Дефектная ведомость: образец и бланк

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Утверждаю: главный инженер А. С. Смирнов

«12» октября 2026 г.

Дефектная ведомость

осмотра кровли склада готовой продукции

12 октября 2026 г. № 7

Основание: приказ от 09.10.2026 № 41 о создании комиссии. Комиссия в составе главного инженера А. С. Смирнова, начальника хозяйственного отдела В. П. Кузнецова и специалиста по эксплуатации зданий Д. А. Орлова 12 октября 2026 года осмотрела кровлю склада готовой продукции площадью 640 кв. м.

Выявлены дефекты: разрывы и вздутия мягкого покрытия на площади 85 кв. м, две трещины в стяжке длиной 3,5 и 2,8 м, засорение двух водосточных воронок, следы протечек на потолке у третьей воронки.

Причина: сверхнормативный износ покрытия — срок эксплуатации 14 лет при норме 10 лет. Ремонт, а не реконструкция: несущие конструкции не меняются, планировка и назначение здания не меняются.

Объём работ: демонтаж старого покрытия на площади 85 кв. м, устройство новой стяжки на площади 85 кв. м, укладка двух слоёв наплавляемого покрытия на площади 85 кв. м, прочистка и замена двух воронок. Работы внести в смету на 2026 год.

Приложение: акт осмотра от 12.10.2026, фотографии дефектов на 6 л., ведомость объёмов работ на 2 л.

Председатель комиссии

Главный инженер

____________ / А. С. Смирнов /

Члены комиссии

Начальник хозяйственного отдела

____________ / В. П. Кузнецов /

Что такое дефектная ведомость

Дефектная ведомость — документ, в котором комиссия описывает состояние объекта на дату осмотра: что сломано, где, насколько изношено и какие работы нужны, чтобы это устранить. Её составляют перед ремонтом здания, помещения или оборудования и перед списанием имущества, которое дальше использовать нельзя.

Унифицированного бланка нет. Минфин в письме от 14.01.2019 № 02-07-10/868 объясняет: ведомость не первичный документ, а приложение к нему — к акту выполненных работ или к акту о списании. Поэтому форму компания разрабатывает сама и утверждает в учётной политике.

Что указать в дефектной ведомости

Если ведомость — приложение к акту (позиция Минфина), обязательных реквизитов по ст. 9 у неё нет: состав полей компания определяет сама и закрепляет в учётной политике. Если компания использует ведомость как самостоятельный первичный документ, она должна содержать все семь реквизитов ч. 2 ст. 9 № 402-ФЗ: наименование документа, дату составления, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величину натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц, должности лиц, ответственных за оформление, их подписи с расшифровкой. Номер документа закон не требует.
Основание: приказ о создании комиссии или распоряжение руководителя, его дата и номер.
Состав комиссии: должности и фамилии с инициалами, кто осматривал объект.
Объект: наименование, инвентарный номер, адрес, год постройки или ввода в эксплуатацию, площадь или количество единиц.
Выявленные дефекты: что именно, где и на какой площади или в каком количестве.
Причина: износ, брак, авария, нарушение правил эксплуатации.
Объём работ: что демонтировать, что заменить, что отремонтировать — с единицами измерения.
Вывод: ремонт, замена или списание, и куда передать ведомость — в сметный отдел, бухгалтерию.
Подписи всех членов комиссии с расшифровкой.

Как составить дефектную ведомость

Соберите комиссию. Приказом руководителя назначьте комиссию: в неё входят технические специалисты, а не только бухгалтер. Один человек объект не осматривает.
Осмотрите объект. Пройдите объект целиком, отметьте каждый дефект и его место. Фотографии и замеры приложите к ведомости — они снимают вопросы при проверке.
Опишите дефекты и причину. Пишите конкретно: «разрывы покрытия на площади 85 кв. м», а не «кровля в плохом состоянии». Укажите, почему так вышло: износ, брак, авария.
Перечислите работы. Каждую работу — отдельной строкой с единицей измерения: квадратные метры, погонные метры, штуки. По этому перечню сметчик посчитает стоимость.
Отделите ремонт от реконструкции. Напишите, что несущие конструкции, планировка и назначение объекта не меняются. Иначе налоговая сочтёт работы реконструкцией и снимет расходы.
Подпишите и передайте дальше. Подписи всех членов комиссии, дата. Ведомость идёт в сметный отдел или бухгалтерию вместе с актом осмотра и фотографиями.

Частые ошибки

Нет приказа о комиссии — тогда непонятно, кто и на каком основании осматривал объект.
Дефекты описаны словами без объёмов: «течёт крыша» вместо площади и количества повреждений.
Нет вывода: ремонт, замена или списание — бухгалтерии неясно, что делать с объектом.
Ведомость путают со сметой: в ведомости перечень работ и объёмы, деньги считает смета.
Не отделяют ремонт от реконструкции — расходы на реконструкцию списывают иначе, и налоговая это проверяет.
Подписал один человек вместо всей комиссии.

Частые вопросы

Обязательна ли дефектная ведомость?

Закон её не требует. Но без ведомости нечем обосновать расходы на ремонт и списание: налоговая спросит, откуда взялась сумма и почему объект признали негодным. Минфин в письме от 14.01.2019 № 02-07-10/868 называет её приложением к первичному документу.

Чем дефектная ведомость отличается от акта осмотра?

Акт осмотра фиксирует, что комиссия была на объекте и что увидела. Дефектная ведомость идёт дальше: перечисляет объёмы работ по каждому дефекту и служит заданием для сметы. На практике акт осмотра прикладывают к ведомости.

Кто составляет дефектную ведомость в строительстве?

Комиссия, назначенная приказом заказчика или подрядчика. В неё включают инженеров, специалистов по эксплуатации, представителей подрядчика. Один бухгалтер объект не осматривает и объёмы работ не определяет.

Нужна ли дефектная ведомость при списании материалов?

Для списания материалов в государственных учреждениях используют акт по форме 0510460, утверждённой приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н, и прикладывают к нему документы-основания. Дефектная ведомость подходит как одно из таких оснований, если материалы пришли в негодность.

Можно ли оформить дефектную ведомость в электронном виде?

Можно, если в компании есть электронный документооборот и документ подписан электронными подписями членов комиссии. Для споров с налоговой надёжнее бумажный экземпляр с живыми подписями.

Сколько хранить дефектную ведомость?

Срок зависит от того, к какому делу её отнесли: ведомости по ремонту основных средств хранят вместе с документами на ремонт по номенклатуре дел компании. Конкретный срок закрепляют в номенклатуре, опираясь на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда ведомости и заявки на ремонт теряются между отделами

Чтобы заявки на ремонт доходили до сметы сами

Ведомости, заявки и акты осмотра ходят по почте и мессенджерам: часть теряется, часть приходит без объёмов, и сметчик переспрашивает неделю.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют обязательные поля и приносят сметчику готовую ведомость с объёмами.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»