Просьба подписать и вернуть второй экземпляр образец

Когда договор, акт или соглашение подписывают на бумаге, у каждой стороны остаётся свой экземпляр. Ваш экземпляр должен вернуться с подписью и печатью контрагента. Ниже — образец письма с такой просьбой и бланк, куда подставить адрес и реквизиты.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от ООО «Ласточка»

Исх. № 48

Письмо

о возврате подписанного экземпляра документа

16 ноября 2026 г.

Направляем вам два экземпляра договора поставки от 16 ноября 2026 г. № 27. Оба экземпляра подписаны и заверены печатью ООО «Ласточка».

Просим подписать оба экземпляра, поставить печать и вернуть наш экземпляр по адресу: 620014, г. Екатеринбург, ул. Малышева, д. 36, офис 12, ООО «Ласточка», для Ивановой Марии Сергеевны.

Просим вернуть наш экземпляр с подписью и печатью до 30 ноября 2026 г. Если договор нужно согласовать с вашей стороны дольше, сообщите новый срок ответным письмом.

Приложение: договор поставки от 16 ноября 2026 г. № 27 — 2 экз. на 6 л. каждый.

Отправитель

Генеральный директор ООО «Ласточка»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем просить вернуть второй экземпляр

Документ, подписанный одной стороной, у этой стороны и остаётся. Чтобы подтвердить договорённость, сохраните подписанный сторонами экземпляр договора или документы, которыми стороны обменялись при его заключении: они доказывают, что контрагент принял условия, а не просто получил бумаги. Печати ставят, если они требуются по закону или соглашению сторон.

Поэтому к отправленным документам прикладывают письмо с просьбой подписать и вернуть ваш экземпляр. В нём указывают, какой документ отправлен, сколько экземпляров, по какому адресу и к какому сроку вернуть подписанный экземпляр.

Что указать в письме

Название, дату и номер документа: договор поставки от 16 ноября 2026 г. № 27 — чтобы контрагент не перепутал его с другими.
Сколько экземпляров направляете и что все они уже подписаны и заверены печатью отправителя.
Что именно просите сделать: подписать, поставить печать, вернуть ваш экземпляр.
Адрес возврата полностью, с индексом, названием компании и фамилией получателя.
Срок возврата и что делать, если контрагент не успевает.
Способ возврата: почтой, курьером или лично, если это важно.
Приложение с перечнем документов и количеством листов.

Как отправить и проконтролировать возврат

Подготовьте два экземпляра. Подпишите оба, поставьте печать, проверьте нумерацию страниц и приложений: экземпляры должны быть одинаковыми.
Напишите письмо. Коротко: что отправляете, что просите и по какому адресу вернуть. Адрес возврата напишите так, чтобы его можно было передать курьеру без уточнений.
Отправьте с описью. Ценное письмо с описью вложения или курьером с накладной: так останется подтверждение, что документы получены.
Напомните о сроке. Если к сроку экземпляр не вернулся, позвоните или напишите повторно, сославшись на дату и номер первого письма.
Проверьте возврат. Сверьте подпись и печать с карточкой контрагента, проверьте, что вернулся именно ваш экземпляр, а не копия.

Частые ошибки

В письме нет адреса возврата — контрагент подписал, но экземпляр остался у него.
Не указан срок: бумаги лежат у контрагента месяцами, а работа уже началась.
Отправляют один экземпляр и просят вернуть его же — тогда у отправителя не остаётся подписанного документа.
Адрес указан неполно: без индекса, офиса или фамилии получателя — курьер не находит адресата.
Не сохраняют опись вложения и накладную — потом нечем подтвердить, что документы были получены.

Частые вопросы

Сколько экземпляров отправлять контрагенту?

Столько, сколько нужно для каждой стороны, плюс один, если документ требует третья сторона. Обычно отправляют два: один контрагент оставляет себе, второй возвращает вам с подписью и печатью.

Обязательно ли возвращать экземпляр почтой?

Нет. Подойдёт курьер, личная передача под отметку в реестре или электронный документ с квалифицированной электронной подписью. Способ выбирают по договорённости, но подтверждение передачи нужно сохранить.

Что делать, если контрагент вернул экземпляр без печати?

Попросите поставить печать или подтвердить полномочия подписанта. Проверьте полномочия подписанта и условия договора. ООО вправе работать без печати; сведения о наличии печати указывают в уставе. Если печать для документа не требуется, достаточно подписи уполномоченного лица.

Можно ли попросить вернуть экземпляр по электронной почте?

Можно, если стороны так договорились. Скан с подписью и печатью удобен для работы, но для спора надёжнее бумажный экземпляр или документ, подписанный электронной подписью.

Нужно ли писать отдельное письмо, если документ отправляют по электронной почте?

Достаточно письма в теле сообщения: что приложено, что просите подписать, каким способом и к какому сроку вернуть. Если документов много, приложите письмо отдельным файлом.

Пока бумаги ходят между офисами, решения стоят

Чтобы документы возвращались без напоминаний

Письма с просьбой вернуть экземпляр, напоминания и сверка подписей занимают время, а документы застревают у контрагентов.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие письма по шаблону, следят за сроком возврата и напоминают контрагенту, а вам приносят готовый документ на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»