Приказ об использовании личного транспорта в служебных целях: образец

Сотрудник может ездить по работе на своей машине. Тогда с ним договариваются о компенсации за использование личного имущества и о возмещении расходов — так велит ст. 188 Трудового кодекса. Размер компенсации определяют соглашением сторон в письменной форме, а приказ закрепляет договорённость и порядок выплаты.

Часто приказом оформляют сразу два решения: разрешают использовать личный автомобиль в служебных целях и назначают компенсацию конкретным сотрудникам. Если сотрудник один, хватает одного приказа; если несколько — их перечисляют в одном документе или оформляют отдельные приказы на каждого.

Компенсацию за использование личного имущества в интересах работодателя выплачивают в размере, определённом соглашением сторон, — ст. 188 Трудового кодекса. Закон не устанавливает её минимум или максимум: сумму определяет работодатель вместе с сотрудником.

Налоги зависят от документального оформления. Компенсация, которая выплачивается по соглашению и подтверждена документами, не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством, — на это указывают п. 1 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса. Возмещение расходов на топливо и ремонт по подтверждающим документам — это не доход сотрудника, а возмещение затрат.

Если компенсацию платят без документов или она не связана с использованием имущества в интересах работодателя, налоговая может посчитать её обычной выплатой в пользу работника и доначислить НДФЛ и взносы. Поэтому приказ должен опираться на заявление, соглашение и подтверждения поездок.

Порядок учёта расходов на топливо и ремонт для налога на прибыль зависит от системы налогообложения компании. Точный порядок лучше сверить с бухгалтером: он зависит от того, как оформлены путевые листы и кто собственник автомобиля.