Приказ о назначении ответственного за передачу сведений о трудовой деятельности в ПФР

Приказом компания закрепляет, кто формирует сведения о трудовой деятельности работников и передаёт их в Социальный фонд. Ниже — бланк и заполненный образец: кого назначить, что вменить, как подстраховаться на время отпуска ответственного.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ

16 ноября 2026 г. № 41

г. Москва

Приказ о назначении ответственного за передачу сведений о трудовой деятельности

о назначении ответственного за представление сведений о трудовой деятельности работников

16 ноября 2026 г. № 41

В целях исполнения статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ приказываю:

1. Назначить специалиста по кадрам Смирнову Ольгу Петровну ответственной за формирование сведений о трудовой деятельности работников и представление их в Социальный фонд России, а также за выдачу работникам сведений об их трудовой деятельности.

2. В период временного отсутствия Смирновой О. П. (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка) обязанности возложить на бухгалтера расчётной группы Кузнецову Марину Сергеевну.

3. Смирновой О. П. и Кузнецовой М. С. ознакомиться с настоящим приказом под подпись.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / А. А. Волков /

С приказом ознакомлены

Специалист по кадрам

____________ / О. П. Смирнова /

Бухгалтер расчётной группы

____________ / М. С. Кузнецова /

Зачем нужен такой приказ

Сведения о приёме, переводах и увольнении компания передаёт в Социальный фонд в электронном виде — это электронная трудовая книжка. По статье 66.1 ТК РФ работодатель формирует сведения и передаёт их в фонд. Работнику, на которого не ведётся бумажная трудовая книжка, работодатель выдаёт сведения о трудовой деятельности в предусмотренном статьёй порядке.

Кто именно в компании это делает, закон не называет. Поэтому обязанность закрепляют за конкретным человеком: приказом назначают ответственного, а в его трудовом договоре или должностной инструкции прописывают сами действия. Приказ без такой записи в договоре держится на честном слове: при споре не докажешь, что человек обязан был отправить сведения в срок.

Что вменить ответственному

Формировать сведения о приёме, переводах, увольнении и других кадровых событиях и передавать их в Социальный фонд в установленные сроки.
Следить, чтобы сведения уходили по каждому работнику, а не только по тем, кто согласился на электронную книжку: бумажную книжку ведут параллельно, но электронные сведения передают по всем.
Выдавать работнику по его письменному обращению сведения о трудовой деятельности — на бумаге или в электронном виде.
Хранить подтверждения отправки и отвечать на запросы фонда и проверяющих, если сведения не дошли или пришли с ошибкой.
Сообщать руководителю о сбоях: если выгрузка не прошла, исправлять надо сразу, а не в конце квартала.

Как оформить приказ

Выберите человека. Обычно это специалист по кадрам или бухгалтер расчётной группы — тот, у кого есть доступ к кадровым данным и к программе отчётности.
Впишите обязанности. Перечислите в приказе, что именно делает ответственный: формирует сведения, передаёт их в фонд, выдаёт работникам. Формулировки берите из статьи 66.1 ТК РФ.
Назначьте заместителя. На время отпуска, больницы или командировки обязанности должны переходить к другому человеку — иначе в эти недели сведения отправлять некому.
Закрепите в трудовом договоре. Дополнительным соглашением или новой редакцией должностной инструкции пропишите те же обязанности. Приказ сам по себе не меняет трудовую функцию.
Ознакомьте под подпись. Оба работника — ответственный и заместитель — ставят на приказе дату и подпись. Копию отдайте в бухгалтерию и в кадровое дело.

Кого назначить

Закон не требует, чтобы это был отдельный человек или руководитель. На практике ответственным делают специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителя отдела кадров — того, кто и так готовит кадровые документы.

Если в компании один бухгалтер и он же кадровик, он и будет ответственным. Если кадрового учёта нет и документы ведёт директор, приказом назначают директора — но тогда обязанность всё равно надо прописать в его договоре или в уставе, иначе получится, что человек отвечает за то, чего в его обязанностях нет.

Частые ошибки

Приказ есть, а в трудовом договоре обязанности нет: при споре не доказать, что работник должен был отправить сведения.
Не назначен заместитель — в отпуске ответственного сведения не уходят, и сроки нарушаются.
В приказе только «передавать в ПФР», а про выдачу сведений работнику забыли — это тоже обязанность по статье 66.1 ТК РФ.
Ответственного не ознакомили с приказом под подпись: работник вправе сказать, что о новых обязанностях не знал.
Сведения передают только по согласившимся на электронную книжку, а по остальным не передают — это ошибка: электронные сведения формируют по всем работникам.

Частые вопросы

Обязателен ли такой приказ по закону?

Прямой обязанности издавать именно приказ нет: статья 66.1 ТК РФ говорит о работодателе, а не о документе. Но без приказа и записи в трудовом договоре непонятно, кто отвечает за передачу, — поэтому его издают почти все компании, а проверяющие спрашивают, кто отвечает за электронные трудовые книжки.

Можно ли назначить ответственным директора?

Можно. Тогда в приказе указывают его должность и фамилию, а обязанность закрепляют в трудовом договоре директора или в уставе, если по уставу это вопрос его компетенции. Подписывает такой приказ сам директор.

Нужно ли знакомить с приказом всех работников?

Нет. Достаточно ознакомить ответственного и его заместителя — тех, кому приказом что-то вменено. Остальных работников он не касается.

Что будет, если сведения не передать вовремя?

Компанию и должностное лицо могут привлечь к ответственности за нарушение порядка представления сведений о трудовой деятельности. Кроме того, работник, которому вовремя не передали сведения о стаже, вправе жаловаться в трудовую инспекцию и в фонд, а ошибки в сведениях исправлять придётся задним числом.

Нужно ли издавать приказ заново при смене ответственного?

Да. Назначают нового человека новым приказом или приказом об изменении прежнего: указывают, с какой даты прежний освобождён, а новый назначен. Обязанности нового работника закрепляют в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Когда кадровые документы делает кто придётся

Чтобы приказы и кадровые сведения собирались без ручной рутины

Приказы, согласия и сведения о трудовой деятельности повторяются из месяца в месяц, и на них уходит время кадровика или бухгалтера.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют данные работника с кадровой системой и приносят на подпись готовый файл.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»