Акт проверки наличия и состояния архивных документов: образец и бланк

Акт проверки наличия и состояния архивных документов фиксирует итог сверки описей с тем, что реально лежит в архиве: сколько дел числится, какие номера пропущены, что повреждено и чего не хватает. Ниже — заполненный образец и бланк, по которому акт составляют в организации.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Ромашка»

А. А. Смирнов

20 ноября 2026 г.

Акт

проверки наличия и состояния архивных документов

20 ноября 2026 г. № 7

Фонд № 12. Название фонда: ООО «Ромашка». Номера описей: № 1–4. Проверка проводилась с 9 по 18 ноября 2026 года.

Проверкой установлено: по описям числится 1 248 единиц хранения. Выявлены технические ошибки: имеются литерные номера, не учтённые в итоговой записи, — 3 единицы хранения; пропущено номеров, не учтённых в итоговой записи, — 2 единицы хранения.

Не обнаружено при проверке 4 единицы хранения: опись № 2, дела № 118, 121, 137, 204. По ним организован розыск, акт о необнаружении будет составлен по его результатам.

Состояние документов: у дела № 3 по описи № 4 повреждены корешок и первые листы, требуется реставрация. Остальные дела пригодны для дальнейшего хранения.

Приложение: листы проверки наличия и состояния архивных документов — 4 л. в 1 экз.; акт о технических ошибках в учётных документах — 1 л. в 1 экз.

Председатель комиссии

Заместитель директора

____________ / П. П. Петров /

Члены комиссии

Заведующий архивом

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен акт проверки наличия и состояния архивных документов

Проверку наличия и состояния архивных документов проводят, чтобы убедиться: всё, что записано в описях, действительно лежит в архиве, а сами дела не разрушаются от времени. Сверяют описательные статьи описи с описанием дел на обложках, физическое состояние определяют визуальным просмотром — проверку организуют по действующим правилам хранения и учёта архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Результат проверки фиксируют в двух документах. Сначала исполнители заполняют лист проверки наличия и состояния архивных документов прямо в ходе сверки, как правило на каждую опись отдельно. На основании листа составляют акт проверки наличия и состояния архивных документов — он утверждается руководителем и становится основанием для изменений в учётных документах архива.

Что указать в акте

Гриф утверждения: должность руководителя, его подпись и дату — без утверждения проверка не считается законченной.
Номер фонда, его название и номера всех описей, которые проверяли.
Даты начала и окончания проверки.
Сколько единиц хранения числится по описям.
Технические ошибки: литерные номера и пропущенные номера, учтённые и не учтённые в итоговой записи.
Недостачу: какие именно дела не обнаружены, по какой описи и под какими номерами.
Состояние документов: что повреждено и какие меры нужны.
Перечень приложений: листы проверки, акт о технических ошибках, акт о необнаружении.
Подписи председателя и членов комиссии.

Как составить акт

Соберите описи и учётные документы. Проверку ведёт комиссия, назначенная руководителем организации. На руках нужны все описи фонда и итоговые записи к ним.
Сверьте опись с обложками. Пройдите дела по порядку и отметьте каждое в листе проверки. В описи при проверке ничего не исправляют и пометок не делают.
Запишите расхождения. Литерные номера, пропущенные номера, дела не по фонду, повреждения — всё идёт в лист проверки и затем в акт.
Организуйте розыск недостающих дел. Если дела не обнаружены, начинается розыск: он идёт в течение одного года с даты выявления отсутствия, срок можно продлить ещё на год.
Составьте и утвердите акт. Перенесите итоги из листов проверки в акт, подпишите комиссией и утвердите у руководителя, затем внесите изменения в учётные документы.

Частые ошибки

Исправляют опись прямо в ходе проверки: записи и пометки в основных учётных документах не допускаются.
Вносят найденные неучтённые дела в опись сразу — их обрабатывают и описывают только после завершения проверки.
Забывают записать в конце просмотренной описи слово «ПРОВЕРЕНО» с номером и датой акта.
Не указывают, какие номера учтены в итоговой записи, а какие нет, — из-за этого итог не сходится.
Считают проверку законченной после подписания листов, не утвердив акт и не поправив учётные документы.

Частые вопросы

Когда проверка наличия и состояния архивных документов считается завершённой?

После утверждения акта проверки наличия и состояния архивных документов и внесения по её результатам изменений в архивные учётные документы. Подписанный комиссией, но не утверждённый акт итогом проверки не становится.

Что делать, если дела не нашлись?

Организуется розыск, он идёт в течение одного года с даты выявления отсутствия; срок допускается продлить ещё на один год. Если розыск ничего не дал, составляют отдельный акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, и прикладывают к нему справку о проведении розыска.

Нужен ли отдельный акт о технических ошибках?

Да, если в учётных документах нашлись ошибки — литерные и пропущенные номера, — составляют акт о технических ошибках в учётных документах. Акт проверки наличия и состояния фиксирует сами расхождения, акт о технических ошибках — исправления в учёте.

Можно ли составить один лист проверки на весь фонд?

Можно, если фонд небольшой по объёму: тогда один лист проверки составляют на все описи. В остальных случаях лист заводят на каждую опись отдельно, а листы нумеруют в валовом порядке в пределах фонда по каждой проверке.

Кто подписывает акт?

Председатель и члены комиссии, которые проводили проверку; листы проверки подписывают исполнители. Утверждает акт руководитель организации или его заместитель, курирующий архив.

Проверки, описи и акты отнимают время у руководителя

Чтобы архивные бумаги собирались без ручной сверки

Сверка описей, листы проверки и акты — работа по шаблону, но она занимает дни у тех, кто и так загружен.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют номера дел с описью и приносят руководителю готовый акт на утверждение.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»