Как прошить вкладыш в трудовую книжку: образец

Вкладыш вшивают в трудовую книжку, когда в ней закончились страницы для записей о работе. Ниже — образец надписи на обороте вкладыша и порядок, как его прошить и заверить, чтобы книжка осталась действительной.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Вкладыш вшит в трудовую книжку

БТ-I № 1234567

Вкладыш в трудовую книжку

надпись на обороте вкладыша

«16» ноября 2026 г.

Вкладыш вшит в трудовую книжку БТ-I № 1234567.

Записи о работе внесены в количестве 12.

Начальник отдела кадров ООО «Ромашка» И. И. Иванова

М. П.

Ответственный за ведение трудовых книжек

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Когда нужен вкладыш

Вкладыш — продолжение трудовой книжки. Его заводят, когда в книжке закончились страницы одного из разделов: «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях». Без вкладыша новые записи вносить некуда, а отдельная книжка взамен не выдаётся.

Вкладыш — такой же бланк строгой отчётности, как и сама книжка. Его покупают у изготовителя бланков, ведут по тем же правилам и хранят вместе с книжкой. Вкладыш без трудовой книжки недействителен, а книжка без вшитого вкладыша с записями — неполна.

Как прошить вкладыш в трудовую книжку

Проверьте, что раздел закончился. Вкладыш вшивают, когда в разделе не осталось свободных строк для записей. Если место ещё есть, вкладыш не нужен.
Заполните титул вкладыша. На первой странице укажите фамилию, имя, отчество работника, дату рождения и другие сведения так же, как на титуле самой книжки.
Сложите вкладыш с книжкой. Приложите вкладыш к последней странице книжки так, чтобы корешок вкладыша совпал с корешком книжки, и сложите их вместе по сгибу.
Сделайте проколы. Шилом или толстой иглой проколите оба бланка по линии сгиба: два отверстия на расстоянии 2–3 см друг от друга, отступив от верхнего и нижнего края примерно по 3 см.
Сшейте нитью. Проденьте прочную нить в оба отверстия и завяжите узел с внутренней стороны книжки так, чтобы вкладыш держался плотно и не болтался. Снаружи узел не виден.
Напишите на обороте вкладыша. На титульном листе трудовой книжки поставьте штамп «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша. Поставьте печать.
Заверьте и внесите запись. На титульном листе трудовой книжки поставьте штамп «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша — так вкладыш становится частью книжки.

Что написать на обороте вкладыша

Слова «Вкладыш вшит в трудовую книжку» — дословно, чтобы было понятно, что это продолжение, а не отдельный документ.
Серия и номер трудовой книжки: например, БТ-I № 1234567.
Количество записей о работе, которые уже внесены во вкладыш на момент подшивки.
Должность ответственного, его подпись и фамилию с инициалами.
Дату подшивки и печать организации, если печать есть.

Чем скреплять и чем нельзя

Вкладыш сшивают прочной нитью по линии сгиба. Степлер, скотч, клей и скрепки не подходят: они портят бланк, а книжка с приклеенным вкладышем считается оформленной неверно.

Нить должна быть достаточно длинной, чтобы узел держал оба бланка, но не топорщился. Узел прячут внутри, между последней страницей книжки и обложкой.

Частые вопросы

Кто вшивает вкладыш — работник или кадровик?

Вкладыш вшивает работодатель: это делает сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, — обычно кадровик. Работник только получает книжку с уже вшитым вкладышем.

Нужна ли печать на обороте вкладыша?

Печать ставят, если она есть у организации. Запись о вкладыше заверяют подписью ответственного, а печать подтверждает, что документ оформлен организацией.

Можно ли вшить вкладыш, если в книжке ещё есть свободные строки?

Нет. Вкладыш заводят, только когда раздел закончился. Если вшить его раньше, записи придётся вести в двух бланках, и книжка станет запутанной.

Что делать, если вкладыш закончился?

Завести второй вкладыш и вшить его так же — с надписью на обороте и записью в книжке. Количество вкладышей не ограничено, пока они вшиты и заверены.

Что будет, если вкладыш не вшивать?

Записи, внесённые во вкладыш без подшивки, считаются недействительными: вкладыш без книжки не имеет силы. Работник может не получить подтверждения стажа при увольнении.

Когда кадровые документы собираются вручную

Чтобы кадровый учёт шёл без сбоев

Трудовые книжки, вкладыши, приказы и личные карточки отнимают время у кадровика, а ошибка в бланке стоит работнику стажа.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят кадровые документы по шаблону, проверяют реквизиты и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»