Шаблон служебной записки в Word

Служебная записка — внутренний документ, которым сотрудник просит, предлагает или сообщает что-то руководителю или коллегам из другого отдела. Ниже — бланк, который можно скачать и открыть в Word, и заполненный образец: шапка, заголовок, текст в три части, приложения, подпись.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о закупке картриджей для отдела продаж

16 ноября 2026 г. № 27

В связи с окончанием запаса картриджей для принтеров отдела продаж и остановкой печати договоров с 20 ноября 2026 года.

В отделе продаж пять принтеров, четыре картриджа выработаны полностью, запасных нет. Без печати отдел не может оформлять договоры и акты с клиентами.

Прошу согласовать закупку пяти картриджей у поставщика ООО «Офис-Снаб» на сумму 42 500 рублей за счёт бюджета отдела на ноябрь. Коммерческое предложение прилагаю.

Приложение: коммерческое предложение ООО «Офис-Снаб» на 2 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что скачать и как открыть в Word

Шаблон служебной записки — это бланк с шапкой, местом для заголовка, текстовой областью и блоком подписи. Скачайте файл в формате .doc или .docx и откройте его в Word: поля «Кому», «От кого», дата и номер, заголовок к тексту и подпись уже на месте, остаётся вписать своё.

Единой формы в законе нет: компания может утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству. Реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов»: адресат, автор, название документа, дата и регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Если нужен файл PDF, откройте заполненный бланк в Word и выберите «Файл → Сохранить как → PDF».

Что есть в бланке

Шапка: должность и фамилия адресата в дательном падеже, ниже — должность и фамилия автора.
Название документа «Служебная записка» и заголовок к тексту: о чём записка, одной строкой.
Дата подписания и регистрационный номер по правилам компании.
Текст в три части: основание, суть, просьба или предложение.
Строка приложений: что прикладываете и на скольких листах.
Блок подписи: должность, подпись, фамилия и инициалы автора.

Как заполнить шаблон

Впишите адресата. Того, кто принимает решение: руководителя компании, начальника другого отдела, в бухгалтерию. Должность — в дательном падеже, адресатов не больше четырёх.
Поставьте дату и номер. Дата — день подписания. Номер присваивает секретарь, канцелярия или система электронного документооборота по правилам компании.
Сформулируйте заголовок. Одна строка, отвечающая на вопрос «о чём?»: «О закупке картриджей», «О командировании в Казань», «О сбое в пропускной системе».
Напишите текст в три части. Основание — почему пишете, со ссылкой на договор или событие. Суть — что произошло, с датами, суммами, номерами. Просьба — что должен сделать адресат и к какому сроку.
Перечислите приложения. Если приложение названо в тексте — «Приложение: на 2 л. в 1 экз.». Если их несколько — нумерованным списком с названиями.
Подпишите и передайте. Подпишите записку и передайте адресату или в канцелярию; копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки при заполнении

Адресат в именительном падеже: «Петров П. П.» вместо «Петрову П. П.».
Нет заголовка к тексту — адресату приходится читать весь текст, чтобы понять, о чём записка.
Просьба без суммы и срока: руководителю приходится переспрашивать, решение откладывается.
Несколько разных вопросов в одной записке: каждый лучше вынести в отдельную, чтобы решения не ждали друг друга.
Приложение упомянуто в тексте, но не оформлено отдельной строкой с числом листов.

Частые вопросы

В каком формате скачать шаблон служебной записки?

В Word — .doc или .docx. Такой файл открывается в Word, «МойОфис», Google Документах и LibreOffice, в нём можно править текст и подставить свои реквизиты. PDF удобен для отправки, но не для заполнения.

Обязателен ли бланк компании?

Нет. Закон форму не устанавливает. Если в инструкции по делопроизводству компании утверждён свой бланк, используйте его; если нет — подойдёт универсальный шаблон с реквизитами по ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Можно ли заполнить шаблон от руки?

Можно, если распечатать бланк и вписать данные ручкой. Рукописная записка с подписью имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный бланк.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Чем служебная записка отличается от докладной?

Докладную пишут руководителю, чтобы сообщить о событии или нарушении. Служебную чаще пишут с просьбой или предложением — руководителю или коллегам из другого отдела. Строгого правила закон не даёт: деление задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Сколько хранить служебные записки?

Срок зависит от содержания. Компания закрепляет его в своей номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда записки и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Записки, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»