Шаблоны документов

Шаблон экономит время, пока в нём меняют только переменные: стороны, суммы, даты, предмет. Ниже — какие документы стоит держать под рукой, что в них подставлять и где форма задана законом, а где компания вправе придумать свою.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Наименование организации

ИНН 0000000000, ОГРН 0000000000000

Адрес: 000000, г. Город, ул. Улица, д. 1

Шаблон документа

перечень полей, которые заполняют в каждом документе

«___» __________ 20__ г. № ____

Предмет: что именно стороны согласовали или что организация решает этим документом.

Сумма, срок, порядок исполнения — цифрами и словами, если документ денежный.

Подписи сторон или ответственного и того, кто утвердил документ.

Сторона 1

Должность

____________ / Фамилия И. О. /

Сторона 2

Должность

____________ / Фамилия И. О. /

Зачем компании шаблоны документов

Шаблон — это заготовка с постоянной частью и полями, которые заполняют под каждую сделку или решение. Постоянная часть — реквизиты компании, условия, порядок подписания; переменная — контрагент, сумма, дата, предмет.

Шаблон не отменяет проверку. Договор под чужую сделку, счёт без ссылки на договор или приказ без основания — частая причина споров, хотя сам бланк был верный.

Есть документы, где форму задаёт закон или ведомство: кассовые документы, транспортные накладные, формы по труду. Там менять структуру нельзя, можно только заполнять поля.

Какие шаблоны держать под рукой

Договор: поставки, оказания услуг, подряда, аренды — под свои типовые сделки.
Первичные документы: счёт на оплату, акт, универсальный передаточный документ.
Кадровые: трудовой договор, приказ о приёме, приказ об отпуске, уведомления работнику.
Распорядительные: приказ по основной деятельности, распоряжение, доверенность.
Внутренние: служебная записка, заявка, согласование, протокол совещания.
Денежные и расчётные: платёжное поручение, кассовый ордер, авансовый отчёт.

Как собрать шаблон, который не подведёт

Выберите документ, который повторяется. Начните с того, что оформляют чаще всего: договор поставки, счёт, акт. Редкие документы можно писать с нуля.
Отделите постоянное от переменного. Реквизиты компании, обязанности сторон, порядок споров — постоянно. Контрагент, сумма, сроки, предмет — переменные поля.
Проверьте обязательные реквизиты. Для первичного документа нужны название, дата, наименование составителя, содержание операции, её натуральный и или денежный измеритель с единицами измерения, должности ответственных, подписи и данные для идентификации подписантов — п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Для договора проверьте стороны, предмет и другие условия, существенные для его вида.
Оставьте место для приложений. Спецификация, смета, график — отдельными приложениями, чтобы не переписывать основной текст.
Утвердите форму приказом. Если компания вводит свой бланк, закрепите его приказом или в учётной политике: так понятно, какая версия действует.
Храните одну действующую версию. Старые редакции уберите из общего доступа, иначе кто-то заполнит устаревший бланк.

Шаблоны документов и шаблоны для документов: в чём разница

Оба запроса об одном: нужна готовая форма, в которую подставляют данные. «Шаблон документа» — сама заготовка: файл в Word, таблица или форма в системе. «Шаблон для документа» — то же самое, если речь о заготовке под конкретный вид: шаблон для акта, шаблон для приказа.

Разница только в слове. Важнее другое: шаблон должен соответствовать виду документа. Форма акта не подойдёт для приказа, а бланк договора поставки — для договора аренды, даже если поля похожи.

Что нельзя менять в утверждённых формах

Кассовые документы: приходный и расходный ордер, кассовая книга — по указанию Банка России; структуру и реквизиты берут из утверждённой формы.
Транспортную накладную оформляют по установленной форме. В путевом листе указывают обязательные сведения; при необходимости владелец транспорта может добавить сведения с учётом своей деятельности.
Универсальный передаточный документ — по рекомендованной форме ФНС; если используете, сохраняйте обязательные реквизиты счёта-фактуры.
Трудовой договор — форма свободная, но обязательные условия заданы ст. 57 ТК РФ: место работы, трудовая функция, оплата, режим, условия труда.
Доверенность от организации — письменная, с датой выдачи; без даты она ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Частые вопросы

Можно ли скачать шаблон документа из интернета и пользоваться им?

Можно, если проверите его под свою ситуацию: стороны, предмет, сроки, подсудность, ссылки на законы. Чужие бланки часто содержат устаревшие нормы или условия, которые вам не подходят.

Нужно ли утверждать шаблон приказом?

Закон этого не требует для большинства документов. Но приказ или учётная политика помогают: понятно, какая версия действует, кто её утвердил и с какой даты.

Чем шаблон отличается от формы?

Форма — структура документа, заданная законом или ведомством, её меняют только в разрешённых пределах. Шаблон — ваша заготовка, которую вы вправе править под себя, если документ не входит в утверждённые формы.

Можно ли заполнять шаблоны в электронном виде?

Да, если документ не требует бумажного экземпляра. Для подписания используют электронную подпись; для внутренних документов достаточно порядка, принятого в компании.

Сколько хранить документы, созданные по шаблону?

Срок зависит от вида документа и задан перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел.

Читать в журнале

Когда шаблоны заполняют вручную и теряют заявки

Чтобы документы собирались по шаблону сами

Счёт, акт, заявка и договор по типовой сделке повторяются каждый день. Пока их заполняют руками, часть заявок теряется, а суммы переносят с ошибками.

Я собираю ИИ-агентов под одну задачу: агент берёт данные из CRM, 1С, почты или мессенджера, подставляет их в ваш шаблон и отдаёт готовый документ на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»