Договор на уничтожение документов: образец и как оформить

Документы с персональными данными и бухгалтерские бумаги можно уничтожить своими силами или поручить исполнителю. Необходимость лицензии проверяют по виду деятельности и классу опасности отходов. Ниже — образец договора, акт об уничтожении и порядок, при котором проверяющие увидят: бумаги уничтожены законно и вовремя.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора П. П. Петрова, действующего на основании устава,

и ООО «Архив-Сервис», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице директора А. С. Смирнова, действующего на основании устава,

Договор на оказание услуг по уничтожению документов

№ ____ от «___» __________ 20__ г.

12 января 2027 г. № 3

1. Предмет договора. Исполнитель оказывает услуги по уничтожению документов Заказчика, перечисленных в описи (приложение № 1): измельчает бумажные документы, уничтожает электронные файлы и носители. Услуги оказываются на основании лицензии на деятельность по сбору, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию, размещению отходов I–IV классов опасности.

2. Порядок передачи. Документы передаются по описи с указанием количества листов и дел. Бумажные документы уничтожаются способом, исключающим восстановление текста. Электронные документы уничтожаются с сертифицированных носителей Заказчика в его присутствии либо на территории Исполнителя с составлением протокола.

3. Подтверждение. По итогам оказания услуг стороны подписывают акт об уничтожении документов, в котором указывают перечень уничтоженных дел, количество листов, способ уничтожения и дату. Акт подписывают представители обеих сторон.

4. Конфиденциальность. Исполнитель не раскрывает сведения из документов Заказчика третьим лицам и не использует их для собственных целей. Обязательство действует и после окончания договора.

5. Срок действия и прочие условия. Договор вступает в силу с даты подписания и действует до полного исполнения обязательств. Споры стороны решают путём переговоров, при недостижении согласия — в арбитражном суде по месту нахождения Заказчика.

Заказчик

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Исполнитель

Директор ООО «Архив-Сервис»

____________ / А. С. Смирнов /

Когда нужен договор на уничтожение документов

Документы с персональными данными, бухгалтерские бумаги и кадровые дела нельзя просто выбросить: у каждого своя норма хранения, а по истечении срока их уничтожают установленным порядком. Договор с лицензированной компанией закрывает этот шаг: по нему видно, кто, когда и какие документы уничтожил.

Закон о персональных данных требует уничтожить данные, когда цель обработки достигнута или согласие отозвано (ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Уничтожение персональных данных подтверждают актом. Если данные обрабатывали с использованием средств автоматизации, дополнительно нужна выгрузка из журнала регистрации событий информационной системы. Договор с исполнителем становится основанием для этих записей.

Что проверить у исполнителя до подписания

Проверьте, нужна ли исполнителю лицензия на обращение с отходами с учётом вида работ и класса опасности отходов. Если нужна — сверьте лицензию и разрешённые виды деятельности.
Перечень работ в лицензии: должна быть указана обработка или утилизация отходов, а не только вывоз.
Способ уничтожения: измельчение до нечитаемого состояния, сжигание, химическая обработка. Способ должен исключать восстановление текста.
Порядок передачи: опись, взвешивание, вывоз, присутствие представителя заказчика.
Готовность подписать акт об уничтожении с перечнем дел и количеством листов.
Условие о конфиденциальности — сведения из документов не должны уходить третьим лицам.

Как оформить уничтожение документов

Определите, что можно уничтожать. Сверьтесь с номенклатурой дел и сроками хранения. Документы по личному составу, бухгалтерскую отчётность и налоговые регистры до истечения срока уничтожать нельзя: за это отвечает руководитель.
Составьте опись. Перечислите дела и документы: название, период, количество листов. Опись — приложение к договору; без неё нельзя доказать, что уничтожено именно то, что положено.
Проверьте лицензию. Запросите копию лицензии и выписку из реестра. Сверьте адрес места ведения работ и виды отходов, с которыми работает исполнитель.
Передайте документы и подпишите акт. Передайте бумаги по описи, при уничтожении электронных документов — с протоколом. После услуги подпишите акт: в нём перечень дел, количество листов, способ и дата уничтожения.
Сохраните подтверждения. Договор, опись и акт храните вместе с номенклатурой дел. Для персональных данных сделайте запись в журнале учёта уничтожения.

Частые ошибки

Уничтожают документы до истечения срока хранения — по кадровым и бухгалтерским бумагам это нарушение, за которое отвечает руководитель.
Нет описи: в акте написано «документы согласно перечню», а перечня нет — доказать объём уничтоженного нечем.
Не проверили вид работ и класс опасности отходов: если деятельность исполнителя подлежит лицензированию, отсутствие лицензии нарушает требования закона.
Акт подписан одной стороной или без даты — проверяющие не принимают такой документ.
Электронные документы удаляют с рабочего компьютера без протокола — восстановить файлы может любой, у кого есть доступ к диску.

Частые вопросы

Можно ли уничтожить документы своими силами, без договора?

Бумажные документы компания вправе уничтожить сама, обеспечив конфиденциальность и оформив необходимые подтверждения. Нужна ли лицензия на дальнейшее обращение с отходами, зависит от вида деятельности и класса опасности отходов. Практичнее передать уничтожение лицензированной компании.

Сколько хранить договор и акт об уничтожении?

Договор и акт храните столько же, сколько документы, которые они подтверждают, — до истечения срока хранения уничтоженных дел. Акт об уничтожении персональных данных и, когда она требуется, выгрузку из журнала регистрации событий храните три года с момента уничтожения данных. Срок хранения договора и других документов определите по применимому архивному перечню.

Нужен ли акт, если документы уничтожил сам заказчик?

Да. Акт об уничтожении с перечнем дел, количеством листов, способом и датой — основной документ, который подтверждает, что бумаги уничтожены законно. Его подписывает комиссия или ответственный работник.

Что делать с электронными документами и носителями?

Электронные документы уничтожают так, чтобы их нельзя было восстановить: стирают с сертифицированного носителя, уничтожают сам носитель или используют программу гарантированного удаления. По итогам составляют протокол или акт с указанием носителей и способа уничтожения.

Можно ли включить в договор условие о вывозе документов с территории заказчика?

Да. В договоре указывают, где уничтожают документы — на территории заказчика или исполнителя, — и кто отвечает за перевозку. При вывозе бумаги передают по описи, а акт подписывают после уничтожения.

Когда бумаг становится больше, чем времени

Чтобы документы собирались и уходили по правилам

Опись, акт, журнал учёта — каждый документ требует ручной работы, и на них уходит время ответственного за архив.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят описи и акты по шаблону, сверяют сроки хранения с номенклатурой дел и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»