Заявление на возмещение командировочных расходов: образец

Заявление на возмещение командировочных расходов сотрудник пишет, когда потратил свои деньги в поездке или вернулся без аванса. Ниже — бланк и заполненный образец: проезд, проживание, суточные, приложения и подпись.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера по продажам

И. И. Иванова

Заявление на возмещение командировочных расходов

о возмещении расходов по командировке в Казань

16 ноября 2026 г.

С 9 по 11 ноября 2026 года я был в служебной командировке в Казани по приказу от 2 ноября 2026 г. № 47. Денежный аванс перед поездкой не получал, билеты и гостиницу оплатил своими деньгами.

В соответствии со статьёй 168 Трудового кодекса РФ прошу возместить расходы в сумме 34 250 руб. 00 коп.: проезд — 12 400 руб., проживание — 18 850 руб., суточные за 3 дня — 3 000 руб.

Авансовый отчёт от 12 ноября 2026 г. № 31 с подтверждающими документами прилагаю: электронные билеты и посадочные талоны, счёт и кассовый чек гостиницы.

Деньги прошу перечислить на счёт в банке: получатель Иванов Иван Иванович, счёт 40817 810 0 0000 0000000, банк ПАО «Банк», БИК 000000000, корр. счёт 30101 810 0 0000 0000000.

Автор заявления

Менеджер по продажам

____________ / И. И. Иванов /

Когда пишут заявление на командировочные расходы

Служебная командировка — поездка по распоряжению работодателя. Расходы на проезд, наём жилья и суточные работодатель возмещает по статье 168 Трудового кодекса РФ. Порядок и размеры возмещения компания устанавливает в коллективном договоре или локальном акте — например в положении о командировках.

Обычно деньги выдают авансом: сотрудник пишет заявление на выдачу под отчёт, получает сумму и потом сдаёт авансовый отчёт. Заявление на возмещение нужно, когда аванс не брали, он оказался меньше расходов или поездка была однодневной.

Заявление на суточные в командировке пишут отдельно, если суточные не выдали вместе с авансом или их размер надо согласовать до поездки. Формулировка та же: основание — приказ о командировке, сумма — по числу дней поездки.

Что указать в заявлении

Адресата: должность и фамилию руководителя, название компании.
Себя: должность, фамилию и инициалы.
Основание: номер и дату приказа о направлении в командировку, место и сроки поездки.
Почему просите возместить: аванс не получали или он меньше расходов.
Сумму цифрами и прописью, с разбивкой по видам: проезд, проживание, суточные, иное.
Приложения: авансовый отчёт и подтверждающие документы — билеты, чеки, счета гостиницы.
Реквизиты счёта, если деньги перечисляют на карту.
Подпись и дату.

Как написать заявление

Возьмите приказ о командировке. Из него нужны номер, дата, место и сроки поездки — на них вы ссылаетесь в заявлении.
Соберите документы. Билеты и посадочные талоны, счёт и чек гостиницы, чеки на прочие расходы, которые компания возмещает по своему положению.
Посчитайте сумму по видам. Отдельно проезд, отдельно проживание, отдельно суточные за каждый день поездки. Итог напишите цифрами и прописью.
Заполните бланк. Укажите адресата, основание, сумму, приложения и реквизиты счёта. Если бланка в компании нет, подойдёт лист бумаги с теми же сведениями.
Сдайте вместе с авансовым отчётом. Заявление с приложениями передайте в бухгалтерию; копию оставьте себе.

Частые ошибки

Нет ссылки на приказ о командировке — бухгалтерии нечем подтвердить, что поездка служебная.
Сумма только цифрами: при разногласиях важна запись прописью.
Нет подтверждающих документов: без чеков и билетов расходы, как правило, не возмещают, а компания не может учесть их в своих затратах.
Суточные посчитаны за дни, которых в приказе нет, или без учёта правила компании о днях поездки.
Заявление на возмещение путают с заявлением на аванс: это разные документы, и подают их в разное время.

Частые вопросы

Обязательно ли писать заявление на возмещение командировочных расходов?

Закон отдельной формы не устанавливает. Компания вправе закрепить её в локальном акте. Если аванс выдавали, расходы обычно закрывает авансовый отчёт; заявление нужно, когда аванса не было или он не покрыл затраты.

Можно ли возместить расходы без чеков?

Работодатель может решить возместить поездку без документов, но учесть такие суммы в расходах по налогу на прибыль нельзя. Поэтому в большинстве компаний правило одно: возмещают то, что подтверждено билетами, чеками и счетами.

За сколько дней до поездки пишут заявление на суточные?

Срока закон не устанавливает. Компания закрепляет его в положении о командировках; на практике заявление на аванс и суточные подают до отъезда, чтобы деньги выдали перед поездкой.

Что делать, если потратил больше выданного аванса?

Пишут заявление на возмещение разницы и прикладывают документы на всю сумму расходов. Переплату возвращают по заявлению вместе с авансовым отчётом.

Нужна ли печать на заявлении?

Нет. Заявление подписывает сотрудник; решение руководителя оформляют резолюцией, а выплату — расходным кассовым ордером или платёжным поручением.

Когда командировочные бумаги тонут в переписке

Чтобы заявления и авансовые отчёты собирались без ручной сверки

Заявления на возмещение, чеки и авансовые отчёты приходят из разных мест: почта, мессенджеры, бумага. Бухгалтерия сверяет суммы и приказы вручную.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с приказом и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»