Заявление на возмещение расходов сотруднику: образец и бланк

Сотрудник потратил свои деньги на рабочую поездку, покупку или доставку, а чеки принёс в бухгалтерию. Ниже — бланк заявления на возмещение расходов и образец заполнения с перерасходом по авансовому отчёту.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера отдела продаж

И. И. Иванова

Заявление на возмещение расходов

о возмещении перерасхода по авансовому отчёту

16 ноября 2026 г.

В соответствии со статьёй 168 Трудового кодекса РФ прошу возместить расходы, произведённые мной в интересах компании во время командировки в Казань с 10 по 12 ноября 2026 года.

Сумма расходов — 4 380 рублей 00 копеек: проезд на такси от вокзала до гостиницы 1 200 рублей, оплата багажа 800 рублей, три обеда в дни поездки 2 380 рублей. Авансовый отчёт от 16.11.2026 № 27 с чеками прилагаю.

Прошу перечислить деньги на счёт, с которого я оплачивал расходы: счёт № 40817 810 0 1234 5678901 в ПАО Сбербанк, БИК 044525225, корр. счёт 30101 810 4 0000 0000225.

Автор заявления

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Когда нужно заявление на возмещение расходов

Заявление пишет сотрудник, когда потратил свои деньги на нужды компании и хочет их вернуть. Это может быть перерасход по авансовому отчёту — выдали меньше, чем ушло, — или трата вообще без аванса: купил канцелярию, оплатил доставку, вызвал такси до клиента.

Право на возмещение даёт статья 168 Трудового кодекса РФ: расходы, которые сотрудник понёс с ведома или в интересах работодателя, компания возмещает. Порядок и сроки выплаты закон оставляет работодателю — их закрепляют в локальном акте, например в положении о командировках или о подотчётных суммах.

Заявление не заменяет авансовый отчёт, а дополняет его: в отчёте видно, на что ушли деньги, в заявлении сотрудник просит их вернуть и указывает, куда перечислить.

Что указать в заявлении на возмещение расходов

Адресата — руководителя компании или того, кому директор поручил подписывать такие заявления.
Автора: должность, фамилию и инициалы.
Ссылку на статью 168 ТК РФ как основание возмещения.
Что за расходы и когда они возникли: поездка, закупка, доставка — с датами.
Сумму цифрами и прописью, а рядом — из чего она сложилась.
Номер и дату авансового отчёта, если перерасход по нему.
Реквизиты счёта, куда перечислить деньги.
Перечень приложенных документов: чеки, квитанции, билеты, отчёт.
Подпись и дату.

Как оформить перерасход по авансовому отчёту

Соберите чеки. Все документы, подтверждающие траты: кассовые чеки, квитанции, электронные билеты, посадочные талоны. Без них расход не подтвердить.
Заполните авансовый отчёт. Укажите выданный аванс, фактические траты и перерасход. К отчёту приложите подтверждающие документы.
Напишите заявление. Попросите возместить разницу, назовите сумму и реквизиты счёта. Ссылку на авансовый отчёт укажите в тексте.
Передайте руководителю. Заявление подписывает руководитель, после этого бухгалтерия перечисляет деньги. Копию с отметкой о получении оставьте себе.
Получите выплату. Срок выплаты смотрите в локальном акте компании: закон конкретного срока не устанавливает, но за задержку начисляется компенсация по статье 236 ТК РФ.

Чем заявление отличается от авансового отчёта

Авансовый отчёт — документ учёта: в нём сотрудник показывает, сколько получил и на что потратил. Заявление — просьба вернуть свои деньги. Если перерасхода нет и аванс израсходован полностью, заявление не нужно: хватает отчёта.

Если сотрудник потратил деньги без аванса, авансового отчёта может не быть вовсе — тогда основанием становится заявление с чеками. Компания вправе утвердить свой бланк и в положении о подотчётных суммах прописать, в каких случаях нужен отчёт, в каких — заявление, а в каких — оба документа.

Частые ошибки

Нет чеков или в них другое название товара — бухгалтерия не сможет подтвердить расход.
Сумма в тексте не совпадает с суммой в приложенных документах.
Не указаны реквизиты счёта — выплату откладывают до уточнения.
Трата не связана с работой: личные покупки в командировке компания не возмещает.
Заявление написали через месяц после поездки, а локальный акт требует отчитаться в течение трёх рабочих дней после возвращения.

Частые вопросы

Обязательно ли писать заявление на возмещение расходов?

Закон бланка не устанавливает. Если компания приняла порядок, по которому перерасход возмещают по заявлению, — пишите; если в локальном акте достаточно авансового отчёта, отдельное заявление не нужно.

В какой срок компания должна вернуть деньги?

Конкретный срок закон не устанавливает — его определяет работодатель в локальном акте. Если срок нарушен, сотрудник вправе требовать проценты по статье 236 ТК РФ — не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день задержки.

Можно ли возместить расходы без чеков?

Без подтверждающих документов расход не доказан. Иногда заменой служит другой документ: справка из гостиницы, электронный билет с посадочным талоном, выписка по карте вместе с чеком. Решение принимает руководитель.

Облагается ли возмещение НДФЛ и страховыми взносами?

Возмещение документально подтверждённых расходов, понесённых в интересах работодателя, доходом сотрудника не считается, поэтому НДФЛ и страховые взносы с него не начисляют. Если подтвердить расход нельзя, выплата может быть признана доходом.

Что делать, если сотрудник потратил больше, чем разрешил руководитель?

Возмещают только те траты, которые согласованы или явно нужны для работы. Спорную сумму руководитель может не принять — тогда сотрудник вправе обратиться в комиссию по трудовым спорам или в суд.

Когда заявления и отчёты тонут в переписке

Чтобы бумаги сотрудников собирались без напоминаний

Заявления, чеки и авансовые отчёты приходят в чаты, на почту и в бухгалтерию по одному — их приходится сводить вручную и переспрашивать недостающее.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают такие документы по шаблону, проверяют суммы и приложенные чеки и приносят руководителю готовое заявление на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»