Запись в трудовой книжке об увольнении по сокращению штата: образец 2023

В трудовой книжке основание увольнения пишут дословно так, как оно названо в Трудовом кодексе, — со ссылкой на пункт, часть и статью. Для сокращения это пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. Ниже — образец заполнения граф 1–4 и разбор случаев, когда запись приходится исправлять.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Сведения о работе

Фамилия, имя, отчество работника

Запись в трудовой книжке

об увольнении в связи с сокращением штата

15 марта 2023 г.

Графа 1 — порядковый номер записи, следующий за предыдущей.

Графа 2 — дата прекращения трудового договора: как правило, последний день работы.

Графа 3 — сведения о приёме на работу, переводе, увольнении.

Графа 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись.

В графе 3: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

В графе 4: «Приказ от 15.03.2023 № 42-к».

Запись заверяет подписью лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, и печатью организации при её наличии. Работник знакомится с записью под подпись в личной карточке.

Работник

С записью ознакомлен

____________ / И. И. Иванов /

Ответственное лицо

Специалист по кадрам

____________ / П. П. Петрова /

Какую формулировку писать

Запись об основании увольнения должна дословно повторять формулировку Трудового кодекса и содержать ссылку на статью, часть и пункт — это требование статьи 84.1 ТК РФ. Для сокращения кодекс даёт одну формулировку на два случая: «сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя» — пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Поэтому в графе 3 пишут: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Если сокращали должность, а не людей по одинаковым должностям, слово «штата» точнее; если уменьшали число работников одной должности — пишут «сокращением численности». Ссылка на норму в обоих случаях одна и та же.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н и действует до 01.09.2027. Он требует в графе 4 указать наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись, — приказа об увольнении.

Что проверить перед тем, как писать

Издан приказ об увольнении по форме № Т-8 или по форме, утверждённой в компании, и работник с ним ознакомлен под подпись.
В приказе основание названо так же, как потом в трудовой книжке: пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Соблюдены сроки: о предстоящем сокращении работника предупредили персонально и под подпись не менее чем за два месяца (статья 180 ТК РФ).
Работнику предложены все подходящие вакансии, включая нижестоящие и нижеоплачиваемые, — в течение всего срока предупреждения.
Выплачены выходное пособие и средний заработок на период трудоустройства по статье 178 ТК РФ, компенсация за неиспользованный отпуск.
Работник ознакомлен с записью в трудовой книжке под подпись в личной карточке; при отказе составлен акт.

Как внести запись в трудовую книжку

Откройте последний заполненный разворот. Новая запись идёт следующей по порядку, без пропусков строк между записями одного раздела.
Поставьте номер и дату. В графе 1 — порядковый номер, в графе 2 — дата прекращения трудового договора. Обычно это последний день работы; если работник не работал, но за ним сохранялось место, дата прекращения может с ним не совпадать.
Напишите основание. В графе 3 — формулировка из пункта 2 части 1 статьи 81 ТК РФ с указанием, что именно сокращено: штат или численность.
Сощлитесь на приказ. В графе 4 — «Приказ» с датой и номером, без кавычек и лишних слов.
Заверьте и ознакомьте. Подпись ответственного за трудовые книжки лица, печать организации при её наличии, ознакомление работника в личной карточке.

Чем сокращение штата отличается от сокращения численности

Сокращение штата — это исключение из штатного расписания должностей и подразделений. Должность может быть единственной в компании: её убирают, и работать больше некому. Сокращение численности — уменьшение числа работников на одинаковых должностях: из пяти менеджеров оставляют двух.

Для записи в трудовой книжке различие не меняет ссылку на норму, но должно совпадать с приказом и уведомлением. Если в уведомлении написано «сокращение штатной единицы», а в трудовой — «сокращение численности», работник вправе требовать исправления: запись должна точно соответствовать основанию, по которому его уволили.

Спор решается в пользу работника и в тех случаях, когда в книжке стоит общая формулировка без указания, что сокращено. Инспектор труда и суд смотрят на приказ и уведомление: запись должна с ними совпадать.

Частые ошибки в записи

Ссылаются на статью 81 ТК РФ без пункта и части — запись считается неточной.
Пишут «уволен по сокращению» без слов «трудовой договор расторгнут» и без указания, что сокращено.
Указывают в графе 4 только номер приказа без даты или только дату без номера.
Ставят дату издания приказа вместо дня увольнения или наоборот, когда работник фактически работал в другой день.
Зачёркивают неверную запись вместо исправления по правилам: следующей записью признают её недействительной и вносят правильную.

Частые вопросы

Можно ли исправить запись, если в ней указано сокращение численности вместо сокращения штата?

Да. Работник пишет заявление работодателю с просьбой исправить запись, приложив копию уведомления и приказа. Работодатель следующей записью признаёт неверную недействительной и вносит правильную. При отказе спор решает суд или государственная инспекция труда.

Что делать, если трудовая книжка ведётся в электронном виде?

Бумажную книжку работнику не заводят, сведения подают в СФР по форме ЕФС-1 при увольнении. Формулировка основания в сведениях о трудовой деятельности та же: пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. Работник получает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Каким днём увольняют при сокращении?

Последним днём работы, если работник продолжает работать до истечения срока предупреждения. Если он согласился уйти раньше, — днём, указанным в его письменном согласии. При длительной болезни или отпуске дата увольнения сдвигается на день выхода, если работник не согласился на увольнение раньше.

Нужно ли писать в трудовой книжке причину сокращения?

Нет. Достаточно формулировки основания из Трудового кодекса и ссылки на пункт 2 части 1 статьи 81. Причины — падение выручки, реорганизация, закрытие направления — в книжку не переносят, они остаются в приказе и уведомлении.

Что делать, если работник отказывается знакомиться с записью?

Составляют акт об отказе в присутствии двух свидетелей. Запись в трудовой книжке при этом остаётся действительной: обязанность работодателя внести её выполнена, а отказ работника не приостанавливает увольнение.

Обязательна ли печать организации на записи об увольнении?

Печать ставят при её наличии. Если компания отказалась от печати, запись заверяют только подписью ответственного лица — этого достаточно.

Когда увольнение превращается в кадровый хаос

Чтобы приказы, уведомления и записи собирались без ошибок

Сокращение — самый спорный вид увольнения: одна неточная формулировка в приказе или книжке, и работник восстанавливается через суд.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят кадровые документы по шаблону, сверяют формулировки со статьями Трудового кодекса и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»