Образец УПД: заполнение по всем правилам

УПД заменяет сразу два документа: счёт-фактуру и первичку — накладную или акт. Ниже бланк и заполненный образец по форме, которая действует с 1 апреля 2026 года, с пояснением по каждой графе.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Образец заполнения

Продавец: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, КПП 770101001

Адрес: 101000, г. Москва, ул. Мясницкая, д. 10, пом. 5

Покупатель: ООО «Василёк», ИНН 7702345678, КПП 770201001

Адрес: 115184, г. Москва, ул. Большая Татарская, д. 20, оф. 12

Универсальный передаточный документ

Статус: 1 — счёт-фактура и первичный документ

20 октября 2026 г. № 148

Документ об отгрузке: товарная накладная № 148 от 20 октября 2026 г.

Основание передачи: договор поставки № 27 от 12 января 2026 г.

Валюта: российский рубль, код 643.

От продавца

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

От покупателя

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Что такое УПД и зачем он нужен

Универсальный передаточный документ — это счёт-фактура и первичный документ об отгрузке в одном бланке. Продавец выставляет его покупателю, когда передаёт товар, выполняет работы или оказывает услуги. Покупатель по нему принимает НДС к вычету и подтверждает расходы.

Форму УПД рекомендовала ФНС письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С 1 апреля 2026 года бланк обновили: постановление Правительства от 23.01.2026 № 26 изменило форму счёта-фактуры, и УПД следует за ней в той части, что относится к счёту-фактуре. Обязательной формы для первички закон не устанавливает, но УПД удобен: вместо двух документов — один.

Из чего состоит бланк

Верхняя часть внутри толстой чёрной рамки — реквизиты счёта-фактуры: продавец, покупатель, номер и дата, валюта, страна происхождения товара. Эту часть меняют только так, как разрешает форма счёта-фактуры.
Табличная часть внутри рамки — графы 1–11: наименование товара или услуги, единица измерения, количество, цена, стоимость, акциз, ставка и сумма НДС, итог с налогом.
Часть за рамкой — реквизиты первичного документа: статус, документ об отгрузке, основание передачи, данные о транспортировке и грузе, подписи сторон. Эту часть продавец дополняет, если нужно.
Подписи: руководитель и главный бухгалтер продавца, при необходимости — индивидуальный предприниматель или доверенное лицо; со стороны покупателя — тот, кто принял товар.

Как заполнить УПД

Поставьте статус. Цифра 1 — документ заменяет счёт-фактуру и первичку одновременно. Цифра 2 — только первичный документ, если счёт-фактуру выставлять не нужно: например, продавец на УСН без НДС или операция без НДС.
Заполните шапку. ИНН, КПП, названия и адреса продавца и покупателя, номер и дату документа, валюту. Номер и дату грузовой таможенной декларации указывают только для импортных товаров.
Внесите табличную часть. По каждой позиции: наименование, единицу измерения с кодом по ОКЕИ, количество, цену, стоимость без налога, ставку и сумму НДС, итог с налогом. С 1 апреля 2026 года в форме есть строка 5б: в ней указывают реквизиты счёта-фактуры на аванс, если отгрузка идёт в счёт полученной предоплаты. Код вида товара в графе 1а заполняют только при вывозе товаров в страны ЕАЭС.
Заполните часть за рамкой. Назовите документ об отгрузке — накладную или акт, укажите основание передачи и данные о грузе, если товар перевозят.
Подпишите. Продавец ставит подписи руководителя и главного бухгалтера, покупатель — подпись принявшего. В электронном виде документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью.

Какой статус выбрать

Статус 1 — продавец платит НДС и выставляет счёт-фактуру: в УПД есть и налог, и данные первички. Покупатель принимает НДС к вычету по этому же документу.
Статус 2 — счёт-фактура не нужна: продавец на УСН или патенте без НДС, операция освобождена от налога или продавец не плательщик НДС. УПД работает только как накладная или акт.
Если продавец на УСН с НДС по спецставке 5 или 7 %, он выставляет счёт-фактуру, значит, нужен статус 1 с указанием ставки.

Частые вопросы

Чем УПД отличается от счёта-фактуры?

Счёт-фактура подтверждает только право на вычет НДС, а первичку для учёта расходов оформляют отдельно — накладной или актом. УПД объединяет оба документа: в статусе 1 он заменяет и счёт-фактуру, и первичку.

Обязательно ли применять УПД?

Нет. Форма рекомендована ФНС, закон её не требует. Можно по-прежнему выставлять счёт-фактуру и отдельно оформлять накладную или акт. УПД удобен тем, что документов меньше.

Что изменилось в УПД с 1 апреля 2026 года?

Постановление Правительства от 23.01.2026 № 26 обновило форму счёта-фактуры. В УПД изменилась часть внутри рамки: добавлена строка 5б для реквизитов счёта-фактуры на аванс, если отгрузка идёт в счёт ранее полученной оплаты. Часть за рамкой осталась прежней.

Можно ли исправить УПД?

Да. Если документ уже ушёл контрагенту, выставляют исправленный УПД с прежним номером и датой и указывают номер исправления. Ошибочный электронный документ аннулируют и извещают об этом покупателя.

Нужна ли печать на УПД?

Нет, если компания не применяет печать. Достаточно подписей сторон; в электронном виде — усиленных квалифицированных электронных подписей.

Чем УПД отличается от товарной накладной ТОРГ-12?

ТОРГ-12 — только первичный документ об отгрузке товара, без счёта-фактуры. УПД в статусе 1 заменяет и её, и счёт-фактуру, поэтому при отгрузке с НДС достаточно одного УПД.

Когда документы собираются вручную и всё равно с ошибками

Чтобы УПД собирался сам из данных учёта

Каждый УПД — это сверка реквизитов, кодов, ставок и сумм. Одна опечатка в коде ОКЕИ — и электронный документ возвращается от контрагента, а отгрузка стоит.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы из данных CRM и 1С, проверяют реквизиты и суммы и отдают готовый файл на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»