Акт несоответствия поставленного товара: образец и бланк

Акт о несоответствии поставленного товара фиксирует, что пришло не то или не так, как в договоре: брак, недостача, пересорт, повреждённая упаковка. Ниже — бланк и образец заполнения, а дальше — как его составить, чтобы поставщик не отверг претензию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва, ул. Лесная, д. 5

к договору поставки № 17/2026 от 12 октября 2026 г.

поставщик — ООО «Василёк», г. Тверь, ул. Заводская, д. 2

Акт о несоответствии поставленного товара

по договору поставки № 17/2026 от 12 октября 2026 г.

20 октября 2026 г. № 3

20 октября 2026 года на склад ООО «Ромашка» поступил товар по товарной накладной № 845 от 18 октября 2026 г.: офисные кресла в количестве 20 штук. Приёмка шла по накладной с пересчётом мест и выборочной проверкой содержимого.

При вскрытии упаковки обнаружено: 4 кресла из 20 имеют повреждение обивки на спинке, у 2 кресел сломаны подлокотники. Упаковка двух мест была нарушена, следы удара на коробках.

Условиям договора не соответствуют 6 кресел из 20: по п. 3.2 договора товар должен быть без повреждений, в заводской упаковке. По качеству товар не соответствует п. 3.2 договора и ст. 469 ГК РФ.

Товар принимается частично: 14 кресел — годные, 6 кресел — не принимаются, остаются на ответственном хранении у покупателя до решения поставщика. Поставщику направлена претензия с требованием заменить товар в течение 10 дней.

Представитель покупателя

Кладовщик

____________ / И. И. Иванов /

Представитель поставщика

Водитель-экспедитор

____________ / С. С. Сидоров /

Утверждаю

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Что такое акт о несоответствии товара

Акт о несоответствии поставленного товара — документ, которым покупатель при приёмке фиксирует расхождение между тем, что привезли, и тем, что написано в договоре и накладной: брак, недостачу, пересорт, повреждённую упаковку, не тот артикул.

Единой формы в законе нет. Акт составляет покупатель, а подписывают обе стороны — или покупатель один, если поставщик отказался подписывать, с отметкой об отказе. Акт становится главным доказательством в споре с поставщиком и в суде, поэтому составлять его нужно в день приёмки.

Что указать в акте

Название организации-покупателя, адрес и реквизиты.
Номер и дату договора поставки, номер и дату товарной накладной или УПД.
Наименование поставщика и его представителя, если он присутствовал при приёмке.
Дату и место составления акта, номер акта.
Что поступило: наименование, артикул, количество по документам.
Что выявлено: конкретные дефекты, недостача по каждой позиции, пересорт — с количествами.
Какой норме договора или закона не соответствует товар.
Решение по товару: принять частично, вернуть, оставить на ответственном хранении.
Подписи представителей обеих сторон или отметка об отказе поставщика от подписи.

Как составить акт при приёмке

Проверьте товар при получении. Пересчитайте места и единицы, вскройте упаковку, сверьте артикулы с накладной. Если товар в закрытой таре, вскрывайте при представителе перевозчика или поставщика.
Остановите приёмку при расхождении. Если обнаружен брак или недостача, не подписывайте накладную без оговорок. В накладной напишите «с актом от __» или «принято частично».
Составьте акт в тот же день. Опишите факты без оценок: что, сколько, какие повреждения. Фотографии упаковки и дефектов приложите к акту.
Пригласите представителя поставщика. Если он приехал с товаром, подпишите акт вдвоём. Если нет — направьте уведомление о вызове для составления акта и составьте акт с двумя свидетелями.
Направьте претензию. Акт сам по себе не требование. К нему приложите претензию с требованием: заменить, допоставить, вернуть деньги или уценить.

Частые ошибки

Акт составлен через неделю после приёмки — поставщик заявляет, что товар испорчен покупателем.
В акте только общая фраза «товар не соответствует», без количества и перечня дефектов.
Нет ссылки на договор и накладную — акт не привязан к конкретной поставке.
Подписан акт одним кладовщиком без свидетелей и без отметки об отказе поставщика.
Товар принят и оприходован, а потом составлен акт о браке — доказать происхождение дефекта сложно.

Частые вопросы

Чем акт о несоответствии отличается от претензии?

Акт фиксирует факт: что привезли и что не так. Претензия — это требование к поставщику: заменить товар, вернуть деньги, допоставить. Обычно акт прикладывают к претензии как доказательство.

Обязан ли поставщик подписывать акт?

Нет, обязанности подписывать чужой акт у него нет. Но если он отказался, покупатель делает в акте отметку об отказе и заверяет её подписями свидетелей или представителя перевозчика. Такой акт суд принимает как доказательство.

Можно ли составить акт без поставщика?

Да, если поставщика уведомили о времени приёмки и он не приехал. В акте укажите, что поставщик уведомлён и не явился, приложите копию уведомления. Лучше привлечь двух незаинтересованных свидетелей.

Что делать с бракованным товаром до решения поставщика?

Оставьте его на ответственном хранении, не используйте и не выбрасывайте. По ст. 514 ГК РФ покупатель обязан обеспечить сохранность товара, если отказывается его принять, и сразу сообщить поставщику. Расходы на хранение поставщик возмещает.

В какой срок можно заявить о недостаче?

Срок зависит от договора и от того, как товар принимали. Если договором порядок приёмки не установлен, применяются сроки ст. 513 ГК РФ: покупатель проверяет товар в срок, определённый договором или обычаями, и сразу сообщает о недостатках. Пропуск срока не лишает права на иск, но осложняет спор.

Нужен ли акт о несоответствии при приёмке от транспортной компании?

Да, если повреждения видны при получении. Акт составляют с представителем перевозчика, иначе перевозчик заявит, что груз был цел при передаче. Отдельно оформляют коммерческий акт, если его составляет перевозчик.

Когда приёмка и претензии съедают время руководителя

Чтобы акты и претензии собирались без ручной работы

Приёмка, акты, претензии и переписка с поставщиками — рутина, в которой теряются сроки и суммы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые сверяют накладную с договором, готовят акт по шаблону и приносят руководителю готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»