Ответ в налоговую на требование о предоставлении документов: образец

Требование о представлении документов налоговая присылает в двух случаях. По ст. 93 НК — когда проверяют саму компанию или ИП: в рамках камеральной или выездной проверки. По ст. 93.1 НК — когда проверяют контрагента, а у вас запрашивают документы по сделкам с ним или информацию о нём.

Срок зависит от статьи. По ст. 93 НК — 10 рабочих дней со дня получения требования; при проверке консолидированной группы — 20 дней, при проверке иностранной организации — 30 дней. По ст. 93.1 НК срок зависит от основания запроса: по пунктам 1, 1.1 и 3.1 — 5 рабочих дней, по пунктам 2 и 2.1 — 10 рабочих дней со дня получения. За это время представляют документы или информацию либо сообщают, что ими не располагают.

Если не успеть, налоговая вправе вынести решение о привлечении к ответственности по ст. 126 НК: 200 ₽ за каждый непредставленный документ. Молчание вместо ответа — тоже нарушение: по ст. 129.1 НК штраф за неправомерное несообщение сведений.

Когда запрошенного документа нет, вместо документов отправляют сообщение об этом. В нём пишут, какой документ не представлен и почему: не составлялся, утрачен, хранится в другом месте, относится к периоду вне проверки. По ст. 93.1 НК такое сообщение обязательно и заменяет документы.

Бывает, что требование выходит за рамки проверки: например, камеральная проверка декларации уже закончилась, а документы запрашивают после. Тогда в ответе ссылаются на ст. 88 НК и пишут, что законных оснований для истребования нет.

Если не успеваете собрать документы, уведомите инспекцию о причинах и укажите срок, в который сможете их представить. По ст. 93 НК уведомление проверяемого лица направляют в течение дня, следующего за получением требования. Инспекция может продлить срок или отказать.

Иногда налоговая просит не документы, а пояснения: по расхождениям в декларации, по убытку, по льготе. Тогда вместо пачки копий отправляют пояснительную записку в налоговую — по требованию о представлении документов образец письма из этого же шаблона подходит, только в перечне вместо документов будет объяснение.

В записке по НДС пишут, какие операции вызвали расхождение и какими счетами-фактурами они подтверждаются; по налогу на прибыль — почему получен убыток и за счёт каких расходов. Пояснения по НДС оформляют в формате, утверждённом приказом ФНС от 16.12.2016 № ММВ-7-15/682@, по налогу на прибыль — в свободной форме.

Записка не заменяет документы, если в требовании перечислены именно они. Если налоговая просит и то и другое, отправляют одним письмом: сначала пояснения, затем опись документов.

Встречной проверкой называют истребование документов у контрагента проверяемого лица по ст. 93.1 НК. Поэтому ответ на встречную проверку образец выше тоже покрывает: та же шапка, тот же перечень, но срок короче — 5 дней со дня получения требования, а не 10 рабочих.

Если проверяют вашего контрагента и запрашивают документы по сделке с ним, отправьте договор, счета-фактуры, накладные или акты и платёжные документы — то, что перечислено в требовании. Если сделки не было или документов нет, в те же 5 дней отправляют сообщение об этом.

Отдельный случай — запрос информации о контрагенте, а не документов: например, о его руководителе или адресе. Тогда отвечают сведениями, которые есть у компании, и тоже в 5 дней.