Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов: образец и бланк

Акт сверки показывает, кто кому сколько должен на определённую дату, но сам по себе он ничего не подтверждает, пока обе стороны его не подписали. Сопроводительное письмо — короткая записка, с которой акт уходит контрагенту: что прикладываете, что просите сделать и к какому сроку вернуть. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Исх. № 218 от 16 ноября 2026 г.

Генеральному директору ООО «Ласточка»

А. С. Смирнову

от главного бухгалтера ООО «Ромашка»

Н. В. Кузнецовой

Сопроводительное письмо

о направлении акта сверки взаиморасчетов

16 ноября 2026 г. № 218

Направляю акт сверки взаиморасчетов между ООО «Ромашка» и ООО «Ласточка» за период с 1 января по 31 октября 2026 года. По данным бухгалтерии ООО «Ромашка» задолженность ООО «Ласточка» на 31 октября 2026 года составляет 148 300 рублей 00 копеек.

Прошу проверить данные, подписать акт, поставить печать и вернуть один экземпляр до 27 ноября 2026 года. Второй экземпляр остаётся у вас.

Если в акте есть расхождения, прошу до того же срока направить свой вариант акта или письмо с расшифровкой спорных позиций: номер и дата документа, сумма, в чём разница.

Приложение: акт сверки на 3 л. в 2 экз.

Подписант

Главный бухгалтер

____________ / Н. В. Кузнецова /

Зачем письмо, если есть акт

Акт сверки — это документ о состоянии расчётов на дату. Подписанный обеими сторонами, он подтверждает долг и помогает в переговорах и в суде. Пока подписи второй стороны нет, это лишь ваша версия расчётов.

Сопроводительное письмо решает три задачи: фиксирует, что акт вам направлен, называет срок ответа и заранее описывает, что делать при расхождениях. В споре такая бумага с отметкой о получении показывает, что контрагент знал о долге и не оспорил его вовремя.

Что указать в письме

Кому и от кого: наименование организации, должность и фамилия с инициалами адресата и отправителя.
Название документа и заголовок к тексту: «О направлении акта сверки взаиморасчетов».
Дата и исходящий номер — по правилам делопроизводства компании.
Период сверки и дата, на которую определён долг.
Сумма задолженности по вашим данным с указанием, кто чей должник.
Просьба подписать акт, поставить печать и вернуть один экземпляр, со сроком возврата.
Что делать при расхождениях: прислать свой вариант акта или расшифровку спорных позиций.
Приложение: сам акт с числом листов и экземпляров.

Как направить акт сверки

Сверьте данные у себя. Соберите все документы за период: счета, накладные, акты, платёжные поручения. Акт должен сойтись с учётом, иначе контрагент найдёт расхождение первым.
Составьте акт в двух экземплярах. Подпишите оба, поставьте печать, если она есть. Один экземпляр уйдёт контрагенту, второй вернётся к вам с его подписью.
Напишите письмо. Коротко: что направляете, какая сумма по вашим данным, что просите сделать и к какому сроку.
Отправьте с подтверждением. Лично под подпись, заказным письмом с описью вложения или через электронный документооборот. Сохраните подтверждение отправки.
Дождитесь ответа. Подписанный акт — сверка закрыта. Письмо с расхождениями — сверяйте позиции по документам. Молчание — напомните о себе письмом или звонком.

Если контрагент не согласен с суммой

В ответном письме не спорьте общими словами, а просите расшифровку: по какому документу расхождение, какая сумма у контрагента и чем она подтверждена. Так расхождение разбирается по одной позиции, а не превращается в переписку на месяц.

Если расхождение небольшое и касается одной поставки, можно подписать акт с оговоркой: «с расхождением по накладной № … от … не согласны». Тогда остальные позиции закрыты, а спорная остаётся открытой.

Частые вопросы

Обязателен ли акт сверки по закону?

Нет. Гражданский кодекс не требует сверять расчёты каждый месяц. Стороны составляют акт, когда это нужно им: перед годовым закрытием, при смене бухгалтера, в переговорах о долге или перед иском. Если сверка прописана в договоре, порядок и сроки берут оттуда.

Что делать, если контрагент не вернул подписанный акт?

Напомните письмом со ссылкой на первое. Если акт направлен, а возражений нет, в суде он пригодится вместе с подтверждением отправки: контрагент знал о сумме и не оспорил её. Но сам по себе неподписанный акт долг не подтверждает — нужны первичные документы.

Нужна ли печать на акте сверки?

Общество вправе иметь печать, но не обязано. Если печать есть, её ставят по практике компании; если нет — достаточно подписи уполномоченного лица. Отсутствие печати не делает акт недействительным.

Можно ли отправить акт сверки по электронной почте?

Можно, но для спора надёжнее электронный документооборот с усиленной квалифицированной подписью или бумажный экземпляр с отметкой о получении. Обычное письмо по почте доказывает отправку, но не получение содержания.

Сколько хранить акты сверки и письма к ним?

Срок хранения зависит от содержания и закрепляется в номенклатуре дел компании. Для документов о расчётах с контрагентами обычно ориентируются на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда сверки и письма собираются вручную

Чтобы документы для контрагентов готовились сами

Акт сверки, письмо, напоминание, ответ на расхождения — каждая бумага собирается руками из выгрузки учёта, и на это уходит время бухгалтера.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с учётом и приносят готовое письмо на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»