Счёт-фактура: образец заполнения 2023

Счёт-фактура — документ, которым продавец предъявляет покупателю НДС. Ниже — бланк по действующей форме и заполненный образец на поставку товара: видно, что писать в каждой строке и графе.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Продавец: ООО «Ромашка», 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 5, ИНН 7701234567, КПП 770101001

Грузоотправитель и его адрес: он же

Грузополучатель и его адрес: ООО «Вектор», 630001, г. Новосибирск, ул. Кирова, д. 12

К платёжно-расчётному документу № 87 от 18 ноября 2026 г.

Документ об отгрузке: универсальный передаточный документ № 214 от 18 ноября 2026 г.

Покупатель: ООО «Вектор», 630001, г. Новосибирск, ул. Кирова, д. 12, ИНН 5401234567, КПП 540101001

Валюта: наименование, код — российский рубль, 643

Счёт-фактура

№ 214 от 18 ноября 2026 г.

18 ноября 2026 г.

Товары по договору поставки № 45 от 1 октября 2026 г., накладная № 214 от 18 ноября 2026 г.

Наименование товара: стеллаж металлический СТ-4 — 10 шт. по 12 000 руб.; единица измерения — штука, код 796; страна происхождения — Россия, код 643.

Цена за единицу без налога — 12 000 руб.; стоимость без налога — 120 000 руб.; сумма НДС по ставке 22 % — 26 400 руб.; стоимость с налогом — 146 400 руб.

Руководитель и главный бухгалтер

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Индивидуальный предприниматель

—

____________ / — /

Что такое счёт-фактура и зачем он нужен

Счёт-фактура — документ, по которому покупатель принимает к вычету входной НДС, а продавец подтверждает, что налог предъявил. Без него вычет не заявить, поэтому счёт-фактуру выставляют на каждую отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг и передачу имущественных прав.

Форму и правила заполнения устанавливает постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. С 1 апреля 2026 года в форме появилась строка 5б для реквизитов счёта-фактуры на полученный аванс. Счёт-фактура, выставленный по прежней форме до этой даты, остаётся действительным.

Что вписать в каждую строку

Строка 1 — номер и дата счёта-фактуры. Нумерация сквозная в порядке выставления, дата — день составления счёта-фактуры в пределах пяти календарных дней, считая со дня отгрузки или получения аванса.
Строка 1а — номер и дата исправления, если документ исправляют. В первоначальном счёте-фактуре ставят прочерк.
Строки 2, 2а, 2б — полное или сокращённое наименование продавца, его адрес, ИНН и КПП.
Строки 3 и 4 — грузоотправитель и грузополучатель с адресами. При оказании услуг в этих строках ставят прочерк.
Строка 5 — номер и дата платёжно-расчётного документа, если получен аванс.
Строка 5а — наименование, номер и дата документа об отгрузке: накладной, акта, универсального передаточного документа.
Строка 5б — номер и дата счёта-фактуры, выставленного при получении аванса, если отгрузка идёт в счёт этого аванса.
Строки 6, 6а, 6б — наименование, адрес, ИНН и КПП покупателя.
Строка 7 — наименование валюты и её цифровой код по общероссийскому классификатору валют. Для рублей — российский рубль, 643.
Строка 8 — идентификатор государственного контракта, если поставка идёт по нему. В остальных случаях — прочерк.

Что вписать в графы таблицы

Графа 1 — порядковый номер записи. Графа 1а — наименование товара, работы, услуги или имущественного права.
Графа 1б — код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС в случаях, предусмотренных правилами заполнения счёта-фактуры. Если код не указывают, ставят прочерк.
Графа 2 — код единицы измерения по общероссийскому классификатору, графа 2а — её условное обозначение, например 796 и «шт».
Графа 3 — количество товара в единицах измерения из графы 2.
Графа 4 — цена за единицу без НДС.
Графа 5 — стоимость всего количества без НДС.
Графа 6 — сумма акциза по подакцизным товарам, по остальным — «без акциза».
Графа 7 — налоговая ставка: 22 %, 10 %, 0 % или «без НДС» при освобождении по статье 149 НК РФ.
Графа 8 — сумма НДС по этой ставке.
Графа 9 — стоимость всего количества с НДС: графа 5 плюс графа 8.
Графа 10 — страна происхождения товара и её цифровой код, для российского товара — Россия, 643.
Графа 11 — номер таможенной декларации при ввозе товара. По товарам российского происхождения — прочерк.

Как заполнить счёт-фактуру

Заполните шапку. Внесите номер и дату, данные продавца и покупателя, валюту. Возьмите их из договора и карточки контрагента, чтобы ИНН и КПП совпали с ЕГРЮЛ.
Перенесите данные об отгрузке. Из накладной или акта возьмите наименование товара, единицу измерения, количество и цену. В строке 5а укажите реквизиты этого документа.
Посчитайте таблицу. Стоимость без НДС — количество умножить на цену. НДС — стоимость без налога умножить на ставку: 0,22 при 22 % или 0,10 при 10 %. Итог с налогом — сложите обе суммы.
Проверьте аванс. Если покупатель заплатил вперёд, заполните строку 5 и строку 5б — реквизиты счёта-фактуры на аванс. НДС с аванса примите к вычету в день отгрузки.
Подпишите и передайте. Счёт-фактуру подписывает руководитель и главный бухгалтер либо уполномоченные лица. За индивидуального предпринимателя подписывает сам ИП или представитель по доверенности; указывают ОГРНИП и дату его присвоения.

Когда выставляют счёт-фактуру

Счёт-фактуру выставляют не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки, передачи имущественных прав или получения аванса — пункт 3 статьи 168 НК РФ. Срок считают со следующего дня после события.

При получении аванса выставляют отдельный счёт-фактуру на сумму предоплаты. Когда товар отгружен, продавец принимает к вычету НДС с аванса, а покупатель — НДС по отгрузке. Если отгрузка идёт в счёт аванса, в строке 5б указывают реквизиты авансового счёта-фактуры.

Корректировочный счёт-фактура

Если после отгрузки меняются цена или количество товара, продавец выставляет корректировочный счёт-фактура по форме из приложения № 2 к постановлению № 1137. В нём указывают прежние и новые показатели и разницу между ними.

Корректировочный счёт-фактура выставляют не позднее пяти календарных дней со дня составления документа, которым подтверждено изменение стоимости: соглашения сторон, акта или иного первичного документа.

Исправленный счёт-фактура — другой документ. Его оформляют, когда в первоначальном нашли ошибку: неверный ИНН, цену или ставку. В строке 1 сохраняют номер и дату первоначального счёта-фактуры, в строке 1а ставят номер и дату исправления.

Частые ошибки

Нет строки 5а или в ней указан документ, которого нет: счёт-фактура не привязан к отгрузке.
Ошибка в ИНН или КПП требует проверки: вычет могут отклонить, если ошибка мешает идентифицировать покупателя. Сама по себе неточность в КПП вычет не отменяет.
В графе 7 указана ставка, которая не соответствует операции: при обычной отгрузке по основной ставке указывают 22 %, а при получении аванса по ней применяют расчётную ставку 22/122.
Сумма НДС посчитана от стоимости с налогом, а не от стоимости без налога.
В графе 10 не указан код страны происхождения или указан неверно.
Счёт-фактура выставлен позже пяти календарных дней после отгрузки.

Частые вопросы

Обязательно ли выставлять счёт-фактуру, если продавец на УСН?

Организации и ИП на УСН — плательщики НДС с 2025 года. При освобождении по статье 145 НК РФ счёт-фактуру не выставляют. При общих ставках 22 %, 10 % или 0 % выставляют обычный счёт-фактура, при специальных ставках 5 % или 7 % — с соответствующей ставкой в графе 7.

Можно ли выставить счёт-фактуру в электронном виде?

Можно, по соглашению сторон и в форматах, утверждённых ФНС. Электронный счёт-фактура подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью и передают по каналам связи через оператора электронного документооборота.

Что ставить в строке 8, если госконтракта нет?

Прочерк. Идентификатор указывают только по государственному контракту, договору или соглашению, которые его содержат.

Нужно ли исправлять счёт-фактуру из-за опечатки в адресе?

Опечатка в адресе, которая не мешает определить продавца или покупателя, вычет не блокирует — пункт 2 статьи 169 НК РФ. Если ошибка в ИНН, стоимости или ставке, выставляют исправленный счёт-фактура.

Сколько хранить счета-фактуры?

Документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, хранят пять лет — подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Срок считают с окончания налогового периода, в котором документ использовали последний раз.

Счета, накладные и акты отнимают время у руководителя

Чтобы документы собирались без ручной сверки

Счёт-фактура, накладная и акт должны сойтись по суммам, ИНН и ставке НДС. Каждую пару документов кто-то сверяет вручную, и на этом теряются часы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют реквизиты и суммы и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»