Журнал расписок в приеме от граждан документов воинского учета: образец

Когда у гражданина принимают документы воинского учёта — военный билет, приписное удостоверение, справку вместо военного билета, — он должен получить расписку. Чтобы расписки не терялись, их регистрируют в журнале. Ниже — образец журнала и бланк, который можно завести в Word или Excel.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Ответственный за воинский учёт: И. И. Иванова

Журнал расписок в приёме от граждан документов воинского учёта

начат «___» __________ 20__ г., окончен «___» __________ 20__ г.

Начат 12 января 2026 г.

№ 1 | 12.01.2026 | Иванов Пётр Сергеевич | военный билет серия НБ № 1234567 | 12.01.2026 | Иванов П. С. | Иванова И. И.

№ 2 | 15.01.2026 | Петрова Анна Викторовна | приписное удостоверение № 7654321 | 20.01.2026 | Петрова А. В. | Иванова И. И.

Ответственный за воинский учёт

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен журнал расписок

Расписка подтверждает, что организация взяла документ воинского учёта и вернёт его владельцу. Без учёта расписок легко попасть в спор: гражданин говорит, что сдал военный билет, а в отделе кадров его нет.

Журнал закрывает этот пробел: в нём видно, какой документ приняли, когда, у кого и когда вернули. Заодно он показывает проверяющим, что учёт документов в компании налажен.

Обязательной формы журнала закон не устанавливает. Компания заводит его сама и закрепляет форму приказом или в инструкции по делопроизводству.

Какие графы завести в журнале

Порядковый номер записи — сквозной на год.
Дата приёма документа.
Фамилия, имя, отчество гражданина полностью.
Вид документа: военный билет, приписное удостоверение, справка вместо военного билета, удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
Серия и номер документа — так его можно опознать при возврате.
Дата возврата документа гражданину.
Подпись гражданина за получение документа обратно.
Подпись сотрудника, который принял и вернул документ.
Примечание: например, документ изъят или передан в военкомат.

Как вести журнал

Заведите журнал на год. Прошейте бумажный или заведите файл с доступом только у ответственного за воинский учёт. Нумерация записей — сквозная.
Запишите приём. В день, когда гражданин сдал документ, заполните графы о нём и о документе. Расписку вручите гражданину, а к личному делу приобщите второй экземпляр или копию расписки.
Отметьте возврат. Когда документ отдают обратно, впишите дату и попросите гражданина расписаться. Подпись сотрудника — рядом.
Храните журнал. Закончите журнал 31 декабря и сдайте в архив вместе с личными делами. Новый год — новый журнал.
Сверяйте записи. Раз в квартал сверяйте журнал с личными делами и карточками воинского учёта: не осталось ли невозвращённых документов.

Частые ошибки

Записи без серии и номера документа — при возврате невозможно доказать, что вернули именно тот бланк.
Нет подписи гражданина за возврат: спор о том, получил он документ или нет, решается не в пользу компании.
Журнал ведут в свободном файле, к которому есть доступ у всех, — записи правят задним числом.
Расписку выдают, а в журнал не вносят: журнал перестаёт быть доказательством.
Журнал заканчивают и начинают новый посреди года без итоговой записи — непонятно, все ли документы возвращены.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал расписок по закону?

Формы журнала в законе нет, и обязанность вести именно журнал не установлена. Но расписка при приёме документов воинского учёта нужна, а журнал — самый простой способ доказать, что документы вернули. Компания закрепляет форму журнала своим приказом или инструкцией по делопроизводству.

Чем журнал отличается от самой расписки?

Расписка — документ для гражданина: он подтверждает, что сдал документ и получит его обратно. Журнал — внутренний учётный документ компании: в нём собраны все расписки за год. Расписку выдают на руки или хранят в личном деле, журнал остаётся в отделе кадров.

Что писать, если документ утерян или изъят?

Сделайте запись в журнале и укажите в примечании, что произошло: документ передан в военкомат, утерян, изъят. Гражданину выдайте справку о том, что документ принят или передан. О потере сообщите в военкомат.

Сколько хранить журнал?

Срок берётся из типового перечня, и в номенклатуре дел его можно только увеличить, но не уменьшить: журналы (книги) учёта по воинскому учёту хранят 5 лет, расписки — 5 лет после снятия гражданина с учёта; в архив их сдают отдельно от личных дел работников, у которых срок 50 лет.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если в компании так принято. Тогда подпись гражданина за возврат документа лучше брать на бумаге или в системе электронного документооборота с подписью. Для проверок надёжнее бумажный журнал с живыми подписями.

Кто подписывает журнал?

Записи ведёт ответственный за воинский учёт — обычно специалист по кадрам. Он же подписывает журнал при заведении и при окончании. Каждую запись о возврате документа подтверждает подпись гражданина.

Когда бумаги по воинскому учёту съедают время кадровика

Чтобы расписки и журналы собирались сами

Журналы, расписки и карточки воинского учёта отнимают у кадровика часы: каждую запись надо занести, сверить с личным делом и напомнить о возврате документа.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, проверяют данные по личным делам и приносят кадровику готовые записи на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»