Инструкция по делопроизводству: образец

Инструкция по делопроизводству — внутренний документ, который устанавливает в компании единые правила работы с документами: как создать, оформить, зарегистрировать, подписать, передать в дело и хранить. Ниже — образец такой инструкции для коммерческой организации и пояснения, что в ней должно быть.

Бланк в WordWord, 12 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДЕНА

приказом ООО «Ромашка»

от 16 ноября 2026 г. № 48

Инструкция по делопроизводству

в ООО «Ромашка»

16 ноября 2026 г. № 1

1. Общие положения. 1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок подготовки, оформления, регистрации, прохождения, контроля исполнения и хранения документов в ООО «Ромашка» (далее — Общество). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и распространяется на все документы независимо от вида носителя. 1.3. Ответственность за организацию делопроизводства несёт секретарь руководителя, за соблюдение правил — руководители структурных подразделений.

2. Правила оформления документов. 2.1. Документы Общества оформляют на бланках с угловым или продольным расположением реквизитов. 2.2. Обязательные реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. 2.3. Дату оформляют цифровым способом: 16.11.2026. 2.4. Текст печатают шрифтом Times New Roman 12–14 пт, интервал 1–1,5, поля: левое — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее и нижнее — 20 мм.

3. Регистрация и прохождение документов. 3.1. Входящие документы регистрируют в день поступления. 3.2. Исходящие документы регистрируют в день подписания. 3.3. Регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел. 3.4. Документы, требующие исполнения, передают руководителю под подпись в журнале.

4. Контроль исполнения. 4.1. Контроль исполнения документов ведёт секретарь руководителя. 4.2. Срок исполнения указывают в резолюции руководителя. 4.3. О ходе исполнения исполнитель докладывает секретарю не позднее чем за два рабочих дня до срока.

5. Хранение документов. 5.1. Документы после исполнения формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.2. Сроки хранения устанавливают по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. 5.3. Документы временного хранения (до 10 лет) уничтожают по акту после истечения срока.

Утвердил

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / А. А. Смирнов /

Что такое инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству — внутренний нормативный документ компании, который описывает полный цикл работы с документами: создание, оформление, согласование, подписание, регистрацию, передачу на исполнение, формирование в дела и хранение. Она нужна, чтобы сотрудники оформляли бумаги одинаково, а документы не терялись и не задерживались.

Единой обязательной формы инструкции для коммерческих организаций закон не устанавливает. Компания разрабатывает её сама, опираясь на ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для органов власти и местного самоуправления действуют свои инструкции, утверждённые вышестоящими органами.

Какие разделы включить в инструкцию

Общие положения: назначение инструкции, сфера действия, ответственность за делопроизводство.
Правила оформления документов: бланки, реквизиты, шрифты, поля, даты и номера.
Регистрация и прохождение: входящие, исходящие, внутренние документы, журналы и системы учёта.
Контроль исполнения: кто ведёт, как ставят срок, как снимают с контроля.
Формирование дел и хранение: номенклатура дел, сроки хранения, передача в архив, уничтожение.
Приложения: формы журналов, образцы бланков, номенклатура дел.

Как разработать и утвердить инструкцию

Определите охват. Решите, на какие подразделения и виды документов распространяется инструкция. Для небольшой компании достаточно одного документа на всю организацию.
Составьте структуру. Возьмите за основу перечень разделов выше и добавьте особенности вашего документооборота: электронный документооборот, печати, номенклатуру дел.
Напишите текст. Опишите каждый этап работы с документом: кто делает, в какой срок, по какой форме. Используйте простые формулировки и избегайте отсылок к несуществующим должностям.
Согласуйте. Покажите проект руководителям подразделений и юристу. Учтите замечания и утвердите окончательный вариант.
Утвердите приказом. Введите инструкцию в действие приказом руководителя. Ознакомьте сотрудников под подпись.

Частые ошибки

Инструкция переписывает ГОСТ, но не говорит, кто и что делает в компании.
Нет ответственного за делопроизводство — правила некому поддерживать.
Сроки регистрации и исполнения не указаны или указаны нереально.
Не описано хранение электронных документов и сканов.
Инструкция не утверждена приказом и не доведена до сотрудников.

Частые вопросы

Обязательна ли инструкция по делопроизводству для ООО?

Закон не требует её от коммерческих организаций, но без неё сложно поддерживать единый порядок работы с документами. Если в компании есть архив или документы передаются в государственный архив, инструкция помогает соблюсти требования к хранению.

Можно ли взять готовую инструкцию органа власти?

Можно использовать как образец структуры, но текст нужно переработать под свою компанию: у органов власти другие реквизиты, бланки и порядок утверждения. Прямое копирование создаст неработающий документ.

Нужно ли включать в инструкцию положения о коммерческой тайне?

Нет, это отдельный документ. Инструкция по делопроизводству может лишь упомянуть, что работа с документами ограниченного доступа регулируется отдельным актом.

Как часто пересматривать инструкцию?

При изменении структуры компании, переходе на электронный документооборот или изменении законодательства. Плановый пересмотр удобно проводить раз в несколько лет.

Когда бумаги отнимают время у бизнеса

Чтобы документы собирались без ручной работы

Инструкция описывает правила, но сотрудники всё равно тратят часы на подготовку писем, заявок и согласований.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, проверяют реквизиты и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»