Заявка на поставку товара: образец и бланк

Заявка на поставку — документ, которым покупатель сообщает поставщику, что и сколько ему нужно отгрузить. Ниже — бланк и заполненный образец заявки к договору поставки: с реквизитами, количеством, ценой и сроком.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567

от ООО «Ласточка»

ИНН 7707654321

Заявка на поставку товара

№ 7 к договору поставки от 12 января 2026 г. № 14/П

16 ноября 2026 г.

Прошу поставить в рамках договора поставки от 12 января 2026 г. № 14/П следующую продукцию: мука пшеничная высшего сорта — 40 мешков по 50 кг, цена 1 850 рублей за мешок; сахар-песок — 20 мешков по 50 кг, цена 2 400 рублей за мешок.

Адрес поставки: склад покупателя, г. Москва, ул. Складская, д. 5. Срок поставки — до 25 ноября 2026 года. Разгрузку обеспечивает покупатель.

Оплата — в течение 10 рабочих дней с даты поставки по счёту поставщика. Приложение: копия доверенности на приёмку товара на 1 л. в 1 экз.

Покупатель

Генеральный директор ООО «Ласточка»

____________ / А. А. Смирнов /

Что такое заявка на поставку товара

Заявка на поставку — документ, которым покупатель сообщает поставщику, какой товар, сколько и когда нужно отгрузить. Её пишут, когда договор поставки уже подписан и в нём есть условие о поставке партиями по заявкам покупателя.

Если договора нет, заявка работает как письмо-заявка: покупатель просит отгрузить товар и подтвердить цену и срок. Поставщик отвечает счётом или коммерческим предложением, и дальше стороны работают уже по этим документам.

Единой формы закон не устанавливает. Если заявка идёт к договору поставки, её форму обычно делают приложением к этому договору: тогда обе стороны заполняют один и тот же бланк, и спорить о реквизитах не приходится.

Что указать в заявке на поставку

Ссылку на договор: дату и номер — без неё заявка не привязана к обязательствам сторон.
Номер и дату самой заявки: по ним её регистрируют и отслеживают отгрузку.
Наименование товара так, как оно записано в договоре или спецификации: с артикулом, фасовкой, единицей измерения.
Количество по каждой позиции и цену за единицу, если цена не зафиксирована в спецификации.
Адрес поставки и срок: куда привезти и к какой дате.
Кто принимает товар и на основании чего: должность, фамилия, доверенность.
Подпись покупателя с расшифровкой.

Как составить заявку на поставку

Проверьте договор. Посмотрите, есть ли в договоре порядок подачи заявок: кто их направляет, в какой срок до поставки, по какой форме. Если порядок есть, следуйте ему.
Возьмите форму из приложения. Если форма заявки — приложение к договору, заполняйте именно её. Своя форма допустима, только когда договор её не задаёт.
Перечислите позиции. Каждую позицию — отдельной строкой: наименование, единица измерения, количество, цена. Сверьте с согласованной спецификацией.
Поставьте адрес и срок. Укажите адрес склада или пункта приёмки и дату, к которой товар должен быть у вас. Срок должен укладываться в срок действия договора.
Подпишите и отправьте. Отправьте заявку способом, который прописан в договоре: по почте, через ЭДО или курьером. Сохраните подтверждение отправки.

Чем заявка отличается от письма-заявки и заказа

Заявка к договору поставки — часть договора: она меняет количество и сроки в рамках уже согласованных условий, и поставщик обязан её исполнить.
Письмо-заявка — свободное обращение к поставщику, когда договора ещё нет: покупатель просит цену и наличие, поставщик отвечает счётом.
Заказ на поставку — документ внутри компании покупателя: им сотрудник просит у отдела закупок приобрести товар. Поставщику его обычно не отправляют.
Заявка на закупку материалов и заявка на продукты питания — те же реквизиты, разница только в товаре и в том, что для продуктов важны срок годности и условия хранения.

Частые вопросы

Обязателен ли образец заявки из приложения к договору?

Если договор поставки содержит форму заявки как приложение, стороны обычно обязаны использовать именно её. Своя форма допустима, только когда договор форму не задаёт или разрешает любую.

Можно ли отправить заявку на поставку по электронной почте?

Можно, если договор или деловая практика сторон это допускают. Надёжнее отправлять через систему электронного документооборота, указанную в договоре, или письмом с подтверждением получения.

Что будет, если в заявке нет срока поставки?

Сначала проверьте договор: срок может быть установлен в нём. Если договор предусматривает поставку партиями, но периоды не определены, по общему правилу товар поставляют равномерными партиями помесячно. Поэтому срок поставки по заявке — обязательный реквизит, особенно если договор предусматривает поставку партиями.

Нужна ли печать на заявке на поставку?

Нет. Заявку подписывает уполномоченное лицо покупателя; печать ставят, только если компания её использует и это принято в договоре.

Сколько хранить заявки на поставку?

Срок зависит от того, к какой группе документов компания отнесла заявки в номенклатуре дел. Заявки к договорам обычно хранят вместе с договором; конкретный срок компания закрепляет в своей номенклатуре по перечню типовых архивных документов.

Когда заявки и заказы теряются между отделами и поставщиками

Чтобы заявки собирались и уходили поставщику сами

Заявки на материалы и продукты приходят из разных отделов, их надо свести, сверить с остатками и отправить поставщику — на это уходит день, а иногда и два.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают заявки из почты и мессенджеров, проверяют позиции по договору и складу и приносят готовую заявку на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»