Приказ о закреплении печати за ответственным лицом: образец

Приказ закрепляет печать за конкретным сотрудником: кто её хранит, где, когда ставит и что делает при утере. Ниже — бланк и заполненный образец приказа об использовании печати.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 27

г. Москва

Приказ

о закреплении печати за ответственным лицом

16 ноября 2026 г.

В целях сохранности печати ООО «Ромашка» и контроля за её использованием приказываю:

1. Закрепить печать ООО «Ромашка» за секретарём-референтом А. С. Смирновой, возложить на неё ответственность за хранение, выдачу и учёт печати.

2. Хранить печать в сейфе приёмной, доступ к сейфу имеет только А. С. Смирнова. Выдавать печать под запись в журнале учёта с указанием даты, документа и подписи получившего.

3. Ставить печать только на документах, подписанных директором или лицом, действующим по доверенности. Перечень документов, на которые ставится печать, — в приложении 1 к приказу.

4. При утере или порче печати немедленно сообщить директору, составить акт и заказать новый оттиск. До замены печати документы с прежним оттиском не выдавать.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлена

Секретарь-референт

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем закреплять печать приказом

Печать — не обязательный реквизит большинства документов, но если компания ею пользуется, кто-то должен отвечать за её хранение. Приказ называет такого сотрудника и описывает порядок: где лежит печать, кому и под какую запись её выдают, на какие документы ставят.

Без приказа ответственность размыта: печать лежит в общем ящике, ставит её любой, кто попросит, а при утере виноватых нет. Приказ закрывает этот пробел и служит доказательством при споре с контрагентом или при проверке.

Что прописать в приказе

Кому передаёте печать: должность, фамилия и инициалы сотрудника.
Где хранится печать: сейф, помещение, кто имеет к нему доступ.
Порядок выдачи: журнал учёта, запись о дате, документе и получателе.
Какие документы заверяются печатью: договоры, акты, справки — перечень можно вынести в приложение.
Кто подписывает документы, на которые ставится печать: директор или лицо по доверенности.
Что делать при утере или порче: сообщить руководителю, составить акт, заказать новый оттиск.
Кто контролирует исполнение приказа.

Как оформить приказ

Определите ответственного. Выберите сотрудника, который постоянно на месте и имеет доступ к сейфу: секретаря, офис-менеджера, бухгалтера.
Опишите хранение. Укажите место хранения и круг лиц с доступом. Чем уже круг, тем проще установить виновного при утере.
Заведите журнал. Заведите журнал учёта выдачи печати: дата, кому выдана, для какого документа, подпись получившего и вернувшего.
Перечислите документы. Составьте перечень документов, на которые ставится печать. Всё, чего в перечне нет, заверяет только директор.
Ознакомьте сотрудника. Ознакомьте ответственного с приказом под подпись — с даты ознакомления он отвечает за печать.

Частые ошибки

В приказе нет места хранения — печать формально закреплена, а фактически лежит где придётся.
Не заведён журнал выдачи: невозможно доказать, кто и когда ставил оттиск.
Печать закреплена за сотрудником, который уходит в отпуск, а замену не предусмотрели.
Перечень документов не составлен, и печать ставят на что угодно, включая черновики и рекламные листовки.
При утере не составляют акт — новый оттиск заказывают молча, а старый может всплыть на чужом договоре.

Частые вопросы

Обязательна ли печать для ООО?

Нет. Общество вправе иметь печать, но не обязано; сведения о ней указывают в уставе, если печать есть. Если компания печатью пользуется, порядок её хранения и использования закрепляют внутренним документом — приказом или инструкцией по делопроизводству.

Можно ли закрепить печать за несколькими сотрудниками?

Можно, но лучше назначить одного ответственного за хранение и учёт, а остальным выдавать печать под запись в журнале. Так при утере понятно, у кого печать была в конкретный день.

Нужен ли отдельный приказ об использовании печати?

Достаточно одного приказа: в нём закрепляют ответственного и описывают порядок использования. Если правил много, приказ утверждает инструкцию по работе с печатью, а перечень документов выносят в приложение.

Что делать, если печать утеряна?

Сообщить руководителю, составить акт об утере с указанием обстоятельств и заказать новый оттиск. Пока печать не заменена, документы с прежним оттиском не выдавайте, а контрагентов предупредите о замене печати письмом.

Нужно ли знакомить с приказом всех сотрудников?

Достаточно ознакомить ответственного за печать и тех, кто получает её по журналу. Остальные узнают порядок из инструкции по делопроизводству.

Печать закреплена, а документы всё равно теряются

Чтобы бумаги собирались по правилам без ручного контроля

Журнал выдачи, перечень документов и напоминания о замене печати держатся на человеке: в отпуске или в спешке правила забываются.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят документы по шаблону, проверяют подписи и реквизиты и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»