Служебная записка на заключение договора

Заявка описывает, что нужно купить, и запускает закупочную процедуру. Служебная записка на договор просит разрешения подписать конкретный договор с конкретным контрагентом на согласованных условиях. В компаниях с положением о закупках записка идёт после выбора поставщика, а заявка — до него.

Автор — тот, кто отвечает за результат по договору. Если в компании принято, чтобы записку визировали руководитель подразделения, юрист и бухгалтер, визы ставят на обороте или в листе согласования.

Да, если решение принимает руководитель, который не готовит договор сам. По проекту он видит цену, сроки, ответственность и порядок расторжения — то, на что соглашается.

Можно, если договор подписали в срочном порядке, а записка нужна для отчёта. Тогда в ней указывают, что договор уже заключён, и приводят его реквизиты. Но согласование задним числом лишает руководителя выбора, и в регламенте такой порядок прописывают как исключение.

Срок зависит от того, что подтверждает записка. Документы по сделкам хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а конкретные сроки компания закрепляет в номенклатуре дел.

Он ставит резолюцию с отказом или возвращает записку с замечаниями. Замечания отрабатывают: меняют контрагента, условия или цену и подают записку заново с новым обоснованием.