Лист-заверитель личного дела работника: образец и бланк

Лист-заверитель личного дела — последний лист дела. На нём кадровик пишет, сколько листов подшито и пронумеровано, какие номера пропущены и в каком состоянии документы. Ниже — бланк и заполненный образец для личного дела.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 14

ООО «Ромашка»

Личное дело Иванова Петра Сергеевича

Лист-заверитель дела

личное дело № 14

«___» __________ 20__ г.

В деле подшито и пронумеровано 48 (сорок восемь) листов с № 1 по № 48, в том числе: литерные номера листов — нет; пропущенные номера листов — нет; плюс листов внутренней описи — 2.

Особенности физического состояния и формирования дела: лист 12 — копия паспорта с повреждением по краю, текст читается; лист 31 — приказ о переводе вклеен, оригинал в деле отсутствует.

Заверил

Специалист по кадрам

____________ / П. С. Иванова /

Зачем нужен лист-заверитель

Лист-заверитель закрывает дело: по нему видно, сколько в нём листов, всё ли на месте и нет ли повреждённых или подклеенных документов. Без него никто, кто откроет папку через год, не поймёт, пропал лист или его никогда не было.

Форму листа-заверителя дают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Приложение № 4 к Правилам — рекомендуемый образец листа-заверителя дела, по нему и удобнее всего оформлять личное дело работника.

Что написать в листе-заверителе

Номер дела — тот же, что на обложке личного дела.
Сколько листов подшито и пронумеровано: цифрами и прописью, с первого по последний номер.
Литерные номера листов — например, 12а, если лист вставили, не сдвигая нумерацию.
Пропущенные номера листов — если при нумерации номер случайно перескочили.
Сколько листов внутренней описи добавлено к делу.
Особенности физического состояния: порванные, выцветшие, вклеенные листы — с номерами.
Должность, подпись и расшифровку того, кто заверил дело.

Как заполнить лист-заверитель

Пронумеруйте дело. Номера ставьте карандашом в правом верхнем углу каждого листа, начиная с первого документа дела. Обложку не нумеруют. Листы внутренней описи нумеруют отдельно от документов дела.
Посчитайте листы. Пересчитайте пронумерованные листы и запишите число цифрами и прописью, чтобы нельзя было дописать цифру.
Отметьте пропуски и литеры. Сверьте номера подряд. Если номер пропущен или лист получил литеру, укажите это отдельной строкой с номерами.
Опишите повреждения. Впишите номера листов, которые порваны, выцвели или вклеены, и коротко — что с ними.
Подпишите и подшейте. Поставьте должность, подпись и расшифровку, дату. Лист-заверитель кладут последним, после всех документов дела.

Где скачать бланк листа-заверителя дела

Бланк листа-заверителя дела скачивают из приложения № 4 к Правилам Росархива № 77 — там он дан как рекомендуемый образец. Скачанный бланк можно распечатать и заполнить от руки или перенести те же строки в Word и подставить свои данные.

Если в компании есть инструкция по делопроизводству, она может требовать свой бланк листа-заверителя дела: тогда скачивать нужно его, а не типовой. В любом случае в бланке остаются те же строки — число листов, литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи, состояние документов и подпись.

Когда составляют лист-заверитель

Лист-заверитель составляют, когда личное дело закончили формировать: работник уволился, дело закрыли и передали в архив или оставили на хранение в отделе кадров. В некоторых компаниях его пишут сразу после того, как подшили первые документы, и потом дополняют при каждом новом документе — так удобнее, если дело долго живёт.

Правила Росархива № 77 требуют заверительную надпись на каждом деле, которое уходит в архив. Если в компании своя инструкция по делопроизводству, она может уточнять форму, но набор сведений остаётся тем же: сколько листов, какие номера пропущены, состояние документов.

Частые вопросы

Обязателен ли лист-заверитель в личном деле?

Правила Росархива № 77 дают рекомендуемый образец, а не жёсткую форму. Но если дело передают в архив, заверительная надпись нужна: без неё архив не примет дело или вернёт на доработку. Внутренняя инструкция компании может сделать лист-заверитель обязательным и для дел, которые остаются в отделе кадров.

Считают ли обложку и внутреннюю опись в число листов?

Нет. Нумеруют и считают листы самого дела, а листы внутренней описи указывают отдельной строкой — «плюс листов внутренней описи».

Что делать, если при нумерации пропустили номер?

Не перенумеровывать всё дело. Впишите пропущенный номер в строку «Пропущенные номера листов» — так и делают по Правилам № 77, чтобы не переделывать уже проставленные номера.

Кто подписывает лист-заверитель личного дела?

Тот, кто формировал дело: обычно специалист по кадрам или инспектор отдела кадров. Ставят должность, подпись и расшифровку. Руководитель подписывает лист-заверитель, только если так записано в инструкции компании.

Сколько хранится личное дело работника?

Срок хранения личных дел руководителей и некоторых категорий работников — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для большинства работников личные дела не заводят вовсе, а хранят трудовой договор и приказы. Точный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда кадровые бумаги собираются вручную

Чтобы личные дела собирались по шаблону

Лист-заверитель, опись, приказы и копии паспорта занимают часы, а ошибка в нумерации возвращает дело из архива.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, проверяют комплектность и приносят кадровику готовое дело на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»