Служебная записка по ГОСТу: образец и бланк

Служебная записка по ГОСТу — это внутренний документ, у которого реквизиты расставлены по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, вид документа, дата и номер, заголовок к тексту, сам текст и подпись. Ниже — бланк в Word и образец с просьбой о закупке, оформленный по этим правилам.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о приобретении ноутбуков для отдела продаж

16 ноября 2026 г. № 14

В связи с выходом в отдел продаж двух новых менеджеров с 1 декабря 2026 года в отделе нет свободных рабочих ноутбуков. Без них новые сотрудники не смогут работать в CRM и принимать звонки клиентов с первого дня.

Прошу согласовать покупку двух ноутбуков стоимостью до 85 000 рублей каждый за счёт бюджета отдела на ноябрь. Коммерческие предложения трёх поставщиков прилагаю.

Приложение: коммерческие предложения на 3 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что требует ГОСТ от служебной записки

Служебная записка — внутренний документ: сотрудник обращается к руководителю или в другой отдел с просьбой, предложением или сообщением. Форму закон не устанавливает, но реквизиты принято оформлять по ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов». Новый ГОСТ заменил редакцию 2016 года с 18 августа 2025 года.

ГОСТ задаёт состав и расположение реквизитов, а не текст. Поэтому записка одной компании отличается от записки другой содержанием, но у обеих на листе стоят одни и те же элементы: адресат, вид документа, дата и регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Если в компании утверждена инструкция по делопроизводству, она уточняет ГОСТ: где ставить номер, кто регистрирует, нужен ли бланк.

Реквизиты служебной записки по ГОСТ

Адресат: должность в дательном падеже, название компании или отдела, фамилия и инициалы. Адресатов не больше четырёх — так велит ГОСТ.
Автор: должность и фамилия с инициалами — от кого записка.
Наименование вида документа: «Служебная записка».
Дата и регистрационный номер: дата — день подписания, номер присваивает канцелярия или система документооборота по правилам компании.
Заголовок к тексту: одна строка, отвечающая на вопрос «о чём?», — «О приобретении ноутбуков», «О командировании в Казань».
Текст: основание, суть и просьба или предложение.
Отметка о приложении, если прикладываете счета или расчёты.
Подпись автора с расшифровкой.

Как оформить служебную записку по ГОСТу

Поставьте адресата. В правом верхнем углу: должность в дательном падеже, компания или отдел, фамилия и инициалы. Если адресатов несколько, перечисляйте их сверху вниз, не больше четырёх.
Укажите вид документа, дату и номер. «Служебная записка» — название вида. Дата — день подписания. Номер — по правилам компании: у секретаря, в канцелярии или в системе электронного документооборота.
Напишите заголовок к тексту. Одна строка о теме: «О приобретении ноутбуков для отдела продаж». Заголовок ставится перед текстом и отвечает на вопрос «о чём?».
Соберите текст в три части. Основание — почему пишете, со ссылкой на договор, приказ или событие. Суть — что произошло, с датами и суммами. Просьба — что сделать и к какому сроку.
Оформите приложение и подпись. Приложение перечислите с количеством листов и экземпляров. Подпись — должность, личная подпись, фамилия и инициалы автора.

Адресат и автор: как расположить на листе

Адресат стоит в правой верхней части листа. Должность пишут в дательном падеже: «Генеральному директору ООО «Ромашка» П. П. Петрову». Если записка идёт в другой отдел, вместо руководителя компании указывают его руководителя.

Автор — ниже, с предлогом «от»: «от начальника отдела продаж И. И. Иванова». Если в компании принят бланк с угловым штампом, автор может стоять внизу под текстом, но должность и фамилия всё равно указываются полностью.

Дата и регистрационный номер идут одной строкой под названием вида документа. Заголовок к тексту располагают перед текстом, по центру или от левого поля — как закреплено в инструкции по делопроизводству.

Частые ошибки

Пишут «Директору Петрову» без инициалов и названия компании — адресат не идентифицирован.
Ставят больше четырёх адресатов: ГОСТ ограничивает список, лишние уходят в рассылку копий.
Заголовок к тексту заменяют фразой «Служебная записка» — это вид документа, а не тема.
Текст идёт сплошным абзацем без просьбы: непонятно, какое решение нужно принять.
Нет отметки о приложении, хотя счета приложены, — руководитель не видит подтверждений.
Дату ставят днём составления, а не днём подписания.

Частые вопросы

Какой ГОСТ действует для служебной записки?

ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов» — он заменил редакцию 2016 года с 18 августа 2025 года. ГОСТ задаёт состав и расположение реквизитов, но не форму записки и не текст: их компания определяет своей инструкцией по делопроизводству.

Обязателен ли ГОСТ для внутренней записки?

ГОСТ применяют добровольно, если компания не сослалась на него в инструкции по делопроизводству. Если сослалась, реквизиты оформляют по ГОСТу, и тогда отступление от него — нарушение внутренних правил.

Сколько адресатов можно указать в служебной записке?

Не больше четырёх — так устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2025. Если получателей больше, остальным направляют копии.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Записку подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией. Печать ставят на документах, которые подтверждают права или фиксируют операции с деньгами.

Чем служебная записка отличается от докладной?

Докладную пишут руководителю о событии или нарушении. Служебную пишут коллегам из другого отдела или руководителю с просьбой и предложением. Строгого деления закон не даёт — его задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Когда записки и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Записки, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»