Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Письмо о заключении договора поставки: образец и бланк

Письмом о заключении договора поставки поставщик предлагает покупателю оформить отношения: называет товар, цену, срок и прикладывает проект договора. Ниже — бланк в Word и образец такого письма с приложением спецификации.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Вектор»

А. С. Смирнову

от ООО «Снабтехника»

Письмо о заключении договора поставки

о заключении договора поставки офисной техники

16 ноября 2026 г. № 87

ООО «Снабтехника» поставляет офисную технику и по результатам переговоров с вашим отделом закупок готово заключить договор поставки на 2027 год. Объём и номенклатура согласованы в спецификации: ноутбуки, мониторы и многофункциональные устройства.

Прошу рассмотреть приложенный проект договора поставки и до 30 ноября 2026 года направить подписанный экземпляр либо замечания к его условиям. Цена фиксируется на первый квартал 2027 года, срок первой поставки — 15 рабочих дней с даты подписания, оплата — в течение 10 рабочих дней после приёмки каждой партии.

Приложение: 1. Проект договора поставки на 12 л. в 1 экз. 2. Спецификация на 2 л. в 1 экз. 3. Прайс-лист на 1 л. в 1 экз.

Отправитель

Генеральный директор ООО «Снабтехника»

____________ / И. И. Иванов /

Что это за письмо

Письмо о заключении договора поставки — деловое письмо, которым одна сторона предлагает другой оформить поставку товара договором. Чаще его пишет поставщик: он знает свой товар, цены и сроки и первым передаёт покупателю проект.

Закон отдельной формы для такого письма не устанавливает. Договор поставки регулирует статья 506 ГК РФ: поставщик-предприниматель передаёт покупателю товар для использования в предпринимательской деятельности или иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним потреблением.

Письмо готовит почву для договора, но само договором не становится, пока стороны не согласуют все существенные условия. Поэтому к письму прикладывают проект договора или спецификацию, а не ограничиваются общими словами о намерениях.

Что указать в письме

  • Кому адресовано: должность, компания, фамилия и инициалы руководителя или того, кто принимает решение о закупке.
  • От кого: полное наименование поставщика, а при необходимости ИНН и ОГРН — по ним покупатель проверит контрагента.
  • Предмет: какой товар, в каком объёме и на какой срок предлагаете поставлять.
  • Цена и порядок оплаты: за единицу или за партию, когда и на какой срок фиксируется, как платит покупатель.
  • Срок и условия поставки: когда первая партия, кто везёт, где передаётся товар.
  • Что приложено: проект договора, спецификация, прайс-лист — с числом листов.
  • Срок ответа и способ: до какой даты ждёте подписанный договор или замечания, куда их направить.
  • Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой.

Как подготовить письмо

  1. Соберите условия. До письма согласуйте с покупателем номенклатуру, объём и ориентировочные цены — иначе письмо уйдёт впустую.
  2. Сверьте проект договора. Проверьте, что согласованы наименование и количество товара, а также условия, которые по закону или по требованию стороны должны быть согласованы. Цену и сроки поставки лучше указать прямо; если их нет, в предусмотренных законом случаях применяются общие правила их определения.
  3. Напишите письмо. Коротко: что предлагаете, на каких условиях, что приложено и к какому сроку ждёте ответ.
  4. Отправьте с подтверждением. Передайте письмо под подпись, отправьте заказным письмом с описью вложения или по электронной почте, если стороны так обмениваются документами.
  5. Зафиксируйте ответ. Подписанный договор, протокол разногласий или письменный отказ подшейте к переписке — это подтверждение хода переговоров.

Частые ошибки

  • Письмо без проекта договора и спецификации: покупателю нечего согласовывать, переписка затягивается.
  • В письме нет срока ответа — обращение теряется среди текущих дел.
  • Условия в письме расходятся с проектом договора: цена, срок или объём названы иначе, и покупатель возвращает документы.
  • Письмо подписал менеджер без полномочий, а руководитель потом оспаривает договорённости.
  • Письмо путают с претензией: претензия — требование по уже нарушенному обязательству, а здесь отношения только предлагают оформить.

Частые вопросы

Чем письмо о заключении договора поставки отличается от оферты?

Оферта — предложение заключить договор, которое связывает отправителя: если адресат её примет, договор считается заключённым (статьи 435 и 438 ГК РФ). Письмо с проектом договора часто офертой не является: в нём пишут, что условия окончательные только после подписания договора обеими сторонами. Если хотите связать себя условиями, прямо назовите письмо офертой и укажите срок для акцепта.

Обязательно ли прикладывать проект договора?

Нет, но без него письмо превращается в переписку о намерениях. Проект договора или спецификация с наименованием и количеством товара позволяют покупателю сразу увидеть условия и ответить по существу.

Можно ли отправить письмо по электронной почте?

Можно. Договор заключают и обменом документами по электронной связи, если из переписки можно достоверно установить стороны и согласованные условия (статьи 434 и 438 ГК РФ). Для надёжности укажите в письме адреса электронной почты сторон и подпишите документ.

Какие условия поставки существенны?

Наименование и количество товара — без них договор поставки не считается заключённым. Срок поставки стороны могут не указывать: тогда товар передают в разумный срок, а если из договора он не следует — в течение семи дней после требования покупателя (статья 314 ГК РФ).

Нужна ли печать на письме?

Нет. Письмо подписывает руководитель или уполномоченный представитель; печать ставят, если компания её использует и это принято в документообороте.

Сколько хранить такое письмо?

Письмо относится к переписке по договорной работе: компания устанавливает срок в своей номенклатуре дел, а документы, нужные для расчёта налогов, хранят не меньше пяти лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).

Когда переписка о поставках съедает время менеджеров

Чтобы письма и проекты договоров собирались сами

Каждому покупателю нужно письмо, спецификация и проект договора под его условия: менеджеры собирают их вручную, сверяют цены и сроки и теряют ответы в почте.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие письма и документы по шаблону, подставляют цены из прайса и приносят менеджеру готовый пакет на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы