Журнал учёта ГСМ: образец скачать бесплатно

Топливо, купленное по карте или по ведомости АЗС, — это расход компании. Чтобы списать его в бухгалтерском и налоговом учёте, нужны документы: чек или ведомость АЗС подтверждают покупку, путевой лист — расход. Журнал учёта ГСМ сводит их вместе: по нему видно, сколько топлива поступило, сколько ушло и что осталось в баке и на складе.

Обязательной формы журнала закон не устанавливает. Компания утверждает свою форму приказом руководителя и закрепляет её в учётной политике. Главное — чтобы из журнала читалась связь между покупкой топлива и путевыми листами: без этого инспектор не увидит, что списанное топливо действительно израсходовано.

Дизельное топливо учитывают так же, как бензин: приход по ведомостям АЗС или топливным картам, расход по путевым листам. Разница в норме расхода: для грузовиков и автобусов норму считают не только по пробегу, но и по транспортной работе — например, по тонно-километрам или по часам работы двигателя.

Нормы расхода компания устанавливает сама: по рекомендациям Минтранса, по данным завода-изготовителя или по фактическому замеру на своих маршрутах. Выбранную норму закрепите в учётной политике или в приказе — тогда списание по путевому листу будет обоснованным. Для спецтехники, которая работает на месте, топливо списывают по часам работы, и в журнале это отражают отдельной строкой.

Бланк выше подходит и для дизельного топлива: в графе вида топлива пишите «дизельное топливо», в приходе и расходе — литры. Если в парке есть и бензиновые, и дизельные машины, заведите отдельный журнал на каждый вид топлива или отдельную страницу — так остатки не смешаются.

Журнал сам по себе расход не подтверждает: он лишь сводит данные. Основание для списания — путевой лист с датой, маршрутом, показаниями одометра на выезд и возврат и расчётом расхода. Обязательные сведения путевого листа установлены приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390 — перед оформлением сверьте форму с действующей редакцией.

Покупку подтверждают кассовый чек, ведомость АЗС или отчёт по топливным картам. Если топливо куплено на складе поставщика, нужна накладная. Если компания на общей системе, входной НДС по топливу принимают к вычету при наличии счёта-фактуры и первичных документов, после принятия топлива к учёту и при использовании его в облагаемых НДС операциях. Один кассовый чек с выделенным НДС счёт-фактуру не заменяет. На УСН с освобождением от НДС вычет не применяют.