документов на них нет — основание только приказ и дни поездки.
  • В отчёт попадают личные траты, не связанные с командировкой: такие суммы не принимают к учёту.
  • Забывают приложить приказ о направлении в командировку — тогда неясно, откуда взялись даты и размер суточных.
  • Не указывают остаток или перерасход, и расчёт с сотрудником остаётся незакрытым.
  • Сдают отчёт позже трёх рабочих дней после возвращения и получают замечание от бухгалтерии.

Частые вопросы

Обязательно ли применять форму АО-1?

Нет. С 2013 года коммерческие организации вправе разработать свою форму и утвердить её в учётной политике. Форма АО-1 удобна тем, что в ней уже есть все строки: аванс, расходы, остаток, приложения и подписи.

За сколько дней до поездки выдают аванс?

Срок законом не установлен. Компания выдаёт деньги так, чтобы сотрудник успел купить билеты и оплатить гостиницу до отъезда, и закрепляет порядок в локальном акте.

Нужны ли чеки на суточные?

Нет. Суточные выплачивают за каждый день командировки по норме компании, чеков на них не бывает. В отчёте их показывают отдельной строкой, а основание — приказ о командировке.

Что делать с остатком аванса?

Сотрудник вносит остаток в кассу по приходному кассовому ордеру или возвращает на расчётный счёт. В отчёте указывают сумму остатка и реквизиты документа, которым он закрыт.

Можно ли сдать отчёт позже трёх рабочих дней?

Правило о трёх рабочих днях установлено пунктом 26 Положения № 749. Нарушение срока — повод для замечания, но сам отчёт от этого не теряет силы: расходы подтверждают документы и подпись руководителя.

Отчёты по командировкам собираются вручную

Чтобы документы по поездкам собирались без ручной сверки

Каждая командировка — это приказ, билеты, счёт гостиницы, чеки и отчёт, которые надо свести между собой и проверить суммы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с приказом и приносят бухгалтеру готовый отчёт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы