Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Акт о выделении к уничтожению фиксирует отбор: какие дела признали ненужными и почему. Акт об уничтожении подтверждает, что документы уже физически уничтожены: когда, каким способом, кто присутствовал. В небольших компаниях оба сведения часто сводят в один акт, но тогда в нём должны быть и таблица отбора, и запись об уничтожении.

Дела, у которых срок хранения не истёк, и документы постоянного хранения. Нельзя уничтожать и дела, по которым идёт судебный спор, проверка или следствие: их хранят до окончания разбирательства. Дела с отметкой «ЭПК» сначала просматривают полистно.

Председатель и члены экспертной комиссии компании, а также заведующий архивом, если он есть. Утверждает акт руководитель организации. В государственных органах и многих компаниях с архивом акт дополнительно согласуют с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

Если у компании есть описи дел постоянного хранения и по личному составу, порядок согласования задаёт инструкция по делопроизводству и правила работы архива. В акте для этого есть строка: описи постоянного хранения утверждены, а по личному составу согласованы с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, с номером протокола.

Их включают в акт так же, как бумажные, с пометкой об электронных делах. Уничтожение подтверждают выгрузкой из системы, где видно, какие файлы и когда удалены, и кто это сделал.

Акт о выделении к уничтожению относится к документам архива компании и хранится по перечню типовых архивных документов. Срок компания закрепляет в номенклатуре дел; уничтожать акт сразу после списания бумаг нельзя — он и есть доказательство законного уничтожения.