Заявление о ведении электронной трудовой книжки при приеме на работу

Тем, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки не заводят: сведения о приёме, переводах и увольнении работодатель передаёт в Социальный фонд по форме ЕФС-1, а сотрудник видит свою книжку в личном кабинете на портале госуслуг или на сайте фонда.

Если человек приходит на первую работу, заявление о ведении электронной трудовой книжки у него не берут: выбора между бумажной и электронной формой у него уже нет. Заявление нужно, только когда у работника есть бумажная книжка и он решает перейти на электронный учёт. Такой выбор он делает по статье 66.1 Трудового кодекса и части 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

С 2026 года работодатель не обязан напоминать работникам о выборе: переходный период закончился. Но если человек с бумажной книжкой сам просит перевести его на электронный учёт, заявление принимают и оформляют переход.

Заявление о переходе на ЭТК и согласие на ведение электронной трудовой книжки — по сути один и тот же документ, который называют по-разному. В нём работник пишет, что отказывается от бумажной книжки и просит вести сведения о его работе в электронном виде.

Слово «согласие» осталось от первых лет перехода: тогда работодатель выдавал уведомление, а работник отвечал на него согласием или отказом. С 2026 года уведомлять никого не нужно, но если работник приносит документ с заголовком «Согласие на ведение электронной трудовой книжки», принимать его можно: закон не требует точного названия, важно, что человек ясно выразил выбор.

Формулировка в тексте подойдёт любая из двух: «прошу вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде» или «согласен на предоставление сведений о трудовой деятельности». Обе ссылаются на статью 66.1 ТК РФ.

Статья 66.1 Трудового кодекса называет сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в фонд: место работы, вид порученной работы, переводы, увольнение, основания прекращения договора. Эти сведения и заменяют бумажную книжку.

Само заявление — не форма из закона, а документ, которым работник фиксирует свой выбор. Компания может утвердить бланк в инструкции по делопроизводству или взять готовый, как на этой странице. Важно одно: из заявления должно быть видно, что человек просит вести учёт электронно и от бумажной книжки отказывается.

Обратный переход закон не предусматривает: если работник один раз выбрал электронный учёт, завести бумажную книжку заново нельзя (часть 3 статьи 2 Закона № 439-ФЗ).