Отчёт о проделанной работе: образец и бланк

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера отдела продаж

И. И. Иванова

Отчёт о проделанной работе

за октябрь 2026 года

30 октября 2026 г. № 18

Отчёт подготовлен по форме, утверждённой приказом от 12 января 2026 г. № 4, в соответствии с п. 2.3 должностной инструкции менеджера отдела продаж.

1. Обработано 96 входящих заявок, из них 41 переведена в сделку. Проведено 28 встреч и 12 демонстраций продукта. Закрыто 9 договоров на общую сумму 1 240 000 рублей при плане 1 000 000 рублей.

2. Сверх плана подготовлен шаблон коммерческого предложения для повторных клиентов: время на подготовку письма сократилось с 40 до 15 минут.

3. Задержки по двум сделкам связаны с долгим согласованием скидки: ждём решения финансового отдела больше недели. Прошу установить правило согласования скидки до 10 % без дополнительного визирования.

4. В ноябре планирую выполнить план 1 100 000 рублей и передать шаблон коммерческого предложения в общий доступ отдела.

Автор отчёта

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен отчёт о проделанной работе

Отчёт о проделанной работе — внутренний документ: сотрудник показывает руководителю, что сделано за период, с каким результатом и что мешает. Работодатель так видит загрузку людей, обосновывает повышение зарплаты или расширение штата и разбирает причины срывов.

Обязанность отчитываться законом не установлена: если в должностной инструкции или правилах внутреннего трудового распорядка отчёта нет, сотрудник не обязан его писать. Когда отчёт нужен регулярно, форму и сроки закрепляют приказом или включают в трудовой договор и должностную инструкцию, а сотрудника знакомят с документом под подпись.

Что указать в отчёте

Кому и от кого: должность и фамилия руководителя, должность и фамилия сотрудника.
Название и период: за какой месяц, квартал или проект отчитываетесь.
Основание: приказ об утверждении формы, пункт должностной инструкции или поручение руководителя.
Что сделано: задачи и объём работы в цифрах — заявки, встречи, договоры, документы.
Результат: к чему привела работа, сравнение с планом или прошлым периодом.
Что сделано сверх плана и что мешает: узкие места с предложением, как их убрать.
Планы на следующий период и подпись.

Как написать отчёт о проделанной работе

Возьмите форму компании. Если форма утверждена приказом, заполняйте её. Если нет — начните с названия, периода и адресата, дальше держите структуру из четырёх частей: сделано, сверх плана, проблемы, планы.
Считайте, а не описывайте. Вместо «активно работал с клиентами» — сколько заявок обработано, сколько встреч проведено, сколько договоров закрыто. Цифры берутся из CRM, календаря, задач в трекере.
Сравните с планом. Покажите план и факт рядом: руководителю сразу видно, где сотрудник вырос, а где отстал. Если плана не было, сравните с прошлым периодом.
Назовите проблемы без оправданий. Опишите, что мешает работе, и предложите решение: правило, доступ, инструмент. Руководитель ценит предложение больше жалобы.
Закончите планами. Одна-две конкретные цели на следующий период — так отчёт задаёт разговор о задачах, а не закрывает прошедший месяц.
Подпишите и передайте. Отчёт подписывает сотрудник, руководитель ставит резолюцию или визу «согласовано». Копию оставьте себе.

Частые ошибки

Пересказ обязанностей вместо результата: «вёл переговоры» без числа встреч и сделок.
Нет цифр и плана — проверить работу невозможно, отчёт превращается в отписку.
Проблемы описаны без предложений: руководитель узнаёт о затыке, но не знает, чем помочь.
Отчёт за год по памяти: данные за месяцы не сходятся с CRM и бухгалтерией.
Форма не утверждена, а отчёт требуют ежемесячно: сотрудник вправе не писать, пока обязанность не закреплена в документах.
Отчёт смешивают с докладной: о нарушении или ЧП пишут докладную, отчёт — о своей работе.

Частые вопросы

Обязан ли сотрудник писать отчёт о проделанной работе?

Только если обязанность закреплена в трудовом договоре, должностной инструкции или правилах внутреннего трудового распорядка и сотрудник с документом ознакомлен. Иначе это добровольная форма отчётности, и требовать её как обязанность нельзя.

Как часто сдавать отчёт?

Период устанавливает компания: день, неделя, месяц, квартал или закрытие проекта. Для регулярной работы удобен месяц, для проектной — отчёт по этапам. Срок сдачи закрепите в приказе или регламенте, чтобы не спорить о датах.

Чем отчёт о проделанной работе отличается от докладной?

Отчёт показывает результат работы за период и планы. Докладная сообщает руководителю о конкретном событии, нарушении или проблеме и просит решения. Если нужно рассказать о срыве срока, пишут докладную или служебную записку, а не отчёт.

Нужна ли печать на отчёте?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает сотрудник, а руководитель ставит визу или резолюцию. Печать ставят, только если компания так решила и это закреплено в инструкции по делопроизводству.

Можно ли сдавать отчёт в электронном виде?

Да, если в компании принят электронный документооборот или отчётность ведут в CRM и трекере задач. Для спорных ситуаций надёжнее экземпляр с подписью или документ в системе с электронной подписью.

Сколько хранить отчёты?

Срок зависит от содержания и определяется номенклатурой дел компании по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Отчёты по основной деятельности обычно хранят несколько лет, кадровые — дольше.

Когда отчёты собирают вручную и всё равно не сходятся

Чтобы отчёт собирался из данных, а не из памяти

Сотрудник тратит час на таблицу, руководитель — ещё час на сверку с CRM: цифры в отчёте и в системе расходятся, и разговор идёт о цифрах, а не о работе.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают данные из CRM, почты и трекера, сводят их в форму отчёта и приносят руководителю готовую сводку с расхождениями.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»