Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Акт составлен в двух экземплярах по одному экземпляру каждой стороне

Этой фразой в акте закрепляют, что документ существует в двух подлинниках и у каждой стороны остаётся свой. От неё зависит, сможет ли каждая сторона доказать условия сделки или приёмку своим экземпляром. Ниже — где фраза стоит в акте, как её дополнить и готовый образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567

ООО «Василёк»

ИНН 7707654321

Акт

приёма-передачи оборудования по договору поставки

16 ноября 2026 г.

ООО «Ромашка» передало, а ООО «Василёк» приняло оборудование по договору поставки от 12 октября 2026 г. № 47: сервер в сборе, серийный номер 4417-2026, стоимость 240 000 рублей. Претензий к комплектности и внешнему виду нет.

Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному экземпляру каждой стороне. Экземпляр ООО «Ромашка» хранится у поставщика, экземпляр ООО «Василёк» передан представителю покупателя при подписании.

Приложение: товарная накладная на 1 л. в 1 экз.

Передал

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / А. А. Смирнов /

Принял

Генеральный директор ООО «Василёк»

____________ / И. И. Иванов /

Что означает фраза про два экземпляра

Акт — документ, которым стороны фиксируют исполнение: передачу товара, приёмку работ, возврат имущества, сверку расчётов. Пока акт не подписан, каждая сторона доказывает исполнение перепиской, накладными и свидетельскими показаниями. Подписанный акт заменяет эти доказательства.

Фраза «акт составлен в двух экземплярах по одному экземпляру каждой стороне» говорит о трёх вещах: подлинников два, они равны по силе и у каждой стороны остаётся свой. Второй экземпляр — не копия: это такой же оригинал с живыми подписями.

Закон не требует дословно этой формулировки. Гражданский кодекс в пункте 1 статьи 160 допускает письменную сделку одним документом или обменом документами, а статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ требует, чтобы первичный документ был составлен на бумаге или в электронном виде. Сколько экземпляров и у кого они хранятся, стороны определяют сами — в договоре или в самом акте.

Где эта фраза стоит в акте

  • Последний абзац перед подписями — самое частое место: текст о предмете акта закончился, дальше идёт порядок экземпляров.
  • Отдельный пункт в конце текста, если акт нумерованный: например, пункт 4 «Экземпляры».
  • В договоре, к которому акт относится: там пишут общее правило про все акты по сделке, а в самом акте его повторяют одной строкой.
  • В шапке — редко и только в коротких актах на одну страницу, где нет нумерованных пунктов.

Как записать порядок экземпляров

  1. Скажите, сколько подлинников. Два экземпляра — обычная норма для двустороннего акта: по одному каждой стороне. Если сторон три, экземпляров тоже три.
  2. Подтвердите равенство силы. Слова «имеющих равную юридическую силу» снимают спор о том, чей экземпляр главный: оба подлинники.
  3. Укажите, у кого какой. Назовите сторону и её экземпляр: «экземпляр поставщика хранится у поставщика, экземпляр покупателя передан покупателю при подписании».
  4. Опишите передачу. Если второй экземпляр отправляют почтой, напишите когда и каким способом: «направлен заказным письмом с уведомлением 16 ноября 2026 г.».
  5. Поставьте подписи на обоих. Обе стороны подписывают каждый экземпляр. Акт, подписанный только одной стороной, — односторонний, и его силу придётся доказывать.

Односторонний акт и два экземпляра

Бывает, что вторая сторона отказывается подписывать акт. Тогда составляют односторонний акт: одна сторона фиксирует факт, а в тексте делают отметку об отказе от подписания и о том, что экземпляр направлен второй стороне.

Фраза про два экземпляра в таком акте остаётся, но меняется смысл второй части: «второй экземпляр направлен ООО «Василёк» заказным письмом с уведомлением 16 ноября 2026 г.». Подтверждение отправки — квитанция почты или опись вложения — хранят вместе с актом.

Если акт подписывают свидетели, их подписи ставят на обоих экземплярах: иначе вторая сторона заявит, что в её экземпляре свидетелей не было.

Частые ошибки

  • В акте написано «в двух экземплярах», а второй стороне выдали копию без подписей — копия не заменяет подлинник.
  • Не сказано, у кого какой экземпляр: при споре каждая сторона заявляет, что подлинник у неё, а второй — копия.
  • Подписи поставили только на одном экземпляре, а второй отдали неподписанным.
  • В акте три экземпляра, а в тексте по-прежнему два: число в тексте должно совпадать с числом подписанных подлинников.
  • Электронный акт подписали простой электронной почтой без усиленной квалифицированной подписи, а в тексте написали про бумажные экземпляры.

Частые вопросы

Обязательно ли писать эту фразу в акте?

Нет. Закон число экземпляров не устанавливает. Но без этой фразы стороне труднее доказать, что у неё подлинник, а не копия, поэтому её включают почти во все двусторонние акты.

Сколько экземпляров нужно, если сторон три?

По одному каждой стороне — три подлинника. В тексте пишут «составлен в трёх экземплярах, по одному каждой стороне» и перечисляют, кому какой передан.

Можно ли ограничиться одним экземпляром?

Можно, если стороны так договорились, но тогда второй стороне останется копия. При споре о приёмке копия слабее подлинника, поэтому на практике делают по экземпляру каждой стороне.

Что делать, если вторая сторона не подписала акт?

Составить односторонний акт с отметкой об отказе, направить экземпляр второй стороне и сохранить подтверждение отправки. Фразу про экземпляры в таком акте заменяют описанием отправки.

Как быть с электронным актом?

Стороны могут подписать электронный акт усиленной квалифицированной подписью, а простую или усиленную неквалифицированную подпись применяют в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон. В тексте пишут «акт подписан электронными подписями сторон», а не про бумажные экземпляры.

Акты, которые готовятся сами

Чтобы акты собирались по шаблону без ручной правки

Акты приёмки, передачи и сверки повторяются из месяца в месяц: меняются даты, суммы и реквизиты, а структура и фраза про экземпляры остаются.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют данные из CRM и 1С и приносят на подпись готовый файл.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы