Журнал учёта договоров страхования: образец и бланк

Журнал учёта договоров страхования — внутренний реестр компании, в котором по каждому полису видно: с кем заключён, на какой срок, сколько стоит, когда платить и когда заканчивается. Ниже — бланк и образец заполнения по договорам компании.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел закупок и административного обеспечения

Ответственный: ведущий специалист А. А. Смирнова

Начат 12 января 2026 г.

Журнал учёта договоров страхования

за 2026 год

2026 год

Записи вносят в день подписания договора страхования или получения полиса. Каждая запись содержит номер договора, страховщика, вид страхования, застрахованное имущество или лиц, срок действия, страховую премию, порядок оплаты и отметку об исполнении.

Исправления заверяют подписью ответственного с указанием даты. Записи о расторжении договора или о страховом случае вносят отдельной строкой со ссылкой на номер договора.

Ответственный за ведение журнала

Ведущий специалист

____________ / А. А. Смирнова /

Зачем ведут журнал учёта договоров страхования

Договоров страхования у компании обычно несколько: имущество, автопарк, ответственность, сотрудники. У каждого свой срок, своя премия и свой порядок оплаты. Без единого реестра бухгалтерия узнаёт о полисе, когда приходит счёт, а руководитель — когда случается страховой случай и выясняется, что срок истёк.

Журнал собирает все полисы в одном месте. По нему видно, что заканчивается в этом месяце, по какому договору не закрыта оплата и куда обращаться при убытке. Форму закон не устанавливает: компания утверждает её приказом или приложением к учётной политике, а вести можно на бумаге или в таблице.

Какие графы включить

Порядковый номер записи и дата внесения.
Номер договора страхования и дата подписания.
Страховщик: полное наименование, ИНН.
Вид страхования: имущество, автотранспорт, ответственность, добровольное медицинское, от несчастных случаев.
Страхователь и застрахованные объекты или лица.
Срок действия договора: начало и окончание.
Страховая сумма и страховая премия.
Порядок оплаты: разовый платёж или рассрочка, даты и суммы взносов.
Отметка об оплате с датой платёжного поручения.
Отметка о пролонгации, расторжении или страховом случае.

Как заполнять журнал

Заведите запись при подписании. В день подписания договора или получения полиса внесите строку: номер, стороны, вид страхования, срок, сумму.
Распишите оплату. Если премия платится частями, запишите каждую дату и сумму взноса — так бухгалтерия не пропустит платёж.
Отмечайте исполнение. После оплаты поставьте дату и номер платёжного поручения. По окончании срока сделайте отметку «исполнен».
Следите за окончанием срока. Раз в месяц просматривайте строки, где срок заканчивается в ближайшие два месяца: продлевать или заключать новый договор решают заранее.
Фиксируйте изменения. Расторжение, замена застрахованного имущества, страховой случай — отдельной строкой со ссылкой на номер договора.

Частые ошибки

Журнал ведут только по одному виду страхования, а договоры по автопарку и сотрудникам лежат в разных папках.
Не отмечают оплату — при рассрочке можно пропустить взнос. Последствия просрочки зависят от условий договора и правил соответствующего вида страхования.
Не отслеживают окончание срока: договор истекает, а имущество остаётся без покрытия.
Записи вносят задним числом, когда договор уже нужен для страховой выплаты.
Нет ответственного: журнал заполняют то бухгалтер, то кадровик, и часть полисов в него не попадает.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта договоров страхования по закону?

Обязательной формы закон не устанавливает. Компания ведёт журнал для собственного учёта и закрепляет форму приказом или приложением к учётной политике. Если журнал нужен для подтверждения расходов, он должен позволять проследить каждый договор и его оплату.

Кто ведёт журнал в компании?

Обычно тот, кто заключает договоры страхования: отдел закупок, административный отдел или бухгалтерия. Ответственного назначают приказом, чтобы у каждой записи был автор.

Как учитывать договоры ОСАГО и КАСКО?

По каждому полису — отдельная строка: номер, страхователь, транспортное средство, срок, премия, порядок оплаты. Для автопарка удобно добавить графу с государственным регистрационным знаком и VIN.

Что делать при страховом случае?

Внесите запись со ссылкой на номер договора, датой события и кратким описанием. Дальше ведите переписку со страховщиком отдельно: журнал фиксирует факт, а не заменяет заявление о выплате.

Сколько хранить журнал?

Срок хранения зависит от того, к какой группе документов компания относит журнал. Договоры страхования и документы к ним обычно хранят в течение срока действия и далее по номенклатуре дел компании. Конкретный срок закрепляют в номенклатуре дел.

Когда полисы теряются между отделами

Чтобы договоры и сроки были на виду

Журнал в таблице работает, пока его заполняют вручную. Стоит пропустить строку — и оплата уходит не туда, а полис заканчивается без продления.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают договоры и счета из почты и мессенджеров, вносят данные в реестр и напоминают ответственному о сроке оплаты и окончании полиса.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»