Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним: образец

Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей к ним фиксирует, сколько бланков компания получила и сколько израсходовала. Форму книги работодатель разрабатывает самостоятельно с учётом требований приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Ниже — бланк и образец заполнения за месяц.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Ответственный за ведение — бухгалтер М. А. Соколова

Книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

начата 1 ноября 2026 г., окончена 30 ноября 2026 г.

Записи с № 1 по № 4

1 | 02.11.2026 | ООО «Бланкиздат» | Накладная № 481 от 02.11.2026 | 10 | 4 500,00 | — | — | — | — | —

2 | 05.11.2026 | — | Заявление И. И. Иванова от 05.11.2026 | — | — | 1 (ТК 1234567) | — | Иванов И. И., отдел продаж | — | —

3 | 12.11.2026 | — | Заявление П. П. Петрова от 12.11.2026 | — | — | 1 (ТК 1234568) | — | Петров П. П., склад | — | —

4 | 20.11.2026 | — | Заявление А. С. Сидоровой от 20.11.2026 | — | — | 1 (ТК 1234569) | 1 (ВК 0001234) | Сидорова А. С., бухгалтерия | — | —

Руководитель организации

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Ответственный за ведение

Бухгалтер

____________ / М. А. Соколова /

Зачем нужна приходно-расходная книга

Книга показывает движение бланков трудовых книжек и вкладышей: сколько компания купила, от кого получила, кому и когда выдала. Каждый бланк учитывают по серии и номеру — так видно, что ни один не потерян и не выдан дважды.

Требования к учёту установлены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, а формы книг работодатель разрабатывает самостоятельно. По его пункту 40 работодатель ведёт две книги: приходно-расходную по бланкам и книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Первая — про бланки как бланки строгой отчётности, вторая — про трудовые книжки работников.

Кто ведёт книгу и что в ней указывают

Приходно-расходную книгу ведёт бухгалтерия: она покупает бланки и отражает расходы.
Книгу учёта движения трудовых книжек ведёт кадровая служба или подразделение, которое оформляет приём и увольнение.
В приходно-расходную книгу вносят все операции с бланками — и получение, и расходование, с серией и номером каждого бланка.
В графах прихода пишут, от кого получены бланки, по какому документу (накладная, счёт), сколько штук и на какую сумму.
В графах расхода — кому выдан бланк, по какому основанию (заявление работника), серию и номер трудовой книжки или вкладыша.

Как заполнить книгу

Подготовьте книгу. Разработайте форму книги с учётом требований приказа № 320н или используйте подходящий бланк, утверждённый работодателем. До первой записи книгу нумеруют, прошнуровывают и заверяют.
Заполните титул. Напишите название организации, даты начала и окончания книги, ответственного за ведение.
Внесите приход. Когда бланки пришли от поставщика, запишите дату, от кого получены, реквизиты накладной, количество и сумму, серии и номера бланков.
Внесите расход. Когда выдаёте бланк работнику, запишите дату, основание (заявление), кому выдан, серию и номер трудовой книжки или вкладыша.
Закройте книгу. По окончании заполнения укажите число записей, поставьте подписи руководителя и ответственного, заверьте печатью, если она есть.

Где скачать бланк приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Форму книги работодатель разрабатывает самостоятельно по требованиям приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н. За основу можно взять готовый бланк и утвердить его для своей организации. Скачать бланк можно на официальных страницах правовых систем и ведомственных порталов, где приказ опубликован целиком; распечатанная форма ничем не отличается от купленной в магазине канцтоваров.

Перед первой записью проверьте, что в скачанном файле сохранены все графы: дата операции, от кого получено или кому выдано, основание с номером и датой документа, количество и сумма по трудовым книжкам и по вкладышам отдельно, серии и номера. Если в файле графы срезаны или объединены — возьмите другой источник или перенесите таблицу вручную по приказу.

Частые ошибки

Не указывают серию и номер каждого бланка — книгу нельзя сверить с накладной поставщика.
Не назначают ответственного за учёт бланков и не устанавливают порядок передачи сведений о получении и расходовании.
Путают две книги: бланки учитывают в приходно-расходной, а трудовые книжки работников — в книге учёта движения.
Не нумеруют и не прошнуровывают книгу до начала записей: после заполнения сделать это сложнее.
Не заверяют книгу подписью руководителя и печатью — при проверке она не подтверждает учёт.

Частые вопросы

Кто ведёт приходно-расходную книгу по учёту бланков?

Ответственного за ведение книги определяет работодатель. В книге фиксируют операции с бланками с указанием серии и номера каждого.

Нужно ли вести книгу индивидуальному предпринимателю?

Да, если у предпринимателя есть работники и он приобретает бланки трудовых книжек. Порядок № 320н распространяется на работодателей, включая индивидуальных предпринимателей.

Как прошнуровать и заверить книгу?

Книгу нумеруют, прошнуровывают, заверяют подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя и печатью организации, если она есть. Это требует пункт 40 Порядка № 320н. Лучше сделать это до первой записи.

Можно ли вести книгу в электронном виде?

Приказ № 320н предусматривает бумажную книгу, которую нумеруют, прошнуровывают и заверяют. Электронный учёт можно вести дополнительно, но бумажная книга должна быть.

Что делать, если бланк испорчен?

Испорченный бланк списывают по акту и отражают в расходе с пометкой об уничтожении. Основание — акт, составленный в организации.

Сколько хранить приходно-расходную книгу?

Срок хранения задаёт номенклатура дел организации. Для кадровых документов типовые сроки устанавливает перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда учёт бланков и кадровых документов отнимает время

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Книги, акты и заявления сотрудников отнимают у бухгалтерии и кадров часы: каждую запись надо сверить с накладной, заявлением и приказом.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют серии и номера бланков и приносят готовую запись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»