Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс. Оно говорит акционерному обществу, какие документы хранить, сколько лет, в каком виде и как избавляться от бумаг, у которых срок вышел.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Утверждено постановлением ФКЦБ России

от 16.07.2003 № 03-33/пс

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ

(выписка: общие положения, состав документов, сроки, архив, уничтожение)

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истёкшими сроками хранения.

1.2. Действие Положения распространяется на документы открытых и закрытых акционерных обществ, указанные в пункте 1 статьи 89 Федерального закона «Об акционерных обществах», в том числе на решения о выпуске и проспекты ценных бумаг, отчёты об итогах выпуска, описи документов, передаваемых на постоянное хранение в архив общества.

3.4. Общество обязано хранить подлинники документов, а при утрате или повреждении подлинника — заверенную в установленном порядке копию такого документа.

Общество хранит документы по месту нахождения своего исполнительного органа. Документы, включённые в Архивный фонд Российской Федерации, передаются на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив по правилам Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Документы с истёкшими сроками хранения выделяются к уничтожению по результатам экспертизы ценности. Уничтожение оформляется актом, который утверждает руководитель общества.

Подпись

____________ / /

Зачем акционерному обществу это положение

Пункт 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» обязывает общество хранить документы, предусмотренные законом, уставом, внутренними документами, решениями общего собрания и совета директоров, а также нормативными актами России.

Положение № 03-33/пс переводит эту обязанность в рабочий порядок: перечисляет документы, задаёт сроки хранения, требует хранить подлинники, описывает архив и уничтожение бумаг, у которых срок истёк.

Сроки из положения действуют вместе с перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Если специальная норма задаёт свой срок, применяют её.

Что хранит акционерное общество

Устав общества и изменения к нему, внутренние документы, положения о филиалах и представительствах.
Протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и ревизионной комиссии, бюллетени голосования.
Решения о выпуске и проспекты ценных бумаг, изменения к ним, отчёты об итогах выпуска, зарегистрированные в установленном порядке.
Годовые отчёты общества, документы бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности, аудиторские заключения.
Отчёты независимых оценщиков, документы по сделкам и описи документов, передаваемых на постоянное хранение в архив.
Списки акционеров и документы, связанные с ведением реестра, — их хранит и само общество, и регистратор по своим правилам.

Сроки хранения

Документы по выпуску ценных бумаг, протоколы общих собраний, устав и изменения к нему — постоянно.
Годовые отчёты общества и годовая бухгалтерская отчётность — постоянно.
Документы бухгалтерского учёта — не менее 5 лет по положению; по статье 23 Налогового кодекса документы для расчёта налогов хранят 5 лет, если кодекс не задаёт иной срок.
Квартальная бухгалтерская отчётность — по перечню Росархива; срок смотрят по виду документа.
Личные карточки работников — 75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003, и 50 лет, если после этой даты.
Документы с истёкшим сроком не выбрасывают самовольно: сначала экспертиза ценности и акт.

Как общество организует хранение

Составьте номенклатуру дел. Перечислите дела по подразделениям и видам документов и против каждого поставьте срок хранения из положения и перечня Росархива.
Назначьте ответственного. Приказом закрепите, кто ведёт архив: принимает дела, проверяет комплектность, следит за сроками.
Храните подлинники. Держите подлинник, а при утрате или повреждении — заверенную копию. Электронные документы храните в формате, который читается и подтверждает подлинность.
Проводите экспертизу ценности. Раз в год комиссия смотрит, у каких дел срок вышел, и отделяет документы постоянного хранения от тех, что можно уничтожить.
Уничтожайте по акту. Уничтожение документов с истёкшим сроком оформляйте актом, который утверждает руководитель; акт храните вместе с описью дел.

Где хранить и что делать при утрате

Общество хранит документы по месту нахождения своего исполнительного органа. Отдать их в сторонний архив можно, если это не мешает акционерам получать доступ к документам по статье 91 закона № 208-ФЗ: общество обязано предоставить акционеру документы для ознакомления в установленный срок.

Если подлинник утрачен или повреждён, хранят заверенную копию. Утрату оформляют актом, а по документам, попавшим в Архивный фонд Российской Федерации, действуют правила закона № 125-ФЗ о передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Документы бухгалтерского и налогового учёта можно хранить в электронном виде, если соблюдены требования Федерального стандарта бухгалтерского учёта 27/2021, утверждённого приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н: документ читается, подлинность подтверждена, есть резервная копия.

Частые вопросы

Действует ли положение № 03-33/пс сейчас?

Да. Положение утверждено постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс и применяется к документам акционерных обществ, перечисленным в пункте 1 статьи 89 закона № 208-ФЗ. Сроки, которые задают другие акты, применяют вместе с ним.

Сколько лет хранить документы бухгалтерского учёта?

Положение требует хранить документы бухгалтерского учёта не менее 5 лет. Статья 23 Налогового кодекса задаёт тот же срок для документов, нужных для расчёта и уплаты налогов, если кодекс не устанавливает иной. Годовую бухгалтерскую отчётность хранят постоянно.

Можно ли хранить документы только в электронном виде?

Документы бухгалтерского и налогового учёта — да, при соблюдении требований стандарта 27/2021: читаемый формат, подтверждение подлинности, резервная копия. Подлинники документов, для которых закон требует бумажную форму, хранят на бумаге.

Кто решает, что документ пора уничтожить?

Экспертиза ценности: комиссия общества смотрит срок хранения по номенклатуре дел и перечню Росархива. Уничтожение оформляют актом, который утверждает руководитель. Без акта документ считается хранящимся.

Что будет, если общество не хранит документы?

Общество обязано хранить документы по статье 89 закона № 208-ФЗ и отвечает за их сохранность. Отсутствие документов мешает акционеру получить сведения, а инспекции — проверить расчёт налогов; ответственность за нарушения в хранении документов задают Кодекс об административных правонарушениях и Налоговый кодекс.

Когда бумаги копятся быстрее, чем их успевают разбирать

Чтобы архив собирался по правилам и без ручной сверки

Номенклатура дел, сроки по перечню Росархива и акты на уничтожение отнимают время у секретариата и юриста: каждое дело надо сверить с перечнем, а каждую опись — с фактическим наличием.

Я настраиваю ИИ-агента, который разбирает документы по видам, подставляет срок хранения из вашей номенклатуры и готовит описи и проекты актов на уничтожение — руководителю остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»