Скачать бланк путевого листа легкового автомобиля форма 3 в Excel

Путевой лист легкового автомобиля — документ, по которому списывают топливо и подтверждают рейс. Ниже — бланк формы 3 в Excel и образец заполнения для служебной машины, которая возит сотрудников и грузы по городу. Для ежедневных поездок оформляйте путевой лист на каждый рабочий день или смену.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 70 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, ОГРН 1157746123456

г. Москва, ул. Лесная, д. 8, офис 12

Легковой автомобиль, государственный номер А123ВС77

Водитель Петров Сергей Николаевич

Табельный номер 27, права 77 12 № 345678

Путевой лист легкового автомобиля

№ 41, срок действия с 1 по 30 ноября 2026 года

1 ноября 2026 г.

Путевой лист оформлен на рабочий день 1 ноября 2026 года. На следующие рабочие дни с отдельными поездками оформляются новые путевые листы.

Показания одометра при выезде из гаража и при возвращении в гараж записываются в таблицу по каждому дню. Пробег за день — разница показаний.

Остаток топлива при выезде 25 л, при возвращении 18 л, израсходовано 7 л. Заправка 2 ноября — 30 л по чеку № 118.

Предрейсовый медицинский осмотр водителя проведён 1 ноября 2026 года в 07:40, допуск к управлению получен. Послерейсовый осмотр — в 19:10.

Технический контроль автомобиля перед выездом проведён 1 ноября 2026 года в 07:50, автомобиль исправен.

Расход топлива по норме за ноябрь — 112 л, фактически списано 118 л, перерасход 6 л объясняется прогревом двигателя в мороз.

Диспетчер

Диспетчер

____________ / С. А. Кузнецова /

Водитель

Водитель

____________ / С. Н. Петров /

Механик (контролёр техсостояния)

Механик

____________ / А. В. Соколов /

Медицинский работник

Фельдшер

____________ / Н. И. Орлова /

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист подтверждает, что автомобиль вышел на линию по заданию компании, а водитель прошёл медосмотр и технический контроль. По нему бухгалтерия списывает топливо и учитывает расходы на служебную машину при расчёте налога на прибыль.

Состав сведений путевого листа и порядок его оформления установлены приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Форму компания разрабатывает сама, поэтому форма 3 — удобный шаблон, а не обязательный бланк.

Что обязательно указать в путевом листе

Название документа и его номер, а также дату, на которую он выдан.
Срок действия — для листа, который выдают на месяц и дольше.
Сведения о собственнике автомобиля: название компании или ИП, адрес, ИНН и ОГРН.
Тип и модель автомобиля, государственный регистрационный номер, показания одометра при выезде и возвращении.
Дата и время выезда и возвращения автомобиля.
Фамилия, имя, отчество водителя и его данные: табельный номер или удостоверение.
Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
Дата и время технического контроля состояния автомобиля перед выездом.

Как заполнить форму 3 на месяц

Заполните шапку. Внесите данные компании, автомобиля и водителя. Номер листа присвойте по журналу выдачи, дату — первым числом месяца.
Отметьте срок действия. Для листа на один день укажите дату, в течение которой он может использоваться. Если один рейс длится дольше смены, укажите даты начала и окончания срока действия листа.
Ведите таблицу по дням. Каждый день выхода на линию — строка: дата, время выезда и возвращения, показания одометра, остаток и расход топлива.
Ставьте отметки медосмотра. Время предрейсового осмотра вносит медработник или тот, кто проводит осмотр по договору с медорганизацией, и подтверждает подписью.
Закройте лист. В конце месяца подведите расход топлива, подпишите лист у механика и водителя, передайте в бухгалтерию вместе с чеками на заправку.

Частые ошибки

Нет времени выезда и возвращения — по такому листу сложно доказать, что рейс состоялся.
Нет отметки предрейсового медосмотра: без неё выпуск водителя на линию нарушает порядок, а расходы на поездку спорны.
Одометр заполняют только при выезде, а при возвращении оставляют пустым — пробег за день не посчитать.
Лист на месяц оформляют без срока действия — реквизит обязателен, если лист действует дольше одного дня.
Показания списывают с одного листа на несколько автомобилей: лист выдают на каждое транспортное средство отдельно.

Частые вопросы

Обязательна ли форма 3?

Нет. Состав сведений и порядок оформления установлены приказом Минтранса № 390, а форму компания разрабатывает сама. Форму 3 можно взять за основу и дополнить обязательными сведениями, в том числе о перевозке.

На какой срок выдают путевой лист легкового автомобиля?

Один лист можно оформить на один или несколько рейсов в течение рабочего дня или смены. Если один рейс длится дольше смены, лист оформляют на этот рейс.

Нужен ли путевой лист, если директор сам ездит на служебной машине?

Нужен, если компания списывает расходы на эту машину: топливо, ремонт, амортизацию. Лист оформляют на водителя — в том числе на директора, если он управляет автомобилем.

Что делать с путевыми листами после закрытия месяца?

Храните путевые листы не менее пяти лет. Если других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда, нет, применяется более длительный срок по архивному перечню.

Можно ли вести путевые листы в Excel вместо бумаги?

Можно, если компания утвердила такую форму и порядок. Электронный лист подписывают электронной подписью, а данные хранят так, чтобы их можно было предъявить при проверке.

Путевые листы, чеки и заявки тонут в переписке

Чтобы документы собирались без ручной сверки

Каждый день водители присылают фото чеков и показания одометра, диспетчер переносит их в таблицу, бухгалтер сверяет листы с чеками. На это уходит несколько часов в неделю.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие данные из мессенджеров и почты, сверяют суммы и показания с прошлым листом и приносят готовый путевой лист на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»