Отчёт о расходовании денежных средств: образец и бланк

Отчёт о расходовании денежных средств составляет сотрудник, получивший деньги под отчёт: он показывает, на что ушли суммы, сколько потрачено и что осталось. Ниже — бланк и заполненный образец с командировкой и приложенными чеками.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера отдела закупок

И. И. Иванова

Отчёт о расходовании денежных средств

за подотчётную сумму, выданную на командировку и хозяйственные нужды

16 ноября 2026 г. № 27

Под отчёт по расходному кассовому ордеру от 9 ноября 2026 г. № 58 получено 42 000 рублей на командировку в Екатеринбург и закупку канцелярских товаров для отдела.

Израсходовано 39 640 рублей: проезд 8 200, проживание 12 400, суточные 4 900, канцелярские товары 14 140. Остаток 2 360 рублей внесён в кассу приходным кассовым ордером от 16 ноября 2026 г. № 71.

Приложение: чеки и квитанции на 14 л., авансовый отчёт № 27 на 1 л.

Автор отчёта

Менеджер отдела закупок

____________ / И. И. Иванов /

Согласовано

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Что показывает отчёт о расходовании денежных средств

Отчёт о расходовании денежных средств — внутренний документ, которым сотрудник закрывает сумму, полученную под отчёт. В нём видно, сколько денег выдано, на что они потрачены, чем подтверждены траты и сколько осталось.

Единой формы в законе нет. Компания утверждает свой бланк в учётной политике или инструкции по делопроизводству. В бухгалтерию сотрудник вместе с отчётом сдаёт авансовый отчёт по форме, утверждённой постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55, и прикладывает к нему чеки, квитанции, билеты и счета.

Что указать в отчёте

Кому адресован отчёт: руководителю или главному бухгалтеру, с должностью и фамилией.
Автора: должность, фамилию и инициалы, подразделение.
Основание: номер и дату расходного кассового ордера или платёжного поручения, по которому выданы деньги.
Назначение выданной суммы: командировка, закупка, представительские расходы.
Таблицу расходов: дата, назначение, сумма, реквизиты подтверждающего документа.
Итог: сколько получено, сколько израсходовано, сколько возвращено в кассу или перерасходовано.
Приложения: чеки, квитанции, билеты, счета — с количеством листов.
Подпись автора и отметку бухгалтера о принятии отчёта.

Как заполнить отчёт

Возьмите выданную сумму. Впишите сумму и реквизиты документа, по которому получили деньги: расходный кассовый ордер, платёжное поручение или корпоративная карта.
Соберите подтверждения. К каждой трате — чек, квитанция, билет или счёт. Без документа расход не подтверждён, и бухгалтерия его не примет.
Заполните таблицу расходов. Построчно: дата, на что потрачено, сумма, номер и дата документа. Итог по таблице должен сойтись с суммой подтверждённых трат.
Посчитайте остаток. Из полученной суммы вычтите израсходованное. Остаток внесите в кассу, перерасход возместят по тому же отчёту.
Сдайте отчёт с приложениями. Отметьте количество листов приложений и передайте отчёт в бухгалтерию; копию оставьте у себя.

Частые ошибки

Нет реквизитов расходного ордера — непонятно, какую именно выдачу закрывает отчёт.
Итог по таблице не сходится с суммой чеков: бухгалтерия возвращает отчёт на доработку.
Траты без подтверждающих документов: такие суммы удерживают из зарплаты или относят на доход сотрудника.
Отчёт сдан позже срока, установленного компанией, — нарушение кассовой дисциплины и повод для замечания.
Один отчёт на несколько выдач сразу: каждую подотчётную сумму закрывают отдельным отчётом.

Частые вопросы

Чем отчёт о расходовании денежных средств отличается от авансового отчёта?

Авансовый отчёт — форма № АО-1 из постановления Госкомстата от 01.08.2001 № 55, её применяют для расчётов с подотчётными лицами. Отчёт о расходовании — внутренний документ компании: в нём удобнее показать таблицу трат и остаток. Часто компании совмещают оба: заполняют АО-1 и прикладывают свой отчёт с расшифровкой расходов.

В какой срок сотрудник обязан отчитаться за подотчётные деньги?

Срок устанавливает руководитель компании письменно — в приказе, положении о подотчётных лицах или в заявлении на выдачу. Для командировок общий ориентир — три рабочих дня после возвращения, но точный срок задаёт внутренний документ компании.

Что будет, если не подтвердить расходы чеками?

Неподтверждённую сумму бухгалтерия не примет в расходы. Работодатель вправе удержать её из зарплаты, а если сотрудник не вернёт деньги добровольно — взыскать в порядке, установленном трудовым законодательством. С суммы, которую признают доходом работника, удержат НДФЛ.

Можно ли отчитываться за траты по корпоративной карте этим отчётом?

Да, если компания так решила. По карте банк даёт выписку, а сотрудник прикладывает чеки и заполняет отчёт о расходовании — так видно, на что ушли деньги. Порядок закрепляют в учётной политике или положении о подотчётных лицах.

Нужно ли прикладывать отчёт к авансовому отчёту?

Если в компании оба документа, отчёт о расходовании служит расшифровкой к авансовому. В АО-1 указывают общий итог и приложения, а таблица трат идёт в отчёте о расходовании. Так бухгалтерии проще проверить каждую сумму.

Подотчётные деньги теряются в чеках и таблицах

Чтобы отчёты собирались без ручной сверки

Отчёты о расходовании, чеки и авансовые отчёты съедают время бухгалтерии: каждую сумму надо сверить с документом, проверить остаток и вернуть на доработку, если что-то не сходится.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают отчёты и приложения, сверяют суммы с выдачами и приносят бухгалтеру готовую проверку — с расхождениями, выделенными отдельно.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»