Журнал регистрации приказов по охране труда

Приказы по охране труда издаются постоянно: о назначении ответственных, об утверждении инструкций, о создании комиссии по проверке знаний, о проведении инструктажей, о выдаче средств индивидуальной защиты. Без учёта через полгода никто не скажет, действует приказ или его заменили, и на какой документ ссылаться в акте или протоколе.

Журнал решает три задачи: даёт сквозную нумерацию приказов, показывает дату и содержание каждого и подтверждает, что документ издан и подшит в дело. Инспектор труда при проверке смотрит журнал вместе с самими приказами, а внутренний аудит по нему восстанавливает историю решений.

Отдельный журнал регистрации приказов по охране труда закон не требует. Правила обучения по охране труда, утверждённые постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, предусматривают регистрацию проведения инструктажей; для приказов компания может установить свой порядок учёта локальным актом. Компания закрепляет журнал в инструкции по делопроизводству или в локальном акте об охране труда — и дальше ведёт его как обязательный.

Бумажный журнал удобен тем, что его показывают инспектору сразу, без выгрузок и паролей. Записи в нём ведут ручкой, исправления заверяют подписью ответственного.

Электронный журнал допустим, если компания утвердила его форму и порядок ведения. Записи подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью ответственного, а при необходимости распечатывают и сшивают. Для инструктажей на рабочем месте Правила № 2464 отдельно допускают электронную регистрацию с защитой персональных данных: запись заверяет усиленная квалифицированная подпись медработника и простая электронная подпись осматриваемого — это правило про журнал медосмотров, но подход к электронной форме в компании задают так же: форма, подпись, защита данных.

Смешанный вариант встречается чаще всего: приказы хранят в системе электронного документооборота, а журнал ведут на бумаге и распечатывают реестр записей за год.

Срок хранения журнала регистрации приказов по охране труда компания устанавливает по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и закрепляет в номенклатуре дел. Приказы по основной деятельности и по личному составу в этом перечне имеют разные сроки, поэтому журнал по охране труда удобно вести отдельно от кадровых.

Пока журнал ведётся, он хранится у ответственного за охрану труда или в канцелярии. Законченный журнал сшивают, заверяют подписью руководителя и передают в архив вместе с приказами, которые в нём зарегистрированы. Если компания ликвидируется, документы по охране труда сдают в архив по правилам архивного законодательства.