Трудовая функция заместителя главного бухгалтера

Трудовая функция заместителя главного бухгалтера — это конкретный набор обязанностей, который сотрудник выполняет по своей должности: ведёт участок учёта, готовит отчётность, проверяет документы, замещает главного бухгалтера. Ниже — что входит в эту функцию, как её описать в должностной инструкции и трудовом договоре и где проходит граница с работой главного бухгалтера.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

Должностная инструкция

заместителя главного бухгалтера

16 ноября 2026 г.

1. Общие положения. 1.1. Заместитель главного бухгалтера относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно главному бухгалтеру. 1.2. На должность назначается лицо с высшим экономическим образованием и стажем работы по бухгалтерскому учёту не менее трёх лет. 1.3. В период временного отсутствия заместителя главного бухгалтера его обязанности возлагаются на другого бухгалтера приказом руководителя.

2. Трудовая функция. 2.1. Ведёт бухгалтерский учёт на закреплённом участке: расчёты с поставщиками и подрядчиками, учёт основных средств, расчёты с подотчётными лицами. 2.2. Принимает и проверяет первичные документы, следит за соблюдением порядка документооборота. 2.3. Готовит данные для бухгалтерской и налоговой отчётности и передаёт их главному бухгалтеру в сроки, установленные графиком документооборота. 2.4. Участвует в проведении инвентаризации имущества и обязательств. 2.5. Контролирует состояние дебиторской и кредиторской задолженности по закреплённому участку. 2.6. Выполняет отдельные поручения главного бухгалтера в пределах своей трудовой функции.

3. Права. 3.1. Требовать от подразделений документы, необходимые для учёта на закреплённом участке. 3.2. Вносить главному бухгалтеру предложения по улучшению учёта и документооборота.

4. Ответственность. 4.1. Несёт ответственность за достоверность и своевременность данных учёта на закреплённом участке в пределах, установленных трудовым договором и локальными актами общества.

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. А. Смирнова /

Работник

Заместитель главного бухгалтера

____________ / И. И. Иванов /

Что такое трудовая функция заместителя главного бухгалтера

Трудовая функция — это работа по должности, которую сотрудник выполняет в интересах компании: конкретные обязанности, закреплённые трудовым договором и должностной инструкцией. Статья 57 ТК РФ требует указать в трудовом договоре трудовую функцию; если обязанности по должности описаны в отдельном документе, в договоре дают ссылку на него.

У заместителя главного бухгалтера функция состоит из двух частей. Первая — собственный участок учёта: он ведёт расчёты с поставщиками, основные средства, подотчётные суммы или другой закреплённый участок, принимает и проверяет первичные документы, готовит данные для отчётности. Вторая — замещение главного бухгалтера на время его отсутствия в объёме, который задан приказом или инструкцией.

Что входит в трудовую функцию

Ведение бухгалтерского учёта на закреплённом участке: расчёты с контрагентами, учёт имущества, расчёты с подотчётными лицами.
Приём, проверка и обработка первичных документов, контроль порядка документооборота.
Подготовка данных для бухгалтерской и налоговой отчётности и передача их главному бухгалтеру.
Участие в инвентаризации имущества и обязательств.
Контроль дебиторской и кредиторской задолженности по своему участку.
Замещение главного бухгалтера на время отсутствия — в объёме, определённом приказом или инструкцией.
Выполнение поручений главного бухгалтера в пределах своей трудовой функции.

Чем функция заместителя отличается от функции главного бухгалтера

Главный бухгалтер отвечает за учёт в целом: формирует учётную политику, подписывает отчётность, организует внутренний контроль, распределяет работу между бухгалтерами. Заместитель ведёт свой участок и готовит данные, на которых строится отчётность, но итоговое решение и подпись остаются за главным бухгалтером.

Закон не делит обязанности между главным бухгалтером и его заместителем. Компания сама решает, какой участок отдать заместителю и что он делает при замещении. Это решение фиксируют в должностной инструкции и трудовом договоре, чтобы при проверке или споре было видно, кто за что отвечает.

Как закрепить функцию

Опишите участок. Перечислите в инструкции конкретные участки учёта и документы, с которыми работает заместитель. Формулировка «участвует в ведении учёта» ничего не закрепляет.
Отделите замещение. Напишите, что заместитель делает при отсутствии главного бухгалтера: подписывает ли документы, сдаёт ли отчётность, принимает ли решения по участку.
Сошлитесь в договоре. В трудовом договоре укажите должность и ссылку на должностную инструкцию — так обязанности становятся частью трудовой функции.
Ознакомьте под подпись. Работник знакомится с инструкцией под подпись до начала работы; копию храните в личном деле.
Меняйте по правилам. Если меняется трудовая функция, оформляют письменное соглашение с работником; другие условия договора работодатель может изменить по статье 74 ТК РФ при установленных ею организационных или технологических причинах и с соблюдением порядка уведомления.

Частые ошибки

В инструкции пишут «выполняет обязанности главного бухгалтера» без границ — тогда непонятно, кто отвечает за подпись и отчётность.
Обязанности из инструкции не совпадают с тем, что человек делает на самом деле: при споре суд смотрит на фактическую работу, а не только на бумагу.
Заместителю поручают новый участок без письменного согласия, хотя работа выходит за пределы его трудовой функции; изменение функции оформляют соглашением сторон, кроме предусмотренных законом случаев временного перевода.
В трудовом договоре нет ссылки на инструкцию, а сама инструкция не подписана работником.
Замещение оформляют устно: приказ о возложении обязанностей отсутствует, и доплата за замещение не начисляется.

Частые вопросы

Можно ли поручить заместителю главного бухгалтера новый участок без его согласия?

Нет, если это меняет трудовую функцию. Статья 74 ТК РФ запрещает менять трудовую функцию по инициативе работодателя; новые обязанности вне инструкции оформляют письменным соглашением сторон. Временный перевод без согласия допускается только в случаях статьи 72.2 ТК РФ и не дольше одного месяца.

Нужен ли приказ о замещении главного бухгалтера?

Да, если заместитель на время отсутствия главного бухгалтера подписывает документы или принимает решения. В приказе указывают период, объём обязанностей и доплату, если она положена. Без приказа полномочия заместителя не подтверждены перед контрагентами и проверяющими.

Отвечает ли заместитель главного бухгалтера за отчётность?

За достоверность данных на своём участке — да, в пределах трудового договора и инструкции. За отчётность в целом отвечает главный бухгалтер: он её подписывает. Если заместитель подписал отчётность при замещении, ответственность распределяется так, как определено приказом и инструкцией.

Можно ли включить в инструкцию обязанности кадрового учёта?

Можно, если компания так распределяет работу: закон не запрещает совмещать участки в одной должности. Тогда участок кадрового учёта прямо перечисляют в трудовой функции, а работника знакомят с инструкцией под подпись.

Что делать, если обязанности в инструкции устарели?

Пересмотреть инструкцию и ознакомить работника с новой редакцией. Если меняются обязательные условия труда, действует порядок статьи 74 ТК РФ: уведомление не позднее чем за два месяца и предложение другой работы при отказе.

Когда учёт держится на одном человеке

Чтобы участки учёта не зависели от памяти сотрудников

Пока участки учёта и замещения описаны только в головах, компания узнаёт о пробеле в момент проверки или смены бухгалтера.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, сверяют суммы и готовят данные для отчётности — по каждому участку и по заданным правилам.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»