Служебная записка о непредоставлении документов: образец и бланк

Служебная записка о непредоставлении документов — внутренний документ, которым сотрудник сообщает руководителю о том, что контрагент или коллега не передал нужные бумаги в срок, и просит принять меры. Ниже — бланк и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от главного бухгалтера

И. И. Ивановой

Служебная записка

о непредоставлении документов

16 ноября 2026 г. № 14

В соответствии с договором поставки от 01.10.2026 № 45 ООО «Поставщик» обязалось передать товарные накладные и счета-фактуры на поставленную продукцию не позднее 10.11.2026. По состоянию на 16.11.2026 документы не предоставлены.

Прошу обязать ООО «Поставщик» предоставить недостающие документы в срок до 20.11.2026. Без них невозможно принять товар к учёту и подтвердить вычет по НДС.

Приложение: копия договора поставки на 3 л. в 1 экз.

Автор записки

Главный бухгалтер

____________ / И. И. Иванова /

Что такое служебная записка о непредоставлении документов

Служебная записка о непредоставлении документов — внутренний документ компании. Ею сотрудник сообщает руководителю или в другой отдел, что контрагент, коллега или подразделение не передали нужные бумаги в срок, и просит принять меры.

Единой формы в законе нет. Компания может утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название, дата и номер, текст, подпись.

Что указать в служебной записке

Адресата: должность, название компании или отдела, фамилию и инициалы в дательном падеже.
Автора: должность и фамилию с инициалами — от кого записка.
Название документа и заголовок к тексту: о чём записка, одной строкой.
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Текст: какие документы и к какому сроку должны были передать, кто обязан, что уже сделано для их получения.
Просьбу: что именно нужно сделать руководителю — обязать, запросить, продлить срок.
Приложения: копии договоров, писем, требований — на скольких листах.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать служебную записку о непредоставлении документов

Определите адресата. Пишите тому, кто принимает решение: руководителю компании, начальнику отдела, в бухгалтерию.
Опишите факты. Первый абзац: по какому договору или распоряжению, какие документы и к какому сроку должны были передать, кто обязан.
Сформулируйте просьбу. Второй абзац начинается со слов «прошу»: что сделать, к какому сроку, какие последствия устранить.
Приложите подтверждения. Копии договора, писем, требований — всё, что подтверждает обязанность и факт непредоставления.
Подпишите и передайте. Подпишите записку и передайте адресату или в канцелярию; копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки

Нет конкретной просьбы: записка сообщает о проблеме, но не говорит, какое решение нужно.
Не указаны сроки и ответственные — руководителю приходится переспрашивать.
Записку путают с докладной: о нарушении дисциплины пишут докладную, а не служебную.
Несколько вопросов в одной записке: каждый вопрос лучше вынести в отдельную.

Частые вопросы

Чем служебная записка отличается от докладной?

Докладную пишут руководителю, чтобы сообщить о событии или нарушении, — по вертикали. Служебную чаще пишут коллегам из другого отдела или руководителю с просьбой и предложением. Строгого правила закон не даёт: деление задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Можно ли написать служебную записку от руки?

Да. Закон форму не устанавливает, поэтому рукописная записка с подписью имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный бланк.

Можно ли отправить служебную записку по электронной почте?

Можно, если в компании так принято или работает система электронного документооборота. Для споров надёжнее бумажный экземпляр с отметкой о получении или документ в системе с подписью.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает только автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Сколько хранят служебные записки?

Срок зависит от содержания: записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел.

Когда записки и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Записки, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»