Акт отождествления личности: образец и бланк

Акт отождествления личности составляют, когда нужно письменно зафиксировать, что человек в разных документах — одно и то же лицо: изменилась фамилия, в свидетельстве и паспорте расходятся написания, в договоре опечатка в паспортных данных. Ниже — бланк и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва

от 16 ноября 2026 г. № 7

Акт отождествления личности

об установлении тождества лица по документам

16 ноября 2026 г. № 7

Комиссия в составе: начальника отдела кадров Смирновой О. В., юриста Кузнецова А. П. и главного бухгалтера Лебедевой Н. И. составила настоящий акт о том, что при проверке документов сотрудника Петрова Ильи Сергеевича установлено расхождение: в паспорте серии 45 12 № 345678, выданном 12 марта 2015 года, фамилия указана «Петров», а в дипломе о высшем образовании, выданном 30 июня 2014 года, — «Петровъ».

При сверке фотографий, даты и места рождения, а также иных сведений установлено, что документы принадлежат одному лицу: Петрову Илье Сергеевичу, 05.04.1992 года рождения, уроженцу г. Твери.

Настоящий акт составлен для подтверждения тождества личности при оформлении личного дела.

Приложение: копия паспорта на 1 л. в 1 экз., копия диплома на 1 л. в 1 экз.

Члены комиссии

Начальник отдела кадров

____________ / О. В. Смирнова /

Работник, в отношении которого составлен акт

Ознакомлен: Петров И. С.

____________ / 16.11.2026 /

Когда нужен акт отождествления личности

Акт отождествления личности — документ, которым организация или комиссия подтверждает: человек, указанный в одном документе, и человек в другом документе — одно лицо. Формы, утверждённой законом, нет: компании составляют акт в свободной форме, а реквизиты оформляют по правилам делопроизводства.

Составляют его в бытовых и рабочих ситуациях, где расхождение в данных мешает принять документ: при приёме на работу, в банке, у нотариуса, при сделке с недвижимостью, при получении наследства.

Что указать в акте

Наименование организации и место составления, дату и номер акта.
Состав комиссии: должности, фамилии и инициалы тех, кто сверял документы.
Данные человека: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения.
Реквизиты обоих документов: серия, номер, кем и когда выданы, что именно в них расходится.
На основании чего сделан вывод о тождестве: совпадение фотографии, даты рождения, места рождения, иных сведений.
Цель составления акта: для чего он нужен.
Подписи членов комиссии и отметка об ознакомлении человека, в отношении которого составлен акт.

Как составить акт

Соберите оба документа. Возьмите оригиналы или заверенные копии: паспорт, свидетельство о браке, диплом, договор — всё, где есть расхождение.
Сверьте сведения. Сравните фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, фотографию. Запишите, что совпало, а что расходится.
Опишите расхождение. Укажите дословно, как написано в каждом документе: «Петров» и «Петровъ», старая и новая фамилия.
Сделайте вывод. Напишите, что документы принадлежат одному лицу, и перечислите, на чём основан вывод.
Подпишите. Акт подписывают члены комиссии; человек, в отношении которого он составлен, ставит отметку об ознакомлении.

Частые ошибки

В акте нет реквизитов обоих документов — невозможно проверить, что именно сверяли.
Не описан вывод: акт перечисляет документы, но не говорит, что лицо одно и то же.
Акт подписывает один человек вместо комиссии — тогда это не акт, а справка.
Нет цели составления: непонятно, для какого органа или сделки акт подготовлен.
Расхождение описано по памяти, без дословной цитаты из документов.

Частые вопросы

Есть ли утверждённая форма акта отождествления личности?

Нет. Закон форму не устанавливает, поэтому акт составляют в свободной форме. Компания может закрепить свой шаблон в инструкции по делопроизводству.

Кто подписывает акт?

Комиссия из двух-трёх человек: обычно руководитель подразделения, кадровик или юрист. Человек, в отношении которого составлен акт, ставит подпись об ознакомлении.

Заменяет ли акт документ, подтверждающий смену фамилии?

Нет. Смену фамилии подтверждает свидетельство о браке, о перемене имени или о расторжении брака. Акт лишь фиксирует, что документы принадлежат одному лицу, и составляется дополнительно к этим документам.

Нужна ли печать на акте?

Нет. Это внутренний документ, его подписывают члены комиссии. Печать ставят, только если компания её использует и это закреплено в локальном акте.

Сколько хранится акт?

Срок зависит от того, к какому делу его подшили. Акты, связанные с личным составом, хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел.

Когда сверка документов держит сделку

Чтобы проверка документов шла без задержек

Сверка паспортов, договоров и приложений отнимает время у юристов и менеджеров: расхождения находятся уже на подписи, и сделка ждёт.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые сверяют реквизиты документов по заданным правилам, находят расхождения и приносят специалисту список на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»