Положение о грамотах и благодарностях

Положение о грамотах и благодарностях — внутренний документ компании, который задаёт правила поощрения: за что дают грамоту и благодарность, кто выходит с ходатайством, кто принимает решение и какие документы оформляют. Ниже — структура положения, образец с заполнением и ответы на вопросы, которые возникают при первом награждении.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДЕНО

приказом ООО «Ромашка»

от 12 января 2026 г. № 3

Положение о грамотах и благодарностях

о порядке поощрения работников и партнёров ООО «Ромашка»

Положение № 2

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение устанавливает виды поощрений ООО «Ромашка» (далее — Общество) в форме Почётной грамоты и Благодарности, порядок представления к поощрению, оформления и вручения, а также сроки хранения документов о поощрении. 1.2. Поощрение — форма признания заслуг работника, коллектива подразделения или партнёра Общества. Поощрение не заменяет меры, предусмотренные трудовым законодательством, и не является дисциплинарным взысканием.

2. Виды поощрений. 2.1. Почётная грамота Общества вручается за многолетний добросовестный труд, существенный вклад в результаты подразделения или успешное выполнение проекта. 2.2. Благодарность Общества объявляется за достижение высоких показателей, качественное выполнение срочной работы, наставничество и помощь коллегам. 2.3. Почётная грамота и Благодарность могут быть вручены работнику, отработавшему в Обществе не менее одного года. Для партнёров и внешних организаций требование о стаже не применяется.

3. Порядок представления к поощрению. 3.1. Ходатайство о поощрении подаёт руководитель подразделения на имя генерального директора не позднее чем за 20 рабочих дней до предполагаемой даты вручения. 3.2. К ходатайству прилагают наградной лист по форме приложения 1 с описанием конкретных заслуг работника. 3.3. Решение о поощрении принимает генеральный директор и оформляет приказом. 3.4. Повторное поощрение одного работника Почётной грамотой допускается не чаще одного раза в три года.

4. Оформление и вручение. 4.1. Почётную грамоту и Благодарность подписывает генеральный директор. 4.2. Сведения о поощрении за трудовые заслуги вносят в трудовую книжку, если работодатель продолжает её вести. При необходимости сведения отражают также в личной карточке работника. 4.3. Вручение проводят в торжественной обстановке, как правило, на общем собрании коллектива.

5. Хранение документов. 5.1. Ходатайства, наградные листы и приказы о поощрении хранят в отделе кадров в течение сроков, установленных номенклатурой дел Общества. 5.2. Копии приказов о поощрении приобщают к личным делам работников.

Утвердил

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / А. А. Смирнов /

Зачем компании положение о грамотах и благодарностях

Грамота и благодарность — самые частые поощрения в компаниях, и именно вокруг них возникает больше всего споров: кому вручать, за что, кто решает и как это отразить в документах работника. Положение снимает эти вопросы заранее: в нём перечислены виды поощрений, условия и порядок.

Трудовой кодекс относит поощрения к правам работодателя: статья 191 ТК РФ называет благодарность, премию, почётную грамоту и другие виды поощрений, а конкретный порядок оставляет на усмотрение компании. Поэтому положение утверждают приказом руководителя, и оно становится обязательным для всех подразделений.

Что включить в положение

Общие положения: назначение документа, на кого он распространяется, какие термины использует.
Виды поощрений: почётная грамота, благодарность, благодарственное письмо — с описанием, за что дают каждое.
Условия поощрения: стаж в компании, отсутствие неснятых дисциплинарных взысканий, юбилейные даты.
Кто ходатайствует: руководитель подразделения, непосредственный начальник, коллегиальный орган.
Сроки: за сколько дней до вручения подают ходатайство, в какой срок его рассматривают.
Документы: наградной лист, ходатайство, приказ о поощрении, их формы в приложениях.
Порядок вручения: где, когда и кто подписывает грамоту, кто вручает.
Запись в трудовую книжку и личную карточку работника.
Хранение документов о поощрении и сроки по номенклатуре дел.

Как разработать положение

Определите виды поощрений. Решите, что компания вручает: только благодарность и грамоту или ещё благодарственное письмо, доску почёта, корпоративный знак. Для каждого вида опишите, за какие заслуги он положен.
Установите условия. Пропишите минимальный стаж, требования к результатам и ограничения. Условия должны быть проверяемыми, чтобы решение не зависело от настроения руководителя.
Опишите путь ходатайства. Укажите, кто подаёт ходатайство, кому адресует, что прикладывает и за сколько дней до даты вручения. Без этого срока наградные листы приносят в день вручения.
Утвердите формы. Сделайте приложения: форму ходатайства, наградного листа и приказа о поощрении. Готовые формы экономят время и убирают разнобой в оформлении.
Утвердите приказом. Подпишите положение у руководителя и ознакомьте с ним руководителей подразделений и кадровую службу. С даты приказа документ работает.

Наградной лист: что в нём пишут

Наградной лист — основной документ, по которому принимают решение. В нём указывают фамилию, имя и отчество работника, должность и подразделение, дату приёма на работу, а также конкретные заслуги: какой проект закрыл, какую задачу решил, каких показателей достиг.

Общие слова «за добросовестный труд» решение не подкрепляют. Пишите факты и результаты: за что именно человек представлен к поощрению. Внизу листа — подпись руководителя подразделения и дата, затем виза генерального директора.

Частые ошибки

Виды поощрений описаны общими словами, и никто не понимает, чем грамота отличается от благодарности.
Нет срока подачи ходатайства — наградные листы приносят в день вручения, и решение принимают наспех.
В наградном листе нет конкретных заслуг: только «за добросовестный труд», проверить такое представление невозможно.
Забывают внести запись о поощрении в трудовую книжку и личную карточку работника.
Положение утверждено, но с ним не ознакомили руководителей подразделений, и каждый оформляет документы по-своему.

Частые вопросы

Обязательно ли положение о грамотах и благодарностях?

Закон этого не требует. Статья 191 ТК РФ оставляет виды поощрений и порядок их применения на усмотрение работодателя. Положение нужно компании, где поощрений много и важно, чтобы решения были единообразными и объяснимыми.

Чем почётная грамота отличается от благодарности?

Разницы в правовых последствиях нет: обе — форма поощрения по статье 191 ТК РФ. Компания сама решает, за какие заслуги вручает грамоту, а за какие объявляет благодарность, и закрепляет это в положении.

Вносят ли поощрение в трудовую книжку?

Сведения о награждении за трудовые заслуги вносят в трудовую книжку, если работодатель продолжает её вести. В электронные сведения о трудовой деятельности запись о поощрении не включают. Порядок ведения бумажной книжки устанавливает приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Можно ли поощрять внешних партнёров?

Да, если положение это предусматривает. Для партнёров и представителей других организаций вручают благодарственное письмо, а требование о стаже в компании к ним не применяют.

Сколько хранят документы о поощрении?

Срок задаёт номенклатура дел компании с опорой на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказы о поощрении и наградные листы относят к кадровым документам и хранят в отделе кадров.

Что делать, если работник не согласен с поощрением?

Поощрение — право, а не обязанность работодателя, и согласие работника на него не требуется. Отказ от грамоты или благодарности закон не регулирует: вопрос решают внутри компании.

Когда наградные листы собирают вручную

Чтобы документы о поощрении собирались сами

Ходатайства, наградные листы и приказы о поощрении проходят через несколько рук: руководитель подразделения пишет, кадры проверяют стаж и взыскания, директор подписывает. На десятках сотрудников это превращается в переписку и потерянные файлы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подтягивают данные о работнике и приносят руководителю готовый наградной лист на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»