Шаблон подписи в электронном письме

Подпись в письме решает три задачи: получатель видит, кто пишет и с какой стороны, может ответить удобным способом и понимает, зачем ему этот человек. Шаблон избавляет от двух крайностей: пустой подписи из одного имени и простыни с адресом, слоганами и цитатой.

Шаблон задаёт компания: новый сотрудник вставляет свои данные и сразу пишет клиентам в принятом виде. Меняется телефон или должность — правится одна строка в настройках, а не каждое письмо.

Логотип тяжелее 50 КБ, цитаты, слоганы, перечень всех мессенджеров и реквизиты компании с ИНН и адресом — это лишнее в каждом письме. Получатель читает подпись две секунды, и всё, что не помогает ответить, только мешает.

Юридическую оговорку о конфиденциальности ставят по требованию компании, и тогда её оформляют мелким серым шрифтом отдельной строкой, а не частью визитки. Цветные шрифты, курсив и картинки-баннеры в деловой переписке выглядят как реклама и часто ломаются в корпоративной почте.

Руководителю в подписи хватает имени, должности, компании и почты: телефон и календарь он даёт тому, с кем уже работает. Менеджеру по продажам, наоборот, нужен телефон и ссылка на запись встречи — письмо часто первое касание с клиентом.

В письмах от лица компании, где отвечают несколько сотрудников, в подписи указывают общий адрес поддержки и не ставят личный мобильный. Так клиент не звонит одному человеку, когда тот в отпуске.