Образец заполнения трудовой книжки

Трудовую книжку заполняют по Порядку, утверждённому приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Ниже — образец титульного листа и записи о приёме на работу, формулировки для разных случаев и правила, по которым запись признают неверной.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Сведения о работе

Запись № 1

Трудовая книжка

образец заполнения: сведения о работе

01 сентября 2026 г.

Графа 1 — порядковый номер записи: 1.

Графа 2 — дата приёма: 01.09.2026.

Графа 3 — в виде заголовка полное наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка». Ниже — запись: «Принят на должность менеджера по продажам».

Графа 4 — основание: приказ о приёме на работу от 01.09.2026 № 12-к.

Запись внёс

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

По каким правилам заполняют трудовую книжку

Порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н и действует по 1 сентября 2027 года. Он заменил Инструкцию 2003 года и Правила 2003 года: на них ссылаться уже нельзя.

Книжку ведут на бумаге тем, кто не отказался от неё в пользу электронных сведений о трудовой деятельности. Работодатель приказом назначает человека, который вносит записи, хранит книжки и ведёт их учёт.

Записи вносят ручкой чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, без сокращений. В разделах о работе и награждении ошибочную запись признают недействительной отдельной записью и затем вносят правильную.

Как заполнить титульный лист

Впишите фамилию, имя, отчество. Полностью, без сокращений, как в паспорте. Фамилию пишут первой.
Укажите дату рождения. Цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Запишите образование. Уровень — по документу: среднее общее, среднее профессиональное, высшее. Если работник ещё учится, поле оставляют пустым и заполняют после окончания учёбы.
Укажите профессию или специальность. По диплому, если она есть в документе об образовании.
Поставьте дату заполнения и подпись. Дату — цифрами, подпись — работника и человека, ответственного за книжки. Без подписи книжка недействительна.

Как выглядит запись о приёме на работу

Графа 1 — порядковый номер записи, нумерация в разделе сквозная.
Графа 2 — дата приёма на работу: число, месяц, год.
Графа 3 — сначала заголовком полное наименование организации, если работник принят в неё впервые; ниже — «Принят на должность…» или «Принята на должность…».
Графа 3 при работе у индивидуального предпринимателя — заголовком «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович», ниже — та же формулировка о приёме.
Графа 4 — дата и номер приказа о приёме на работу.

Какими словами писать о приёме

Формулировка зависит от того, куда принимают. В организацию: «Принят на должность менеджера по продажам» или «Принята на должность бухгалтера». В структурное подразделение — с указанием подразделения, если оно есть в приказе: «Принята в отдел продаж на должность менеджера».

К индивидуальному предпринимателю: «Принят к индивидуальному предпринимателю Иванову Ивану Ивановичу на должность продавца». Слово «нанят» и формулировку «зачислен в штат» не используют: Порядок требует писать о приёме на должность.

Совместительство отражают отдельной записью по месту основной работы — по желанию работника и на основании документа о работе по совместительству. Дистанционную работу записывают так же, как обычную: в графе 3 указывают, что работа дистанционная, если это следует из приказа.

Частые ошибки

Запись о приёме сделана задним числом или не в день, когда работник приступил к работе.
В графе 3 нет наименования организации, хотя работник принят в неё впервые.
Формулировка «зачислен в штат» или «принят на работу менеджером» без слова «должность».
В графе 4 нет ссылки на приказ или указан неверный номер.
Запись внесена ручкой не того цвета или с сокращениями.
Ошибочную запись о работе или награждении замазали, заклеили или зачеркнули вместо того, чтобы признать её недействительной отдельной записью.

Частые вопросы

В какой срок после приёма нужно внести запись в трудовую книжку?

Запись о приёме вносят не позднее пяти рабочих дней на основании трудового договора или приказа работодателя, если он издан. Если работник начнёт работу до издания приказа, запись делают в тот же день. Сроки установлены Порядком № 320н.

Что делать, если у работника нет трудовой книжки?

По статье 65 Трудового кодекса работодатель оформляет новую книжку, если у человека её нет, она утрачена или повреждена. Титульный лист заполняют при выдаче, дату и подпись ставят в день оформления.

Можно ли вести только электронную трудовую книжку?

Можно, если работник подал заявление об отказе от бумажной книжки. Тогда работодатель передаёт сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд, а бумажную книжку не ведёт и не заполняет.

Как исправить ошибку в записи о приёме?

После последней записи поставьте следующий номер и дату, напишите «Запись за номером ... недействительна», затем внесите правильную запись и укажите её основание. Замазывать, заклеивать, подчищать и зачёркивать запись нельзя.

Нужна ли печать организации на записи о приёме?

Печать ставят при увольнении, а не при приёме. Запись о приёме заверяет подписью человек, ответственный за ведение книжек, и указывает свою должность.

Что будет, если запись внесена неправильно?

При проверке инспекция труда может выдать предписание об исправлении, а работник вправе обратиться за исправлением. Неверная запись мешает подтвердить стаж при назначении пенсии, поэтому исправляют её по заявлению работника или по предписанию.

Когда кадровые бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы записи и приказы собирались по шаблону

Приём, перевод, увольнение — каждый раз одни и те же документы, и на них уходит время у кадровика или у самого собственника, если кадровика нет.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону из ваших данных, проверяют реквизиты приказа и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»