Согласовано, утверждаю: образец

Гриф утверждения вводит документ в действие: после него приказ, положение или инструкция начинают работать. Гриф согласования фиксирует, что документ рассмотрели и с ним согласны, но сам по себе он документ не утверждает.

По ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов» это два разных реквизита с разными правилами. Гриф утверждения ставится в правом верхнем углу первого листа. Гриф согласования — ниже реквизита «Подпись», в левом нижнем углу.

В ГОСТ Р 7.0.97-2025 реквизит называется «гриф утверждения» и «гриф согласования документа». Слова «согласовано» и «утверждаю» — это не названия реквизитов, а их первые строки, которые печатаются прописными буквами.

В грифе утверждения прописными буквами пишется только слово УТВЕРЖДАЮ. Дальше идут должность, подпись, расшифровка (инициалы и фамилия) и дата. В грифе согласования так же: прописными — СОГЛАСОВАНО, затем должность, подпись, расшифровка и дата.

В обиходе говорят «гриф утверждения» и «гриф согласования». В инструкции по делопроизводству компании лучше использовать именно эти формулировки, чтобы не путать с визой согласования.

Если документ согласует другая организация, в грифе указывают вид документа, которым пришло согласование, название организации, дату и номер письма. Например: «СОГЛАСОВАНО. Письмом Росархива от 10.10.2026 № 12-3456».

Когда согласование идёт через коллегиальный орган (совет директоров, правление), в грифе пишут название органа, дату и номер протокола, в котором зафиксировано решение. Если документ затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования можно вынести на отдельный лист согласования, а на основном документе поставить отметку «Лист согласования прилагается».

ГОСТ Р 7.0.97-2025 предусматривает два основных вида бланков: общий бланк документа и бланк письма. Общий бланк используют для приказов, распоряжений, положений и других внутренних документов. Бланк письма — для деловой переписки с внешними адресатами.

Бланк конкретного вида документа (например, бланк приказа или бланк протокола) — это разновидность общего бланка, где заранее напечатано название вида документа. Виды бланков, которые предполагают ГОСТы, компания закрепляет в инструкции по делопроизводству.

Общий бланк включает следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации (при необходимости), место составления документа, а также отведённые поля для даты, регистрационного номера и заголовка к тексту.

На общем бланке не печатают адресата и справочные данные в полном объёме — они нужны в бланке письма. Общий бланк предназначен для внутренних распорядительных документов.

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес, номер телефона, факс, адрес электронной почты, адрес сайта, а также ОГРН и ИНН/КПП.

Правильное название реквизита — «справочные данные об организации». В бланке письма их размещают под наименованием организации. Номер налогоплательщика в справочных данных пишется как ИНН/КПП — это правильное название реквизита, а не «номер налогоплательщика».

По ГОСТ Р 7.0.97-2025 применяют два варианта расположения реквизитов: угловое и продольное. При угловом расположении реквизиты (наименование организации, справочные данные, дата и номер) размещают в левом верхнем углу, а остальное поле остаётся свободным. При продольном — реквизиты идут сверху вниз по центру или от левого края.

Угловое расположение чаще используют в бланках писем: оно оставляет место для адресата в правой части листа. Продольное расположение удобно для общих бланков и приказов. Компания выбирает один вариант и закрепляет его в инструкции по делопроизводству.

Требования, предъявляемые к бланкам документов, сводятся к нескольким правилам. Бланк должен содержать установленный набор реквизитов, напечатанных заранее. Поля на бланке должны быть не менее: левое — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 20 мм, нижнее — 20 мм.

На бланке не должно быть лишних элементов, не предусмотренных ГОСТом. Эмблема или товарный знак воспроизводится, только если это закреплено в уставе организации. Шрифт и размеры полей компания фиксирует в инструкции по делопроизводству.

Поля в приказе по ГОСТ Р 7.0.97-2025: левое — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм. Приказ оформляют на общем бланке или на бланке конкретного вида документа.

Приказ с угловым расположением реквизитов начинается с наименования организации в левом верхнем углу. Дата и регистрационный номер ставятся ниже. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чём?». Каким шрифтом пишется приказ, ГОСТ не устанавливает — компания закрепляет шрифт в инструкции, обычно Times New Roman 14.

Гриф утверждения на приказе не ставится: приказ сам утверждает другие документы.

Официальное письмо оформляют на бланке письма. В верхней части — наименование организации и справочные данные. Ниже — дата и регистрационный номер письма. В правой части — адресат. Далее — заголовок к тексту, сам текст, подпись.

Входящий номер на документе образец: на письме, полученном от другой организации, в левом нижнем или верхнем углу ставят входящий номер и дату получения. Исходящий номер присваивает отправитель. В реквизите «Подпись» при оформлении письма на бланке должностного лица указывают должность, личную подпись, инициалы и фамилию.

Титульный лист положения оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025. В верхней части — наименование организации. В центре — слово ПОЛОЖЕНИЕ, ниже — заголовок к тексту с предлогом «О» («Об»). В правом верхнем углу — гриф утверждения, если положение утверждается руководителем, или ссылка на приказ, если утверждается распорядительным актом.

В нижней части титульного листа — место составления документа и год. На титульном листе положения гриф утверждения ставится в правом верхнем углу первого листа.

Бланки документов и порядок их оформления компания закрепляет в инструкции по делопроизводству. В ней указывают виды бланков, которые используются, вариант расположения реквизитов (угловой или продольный), состав справочных данных, шрифты и размеры полей.

Если инструкции нет, применяют ГОСТ Р 7.0.97-2025 напрямую. Он задаёт набор реквизитов, их расположение и правила оформления грифов утверждения и согласования.