Должностная инструкция помощника руководителя: образец

Должностная инструкция помощника руководителя описывает, что именно он делает для директора: планирует встречи, готовит документы к подписи, ведёт поручения и переписку. Ниже — готовый образец с пятью разделами и бланк, по которому инструкцию собирают под свою компанию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 13 КБ Образец в PDFPDF, 76 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

16 ноября 2026 г.

Должностная инструкция помощника руководителя

1. Общие положения

1.1. Помощник руководителя относится к категории технических исполнителей и подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.2. На должность помощника руководителя назначается лицо с высшим или средним профессиональным образованием и стажем работы по документационному обеспечению управления не менее одного года.

1.3. Помощник руководителя в работе руководствуется Трудовым кодексом РФ, профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утверждённым приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, локальными актами общества и настоящей инструкцией.

1.4. Назначение на должность и освобождение от неё оформляют приказом генерального директора.

2. Должностные обязанности

2.1. Помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности: планирует и организует встречи, совещания и поездки руководителя, готовит к ним материалы и повестку; ведёт календарь руководителя и напоминает о сроках.

2.2. Принимает входящую корреспонденцию на имя руководителя, регистрирует её, сортирует по срочности и передаёт на рассмотрение; готовит проекты ответов и писем.

2.3. Готовит проекты приказов, распоряжений, писем и служебных записок, проверяет оформление документов по ГОСТ Р 7.0.97-2025, передаёт их на подпись и следит за исполнением.

2.4. Ведёт учёт поручений руководителя: фиксирует сроки, напоминает исполнителям, собирает результат и докладывает руководителю о состоянии исполнения.

2.5. Организует приём посетителей и телефонные переговоры руководителя, отвечает на обращения, перенаправляет вопросы по компетенции.

2.6. Собирает и оформляет материалы для совещаний, ведёт протоколы, рассылает их участникам.

2.7. Обеспечивает сохранность документов, проходящих через приёмную, и передаёт их в архив в установленном порядке.

3. Права

3.1. Помощник руководителя вправе запрашивать в структурных подразделениях документы и сведения, необходимые для выполнения своих обязанностей.

3.2. Требовать от исполнителей соблюдения сроков по поручениям руководителя.

3.3. Вносить руководителю предложения по улучшению документооборота и порядка работы приёмной.

3.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его работы.

4. Ответственность

4.1. Помощник руководителя несёт дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.

4.2. Несёт материальную ответственность за ущерб, причинённый обществу, в пределах, установленных Трудовым кодексом РФ и договором о полной материальной ответственности, если такой договор заключён.

4.3. Несёт ответственность за разглашение персональных данных работников и сведений, отнесённых к коммерческой тайне общества.

5. Заключительные положения

5.1. Инструкция вступает в силу с даты утверждения и действует до замены новой редакцией.

5.2. Работник знакомится с инструкцией под подпись до начала работы; лист ознакомления хранится в личном деле.

5.3. Изменения в инструкцию вносят приказом руководителя; с изменениями работника знакомят под подпись.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

С инструкцией ознакомлен

Помощник руководителя

____________ / А. А. Смирнова /

Зачем помощнику руководителя должностная инструкция

Помощник руководителя работает в серой зоне: рядом с директором, но без своего отдела, и границы его задач каждый понимает по-своему. Инструкция фиксирует, что он делает сам, что готовит на подпись и за что отвечает.

Для работника это защита от бесконечного «ещё вот это срочно», для компании — основание спросить за результат. Без документа обязанности складываются стихийно, и при споре доказать, что сотрудник что-то не сделал, нечем.

Что входит в инструкцию

Общие положения: к какой категории относится должность, кому подчиняется помощник, какое образование и стаж нужны.
Должностные обязанности: планирование встреч и календаря, работа с корреспонденцией, подготовка документов на подпись, контроль поручений, приём посетителей, протоколы.
Права: запрашивать документы в подразделениях, требовать соблюдения сроков, вносить предложения по документообороту.
Ответственность: дисциплинарная и материальная по Трудовому кодексу, за разглашение персональных данных и коммерческой тайны.
Заключительные положения: с какого момента действует, как работника знакомят под подпись, как вносят изменения.

На что опереться при составлении

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утверждён приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. В нём описаны трудовые действия по документационному и организационному обеспечению: приём и регистрация корреспонденции, подготовка проектов документов, организация совещаний, контроль исполнения поручений.

Профстандарт обязателен в части требований к квалификации, которые установлены Трудовым кодексом, федеральными законами и иными нормативными актами — об этом говорит статья 195.3 ТК РФ. Остальное компания берёт из профстандарта по своему усмотрению и переносит в инструкцию те действия, которые нужны именно ей.

Оформление документов, которые помощник готовит, подчиняется ГОСТ Р 7.0.97-2025: реквизиты, дата, номер, адресат, подпись. Это стоит упомянуть в обязанностях, чтобы проверка оформления была его задачей, а не поводом для спора.

Как составить и утвердить инструкцию

Возьмите профстандарт 333н. Выпишите из него трудовые действия, которые совпадают с реальной работой помощника в компании.
Соберите фактические задачи. Спросите директора и самого помощника, что тот делает за неделю: встречи, письма, поручения, поездки, протоколы.
Разложите по пяти разделам. Общие положения, обязанности, права, ответственность, заключительные положения — так инструкцию удобно читать и менять.
Утвердите приказом. Инструкцию утверждает руководитель, на документе ставят гриф утверждения или издают отдельный приказ.
Ознакомьте под подпись. Работник ставит подпись в листе ознакомления до начала работы; лист хранится в личном деле.

Частые ошибки

Переписывают обязанности секретаря целиком, хотя помощник руководителя работает с поручениями и документами директора, а не с общим потоком посетителей.
Пишут «выполняет поручения руководителя» без расшифровки — под такую формулировку можно подвести любую работу, и она ничего не регулирует.
Вводят виды ответственности, которых нет в Трудовом кодексе, например штрафы за ошибки в документах.
Забывают про конфиденциальность, хотя помощник видит переписку, зарплаты и планы компании.
Не знакомят работника под подпись — тогда инструкция не работает как документ, обязывающий сотрудника.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция по закону?

Трудовой кодекс прямо её не требует. Но обязанности работника нужно закрепить в трудовом договоре или в локальном акте, на который договор ссылается, — инструкция и есть такой акт. Без неё сложно доказать неисполнение обязанностей при дисциплинарном взыскании.

Можно ли взять готовый образец и не менять?

Можно взять за основу, но под свою компанию список обязанностей придётся переписать: у одного помощника это в основном документы и поручения, у другого — поездки и встречи. Чужие обязанности в инструкции создают споры о том, что работник обязан делать.

На какой профстандарт ссылаться?

На профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утверждённый приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. В нём есть трудовые действия и требования к образованию, которые подходят для помощника руководителя.

Нужно ли указывать в инструкции требования к образованию и стажу?

Да, в разделе общих положений. Если компания готова взять человека без опыта, требование можно смягчить: например, среднее профессиональное образование без требований к стажу. Главное, чтобы формулировка совпадала с тем, кого реально берут на должность.

Как вносить изменения в инструкцию?

Приказом руководителя: готовят новую редакцию или лист изменений, утверждают и знакомят работника под подпись. Если меняются обязанности, это оформляют и дополнительным соглашением к трудовому договору, когда инструкция была его приложением.

Сколько хранить должностную инструкцию?

Инструкцию хранят в деле вместе с локальными актами компании, а лист ознакомления — в личном деле работника. Сроки устанавливает номенклатура дел компании по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Читать в журнале

Поручения теряются, а помощник тонет в пересылке писем

Чтобы поручения и документы не зависали

Помощник руководителя тратит день на то, чтобы собрать статусы по поручениям, напомнить исполнителям и свести ответы в одну таблицу. Часть этой работы можно передать программе.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают поручение, ставят срок, напоминают исполнителю и приносят руководителю готовый статус. Агент подключается к почте, мессенджерам и CRM и проверяется на реальных случаях компании.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»