Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку — продолжение книжки, когда в ней закончились свободные строки в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении». Ниже — когда его выдают, как заполнить и куда поставить штамп по Порядку № 320н.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Образец заполнения

Трудовая книжка серии ТК № 9876543

Иванова Ирина Ивановна

Дата рождения: 12.03.1990

Вкладыш в трудовую книжку

серия ТК № 1234567

01 сентября 2026 г.

В трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о работе». Вкладыш выдан в связи с окончанием свободных строк.

Нумерация записей во вкладыше продолжается с номера, следующего за последней записью в трудовой книжке.

На титульном листе трудовой книжки проставлен штамп «Выдан вкладыш серии ТК № 1234567».

Работник, получивший вкладыш

Иванова И. И.

____________ / /

Ответственный за ведение трудовых книжек

Специалист по кадрам

____________ / Петрова А. С. /

Когда нужен вкладыш

Вкладыш в трудовую книжку выдают, когда в книжке заполнены все страницы одного из разделов — «Сведения о работе» или «Сведения о награждении». Это правило закреплено в пункте 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

Вкладыш — неотъемлемая часть трудовой книжки. Без самой книжки он недействителен. Заполняют и ведут его так же, как основную книжку.

Что указать во вкладыше

На титульном листе вкладыша — фамилию, имя, отчество работника, дату рождения и другие сведения, как в трудовой книжке.
В разделе «Сведения о работе» — записи о приёме, переводах и увольнении, продолжая нумерацию с номера, следующего за последней записью в книжке.
В разделе «Сведения о награждении» — записи о наградах, если этот раздел заполняется.
На титульном листе основной трудовой книжки — штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером вкладыша.
Подписи работника и ответственного за ведение трудовых книжек.

Как оформить вкладыш

Проверьте, закончились ли строки. Просмотрите раздел «Сведения о работе»: если все страницы заполнены, пора выдавать вкладыш. Если остались свободные строки, вкладыш не нужен.
Возьмите бланк вкладыша. Порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда № 320н, как и форма бланка вкладыша и самой книжки; постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 утратило силу с 1 сентября 2021 года. Бланки старого образца, имеющиеся у работодателей, действительны и используются без ограничения срока — без привязки к году выдачи/приобретения.
Заполните титульный лист вкладыша. Перенесите сведения о работнике из трудовой книжки: фамилию, имя, отчество, дату рождения и другие данные.
Поставьте штамп на титульном листе книжки. По Порядку № 320н (действует с 1 сентября 2021 года) штамп «Выдан вкладыш» ставят только на свободном месте верхней части титульного листа трудовой книжки. Если выдают второй или следующий вкладыш и на титульном листе книжки нет места, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша.
Внесите записи в разделы вкладыша. Продолжите нумерацию записей с номера, следующего за последней записью в трудовой книжке. Записи заверяйте подписью ответственного и печатью, если она есть.
Ознакомьте работника. Работник знакомится с записями под подпись. Вкладыш без трудовой книжки недействителен, поэтому храните его вместе с книжкой.

Частые ошибки

Штамп «Выдан вкладыш» ставят на внутренней стороне обложки. По Порядку № 320н, действующему с 1 сентября 2021 года, его место — на титульном листе трудовой книжки.
Запись «Выдан вкладыш» делают от руки вместо штампа. Государственная инспекция труда в Республике Коми разъяснила, что это нарушение порядка.
Нумерация записей во вкладыше начинается с единицы, а не продолжается с номера последней записи в трудовой книжке.
Вкладыш выдают, хотя в разделе ещё остались свободные строки.
Вкладыш хранят отдельно от трудовой книжки — без неё он недействителен.

Частые вопросы

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

С 1 сентября 2021 года вшивать вкладыш не обязательно: Порядок № 320н этого не требует. Но если вкладыш был оформлен до этой даты и не вшит по прежним правилам, его лучше вшить, чтобы не было претензий при проверке. Вшивают вкладыш между последней страницей книжки и обложкой.

Куда ставить штамп «Выдан вкладыш»?

Штамп ставят только на свободном месте верхней части титульного листа трудовой книжки. Если выдают второй или следующий вкладыш и на титульном листе книжки уже нет места, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша. Это закреплено в пунктах 32–33 Порядка № 320н.

Можно ли написать «Выдан вкладыш» от руки вместо штампа?

Нет. Законодательство говорит именно о штампе. Если надпись сделана от руки, это нарушение порядка оформления вкладыша — так считает Государственная инспекция труда в Республике Коми.

Что делать, если вкладыш оформлен с ошибкой?

Исправления во вкладыше вносят по правилам Порядка № 320н: неверная запись признаётся недействительной (с заверением), затем при необходимости вносится правильная запись; замена вкладыша новым бланком законом не предусмотрена.

Можно ли использовать бланки вкладышей старого образца?

Да. Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 установило, что бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца, имеющиеся у работодателей, действительны и могут использоваться без ограничения срока.

Нужно ли отражать выдачу вкладыша в книге учёта движения трудовых книжек?

Да, вкладыш — часть трудовой книжки, поэтому его выдачу отражают в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Запись делают в том же порядке, что и при выдаче самой книжки.

Когда кадровые документы отнимают время у бизнеса

Чтобы рутинные кадровые документы собирались сами

Оформление вкладышей, приказов и записей в трудовых книжках отнимает часы у кадровика и руководителя. Каждый документ надо проверить, заполнить по форме и подписать.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные и приносят на подпись уже готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»