Акт приёма-передачи трудовых книжек: образец и бланк

Акт приёма-передачи трудовых книжек фиксирует, что книжки перешли от одного ответственного к другому или вернулись работнику. Закон такой акт не требует, но без него спор о пропавшей книжке решается против работодателя. Ниже — бланк и два образца: при смене кадровика и при увольнении работника.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва

Акт приёма-передачи трудовых книжек

и вкладышей в них

16 ноября 2026 г. № 7

Основание: приказ от 16.11.2026 № 41 о назначении И. И. Ивановой ответственной за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек.

И. И. Иванова передала, а П. П. Петрова приняла трудовые книжки и вкладыши в них работников ООО «Ромашка» в количестве 48 (сорока восьми) штук по описи, приложенной к акту.

При приёме-передаче сверены фамилии, имена и отчества работников, серии и номера книжек, записи о приёме на работу и об увольнении, наличие вкладышей. Расхождений и повреждений не выявлено.

Приложение: опись трудовых книжек на 6 л. в 1 экз.

Передал

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Принял

Специалист по кадрам

____________ / П. П. Петрова /

Зачем нужен акт приёма-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки — документы, за которые отвечает работодатель. Порядок их ведения, хранения, учёта и выдачи утверждён приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Акта приёма-передачи этот порядок не требует: ни при смене ответственного кадровика, ни при увольнении работника.

Акт нужен для другого — чтобы было чем доказать, у кого книжка находилась в конкретный день. Если книжка потерялась или работник говорит, что её не выдали, без подписанного акта или записи в книге учёта движения трудовых книжек работодателю трудно показать, что документ он передал.

Что указать в акте

Название компании, место и дату составления, номер акта.
Основание: приказ о назначении ответственного или заявление работника об увольнении.
Кто передаёт и кто принимает: должности, фамилии и инициалы.
Сколько трудовых книжек и вкладышей передают — числом и прописью.
Что сверили: фамилии работников, серии и номера книжек, записи о приёме и увольнении, наличие вкладышей.
Результат сверки: расхождений нет или перечень недостающих и повреждённых книжек.
Приложение: опись книжек, если их больше нескольких штук.
Подписи обеих сторон.

Как передать трудовые книжки при увольнении кадровика

Издайте приказ о новом ответственном. Назначьте сотрудника, который будет вести, хранить, учитывать и выдавать трудовые книжки.
Сверьте книжки по книге учёта. Возьмите книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них и пересчитайте книжки по ней.
Составьте опись. Перечислите книжки по порядку с фамилиями работников и номерами.
Подпишите акт в двух экземплярах. Подписи ставят и передающий, и принимающий.
Отметьте передачу в книге учёта. Если в компании так принято, сделайте отметку о смене ответственного в книге учёта движения трудовых книжек.

Акт приёма-передачи трудовой книжки работнику при увольнении

Когда работник увольняется, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в день увольнения — в последний день работы. Если книжку выдать нельзя, работник получает уведомление о необходимости явиться за ней или согласие на отправку почтой.

Акт при выдаче книжки работнику не обязателен: факт выдачи подтверждает подпись работника в книге учёта движения трудовых книжек и в личной карточке. Но если книжку отправляют почтой или выдают не в день увольнения, акт приёма-передачи трудовой книжки работнику при увольнении образец помогает зафиксировать, что именно и когда передали.

В таком акте пишут: кто передаёт, кто получает, серию и номер книжки, число листов, дату передачи. Работник подписывает акт и ставит дату получения.

Частые ошибки

Акт есть, а описи нет: по акту «передано 48 книжек» нельзя понять, каких именно не хватает.
Акт подписан после увольнения прежнего кадровика — тогда передачу не подтвердить.
В акте не указаны вкладыши, хотя часть книжек ведётся с ними.
Выдачу книжки работнику оформили актом, но забыли подпись работника в книге учёта движения трудовых книжек.
Книжки хранят без приказа о назначении ответственного, и акт не на что опереть.

Частые вопросы

Обязателен ли акт приёма-передачи трудовых книжек?

Нет. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н такого акта не требует. Акт составляют, чтобы подтвердить передачу книжек от одного ответственного к другому или работнику.

Нужна ли инвентаризация трудовых книжек при смене кадровика?

Закон её не требует. Но пересчитать книжки и сверить их с книгой учёта движения трудовых книжек стоит: так видно, все ли книжки на месте.

Кто подписывает акт при смене ответственного за трудовые книжки?

Передающий и принимающий сотрудники. Если передачу контролирует руководитель, его подпись тоже допустима.

Как выдать трудовую книжку работнику при увольнении?

В последний день работы под подпись работника в книге учёта движения трудовых книжек и в личной карточке. Если выдать нельзя — направить уведомление о необходимости явиться за книжкой или получить согласие на отправку почтой.

Что делать, если при передаче книжки не нашлось?

Зафиксировать в акте недостачу: фамилию работника, серию и номер книжки. Дальше работодатель оформляет дубликат по заявлению работника в порядке, установленном приказом № 320н.

Сколько хранить акт приёма-передачи трудовых книжек?

Срок хранения акта определяет номенклатура дел компании. Акты по основной деятельности обычно хранят несколько лет; точный срок закрепите во внутренней номенклатуре.

Передача дел превращается в ручной пересчёт

Чтобы документы передавались по описи, а не по памяти

Смена кадровика или бухгалтера — это десятки документов, которые надо сверить, пересчитать и передать по описи.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают опись по вашим документам, сверяют номера и даты и готовят акт с приложением к подписи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»